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Publicado em nosso site 03/05/2021

• Roteiro ATUALIZADO

Informativo FISCOSoft  -  Prev/Trab

Escrituração Contábil Digital (ECD) - Roteiro de Procedimentos
A Constituição Federal determina que as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais. Em face dessa disposição constitucional foi instituído o SPED, que compreende três grandes subprojetos, dentre os quais se destaca a Escrituração Contábil Digital (ECD), que visa a substituição da emissão de livros contábeis em papel pela sua existência apenas digital. O texto está atualizado de acordo com a Instrução Normativa RFB nº 2.023/2021, que prorrogou a data de entrega da ECD para 30.7.2021.


Documentos trabalhistas e previdenciários - Prazos de guarda - Roteiro de Procedimentos

Roteiro - Previdenciário/Trabalhista - 2018/4731

Sumário

Introdução

I - Prescrição e decadência

I.1 - Área previdenciária

I.2 - Área trabalhista

II - Situações específicas

II.1 - Menoridade

II.2 - Comissão de Conciliação Prévia (CPP)

III - Quadros sinóticos - Prazos de guarda

III.1 - Previdenciário

III.2 -Trabalhista

IV - Obrigações acessórias - Multas e prazos de entrega

IV.1 - Multas previdenciárias

IV.2 - Multas trabalhistas

IV.2.1 - Tabela das multas administrativas de valor variável (em UFIR)

IV.2.2 - Tabela das multas administrativas de valor fixo (em UFIR)

IV.2.3 - Tabela em UFIR de gradação das multas de valor variável

IV.2.4 - Tabela em UFIR do percentual fixo (20%) aplicável a todas as infrações

IV.2.5 - Tabela em UFIR de graduação de multas de valor variável aplicável aos critérios II e III, alínea "b", da tabela do subitem IV.2.4

IV.3 - Prazos de entrega das obrigações acessórias

V - Aspectos previdenciários

V.1 - Multas

V.1.1 - Redução das multas

V.2 - Comunicação de Acidentes do Trabalho (CAT)

V.3 - Entidades Beneficentes de Assistência Social (EBAS)

V.4 - Contribuintes individuais

V.5 - Contratação de pessoas jurídicas - Retenção dos 11%

V.5.1 - Empresas enquadradas no Plano Brasil Maior - Retenção de 3,5%

V.5.2 - Obrigações acessórias da empresa contratada

V.5.3 - Obrigações acessórias da empresa contratante

V.6 - Salário-Educação

V.7 - Salário-Família

VI - Aspectos trabalhistas

VI.1 - Multas

VI.1.1 - Redução das multas

VI.2 - Trabalhador urbano e rural

VI.3 - Livros ou fichas de registro de empregados

VI.4 - Contrato de trabalho

VI.5 - Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS

VI.6 - Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP)

VI.7 - Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF)

VI.8 - Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

VI.9 - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)

VI.10 - Contribuição sindical

VI.11 - Seguro-Desemprego

VI.12 - Segurança e Saúde em Medicina do Trabalho (SSMT)

VII - Empregador doméstico

VIII - Consultoria Thomson Reuters

Introdução

O prazo de guarda de documentos está relacionado ao prazo legal para fins de constituição de créditos e eventuais ações judiciais.

Este Roteiro trata das regras que envolvem o prazo de guarda dos documentos trabalhistas e previdenciários.

I - Prescrição e decadência

Em linhas gerais, a decadência é a extinção (perda) do direito pela inércia do seu titular dentro de um prazo fixado. Por exemplo, é o prazo que a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) possui para constituir o crédito por meio da lavratura do auto de infração. Nesta hipótese, se não lavrar no prazo estabelecido pela legislação, a decadência atinge o aspecto material do tributo.

Por outro lado, a prescrição refere-se ao direito de cobrar o crédito constituído (lançado pelo fisco ou declarado pelo próprio contribuinte, por exemplo). Portanto, é o direito instrumental ("processual"). Em outras palavras, é a perda do direito de ação.

Ambos os institutos são causas extintivas de direitos do titular, em razão de sua inércia durante o tempo estabelecido na legislação.

I.1 - Área previdenciária

Os artigos 45 e 46 da Lei nº 8.212/1991 (Lei de Custeio) estabeleciam, respectivamente, que o direito da Seguridade Social de apurar, constituir e cobrar seus créditos extinguia-se após o decurso de 10 (dez) anos. Todavia, o Supremo Tribunal Federal (STF) editou em 16 de junho de 2008, a Súmula Vinculante nº 8 declarando inconstitucionais os artigos 45 e 46 da Lei de Custeio, ao disporem indevidamente sobre matéria de decadência e prescrição. Posteriormente, os artigos 45 e 46 da Lei nº 8.212/1991 foram revogados pelo artigo 13 da Lei Complementar nº 128 de 19.12.2008, com eficácia a partir de 22.12.2008.

Desde então, o direito da Previdência Social de apurar, constituir e cobrar seus créditos extingue-se após 5 (cinco) anos, prazo esse estabelecido aos tributos federais, conforme art. 173 do CTN.

Fundamentação: arts. 45 e 46 da Lei nº 8.212/1991, Súmula Vinculante STF nº 8; arts. 173 e 174 do Código Tributário Nacional.

I.2 - Área trabalhista

O direito de ingressar com reclamatória trabalhista, quanto a créditos resultantes das relações de trabalho, prescreve em 5 (cinco) anos para o trabalhador urbano e rural, até o limite de 2 (dois) anos após a extinção do contrato.

Fundamentação: art. 7º, XXIX da Constituição Federal de 1988.

II - Situações específicas

Há situações em que o prazo prescricional pode ser suspenso ou ainda, não fluir, como analisado a seguir.

II.1 - Menoridade

Para efeitos trabalhistas, não corre prazo prescricional contra trabalhador menor de idade.

Assim, o trabalhador menor de 18 (dezoito) anos, nos termos da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT),não perde o direito de ingressar com ação reclamatória, ainda que decorrido o prazo dos cinco anos.

Fundamentação: art. 7º, XXIX da Constituição Federal de 1988; art. 440 da Consolidação das Leis do Trabalho.

II.2 - Comissão de Conciliação Prévia (CPP)

O prazo prescricional é suspenso a partir da provocação da Comissão de Conciliação Prévia (CPP), voltando a fluir, pelo que lhe resta, a partir da tentativa frustrada de conciliação ou no término do prazo de 10 (dez) dias da tentativa da conciliação.

Fundamentação: arts. 625-F e 625-G da Consolidação das Leis do Trabalho.

III - Quadros sinóticos - Prazos de guarda

III.1 - Previdenciário

DocumentoPrazo de guarda
Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)5 anos
Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social (GPS) ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre os empregados 5 anos
Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS5 anos
Documentos relativos à retenção dos 11% sobre nota fiscal, fatura ou recibo de prestação de serviços5 anos
Documentos que comprovem a isenção da contribuição previdenciária10 anos
Folha de pagamento (fins exclusivamente previdenciários)5 anos
Guia da Previdência Social (GPS)5 anos
Lançamentos contábeis de fatos geradores das contribuições previdenciárias5 anos
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)20 anos
Salário-Educação - documentos relacionados ao benefício5 anos
Salário-família - documentos referentes a concessão, manutenção e pagamento das cotas do salário-família 10 anos
Salário-maternidade - documentos relacionados ao benefício5 anos
Sistemas e arquivos, em meio digital ou assemelhado das empresas que utilizam sistema eletrônico de dados para o registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária5 anos

Fundamentação: art. 13 da Lei Complementar nº 128/2008; arts. 45 e 46 da Lei nº 8.212/1991; art. 68, § 1º, da Lei nº 8.213/1991 com redação dada pelo art. 37 da Lei Complementar nº 150/2015; artigo 225, §§ 5º e 7º do Decreto nº 3.048/1999; art. 29, VI da Lei nº 12.101/2009 e arts. 173 e 174 do Código Tributário Nacional; arts. 362, 568 e 573 da Instrução Normativa INSS nº 77/2015; Súmula Vinculante STF nº 8;

 
Há quem entenda que o prazo é de 10 (anos) para a guarda dos documentos que envolvam benefícios previdenciários dos segurados, com fundamento no artigo 225, §§ 5º e 7º do Decreto nº 3.048/1999 e art. 568 da Instrução Normativa INSS nº 77/2015. Assim, compete ao empregador adotar a interpretação que entender mais acertada e se prevenir diante de eventuais questionamentos pela fiscalização.

III.2 - Trabalhista

DocumentoPrazo de guarda
Acordo de compensação de horas*5 anos
Acordo de prorrogação de horas*5 anos
Adiantamento salarial - comprovante*5 anos
Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)20 anos, no mínimo, após o desligamento do trabalhador.
Aviso-Prévio - comunicado*5 anos
Autorização de descontos* 5 anos
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)5 anos a contar da data do envio
Carta com pedido de demissão*5 anos
Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) - Processo eleitoral5 anos
Contrato de trabalho*indeterminado
Controle de ponto*5 anos
Folha de pagamento*5 anos
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) - depósitos e documentos relacionados**30 anos
Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP)**30 anos
Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF)**30 anos
Livros ou fichas de registro de empregados*indeterminado
Mapa de Avaliação Anual (SESMT) 5 anos
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) 20 anos
Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) - Histórico técnico de desempenho20 anos
Recibo de pagamento de férias*5 anos
Recibo de pagamento de salário*5 anos
Recibo de pagamento do 13º salário*5 anos
Recibo de pagamento de abono pecuniário*5 anos
Recibo de entrega, relatório impresso ou cópia dos arquivos da RAIS5 anos
Seguro Desemprego (Comunicação de Dispensa e Requerimento do Seguro-Desemprego)*5 anos
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT)*5 anos
Vale-transporte - recibo e documentos relacionados ao direito*5 anos

 
*Para os referidos casos não há prazo legal, tratando-se, portanto, de entendimento. Desse modo, nada impede que exista posicionamento diverso ao exposto, situação em que caberá ao empregador adotar o procedimento que julgar mais acertado.

 
O Supremo Tribunal Federal (STF) declarou a inconstitucionalidade das normas que preveem prazo prescricional de 30 (trinta) anos para ações relativas a valores não depositados no Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).
O STF entendeu que o FGTS é direito dos trabalhadores urbanos e rurais definido na Constituição Federal (art. 7º, inciso III)e, portanto, deve se sujeitar à prescrição trabalhista, de 5 (cinco) anos.
A decisão foi tomada na sessão plenária do STF em 13.11.2014, no julgamento do recurso extraordinário com agravo (ARE) 709212, mas até o presente momento não houve alteração na legislação do FGTS.

Fundamentação: art. 7º, III e XXIX, da Constituição Federal de 1988; art. 23, § 5º, da Lei nº 8.036/1990; art. 8º da Portaria MTE nº 269/2015; art. 2º, § 1º da Portaria MTE nº 1.129/2014; subitem 4.12., "j" da Norma Regulamentadora nº 4; subitem 5.40, "j", da Norma Regulamentadora nº 5; subitem 7.4.5.1 da Norma Regulamentadora nº 7; subitem 9.3.8.2 da Norma Regulamentadora nº 9.

IV - Obrigações acessórias - Multas e prazos de entrega

IV.1 - Multas previdenciárias

Segue tabela com as principais obrigações e as respectivas multas:

ObrigaçãoMulta
GFIP/SEFIP enviada com incorreções ou omissõesR$ 20,00 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas

 
Referida previsão deixou de produzir efeitos em relação aos fatos geradores ocorridos no período de 27.5.2009 a 31.12.2013, no caso de entrega de declaração sem ocorrência de fatos geradores de contribuição previdenciária (art. 48 da Lei nº 13.097/2015).
Foi anistiada a multa lançada até 20.1.2015, desde que a declaração com os dados relacionados a fatos geradores, base de cálculo e valores devidos da contribuição previdenciária e outras informações de interesse do INSS ou do Conselho Curador do FGTS, tenha sido apresentada até o último dia do mês subsequente ao previsto para a entrega (art. 48 da Lei nº 13.097/2015).
Falta de entrega da GFIP/SEFIP ou entrega em atraso2% ao mês calendário ou fração, incidentes sobre o montante das contribuições informadas, ainda que integralmente pagas, limitada a 20%

 
Referida previsão deixou de produzir efeitos em relação aos fatos geradores ocorridos no período de 27.5.2009 a 31.12.2013, no caso de entrega de declaração sem ocorrência de fatos geradores de contribuição previdenciária (art. 48 da Lei nº 13.097/2015).
Foi anistiada a multa lançada até 20.1.2015, desde que a declaração com os dados relacionados a fatos geradores, base de cálculo e valores devidos da contribuição previdenciária e outras informações de interesse do INSS ou do Conselho Curador do FGTS, tenha sido apresentada até o último dia do mês subsequente ao previsto para a entrega (art. 48 da Lei nº 13.097/2015).
Deixar a empresa de preparar folha de pagamento das remunerações pagas, devidas ou creditadas a todos os segurados a seu serviço, de acordo com o Decreto nº 3.048/1999 e com os demais padrões e normas estabelecidas pelo INSS.a partir de R$ 2.331,32
Deixar a empresa de se matricular no Instituto Nacional do Seguro Social, dentro de 30 (trinta) dias contados da data do início de suas atividades, quando não sujeita a inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ)a partir de R$ 2.331,32
Deixar a empresa de elaborar e manter atualizado Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) abrangendo as atividades desenvolvidas pelo trabalhador e de fornecer a este, quando da rescisão do contrato de trabalho, cópia autêntica deste documento.a partir de R$ 2.331,32
Deixar a empresa de descontar da remuneração paga aos segurados a seu serviço importância proveniente de dívida ou responsabilidade por eles contraída junto à seguridade social, relativa a benefícios pagos indevidamente.a partir de R$ 2.331,32
Deixar a empresa de matricular no INSS obra de construção civil de sua propriedade ou executada sob sua responsabilidade no prazo de 30 (trinta) dias do início das respectivas atividades.a partir de R$ 2.331,32
Deixar o Titular de Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais de comunicar ao Instituto Nacional do Seguro Social, até o dia 10 (dez) de cada mês, a ocorrência ou a não ocorrência de óbitos, no mês imediatamente anterior, bem como enviar informações inexatas, conforme o disposto no art. 228 do Decreto nº 3.048/1999.a partir de R$ 2.331,32
Deixar a empresa de efetuar os descontos das contribuições devidas pelos segurados a seu serviço.a partir de R$ 2.331,32
Deixar de comunicar acidente ocorrido com segurado empregado, por via do formulário de Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)de R$ 954,00 a R$ 5.645,80
Deixar a empresa de manter laudo técnico atualizado com referência aos agentes nocivos existentes no ambiente de trabalho de seus trabalhadores ou de emitir documento de comprovação de efetiva exposição em desacordo com o respectivo laudo.a partir de R$ 23.313,00
Deixar a empresa de lançar mensalmente, em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos.a partir de R$ 23.313,00
Deixar a empresa de apresentar ao INSS e à Secretaria da Receita Federal os documentos que contenham as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, ou os esclarecimentos necessários à fiscalização.a partir de R$ 23.313,00
Deixar a empresa de exibir os documentos e livros relacionados com as contribuições previstas no Decreto 3.048/1999 ou apresentá-los sem atender às formalidades legais exigidas ou contendo informação diversa da realidade ou, ainda, com omissão de informação verdadeira.a partir de R$ 23.313,00
Deixar de encaminhar ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados, até o dia 10 (dez) de cada mês, cópia da Guia da Previdência Social relativamente à competência anterior de R$ 306,71 a R$ 30.672,81
Deixar de afixar cópia da Guia da Previdência Social, relativamente à competência anterior, durante o período de um mês, no quadro de horário de que trata o art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT)de R$ 306,71 a R$ 30.672,81

Fundamentação: art. 32-A da Lei nº 8.212/1991; arts. 48 e 49 da Lei nº 13.097/2015; arts. 225, 283, 286 e 287 do Decreto nº 3.048/1999; art. 331 da Instrução Normativa INSS nº 77/2015; arts. e 8º da Portaria MF nº 15/2018.

IV.2 - Multas trabalhistas

IV.2.1 - Tabela das multas administrativas de valor variável (em UFIR)

NATUREZA INFRAÇÃO BASE LEGALQUANTIDADEOBSERVAÇÕES
MÍNIMO MÁXIMO
Duração do trabalhoCLT, art. 57 a 74CLT, art. 7537,82853.782,8472Dobrado na reincidência oposição ou desacato
Salário MínimoCLT, art. 76 a 126CLT, art. 12037,8285 1.153,1389Dobrado na reincidência
Segurança do trabalhoCLT, art. 154 a 200CLT, art. 201630,47456.304,4745Valor máximo reincidência embaraço, reincidência, artifício, simulação
Medicina do TrabalhoCLT, art. 154 a 200CLT, art. 201378,2847 3.782,8472Valor máximo reincidência embaraço, reincidência, artifício, simulação
Duração e Condições Especiais do TrabalhoCLT, art. 224 a 350CLT, art. 35137,8285 3.782,8472Dobrado na reincidência, oposição ou desacato
Nacionalização do TrabalhoCLT, art. 352 a 371CLT, art. 36475,6569 7.565,6943
Trabalho da MulherCLT, art. 372 a 400CLT, art. 40175,6569 756,5964Valor máximo na reincidência artifício, simulação ou fraude
Contribuição sindicalCLT, art. 578 a 610CLT, art. 5987,5657 7.565,6943
FiscalizaçãoCLT, art. 626 a 642CLT, art. 630, § 6º189,1424 1.891,4236
FGTS: Falta de depósitoLei nº 8.036/90, art. 23, ILei nº 8.036/1990, art. 23, § 2º, "b"10,0000 100,0000Por empregado, dobrado na reincidência, fraude, simulação, artifício, ardil, resistência, embaraçado ou desacato
FGTS: omitir informações sobre a conta vinculada do trabalhadorLei nº 8.036/1990, art. 23, IILei nº 8.036/1990, art. 23, § 2º, "a"2,0000 5,0000Por empregado, dobrado na reincidência, fraude, simulação, artifício, ardil, resistência, embaraçado ou desacato
FGTS: deixar de computar parcela de remuneraçãoLei nº 8.036/1990 art. 23, IVLei nº 8.036/1990, art. 23 § 2º, "b"10,0000 100,0000Por empregado, dobrado na reincidência, fraude, simulação, artifício, ardil, resistência, embaraço ou desacato
Seguro-desempregoLei nº 7.998/1990 art. 24Lei nº 7.998/1990, art. 25400,0000 40.000,0000Dobrado na reincidência, oposição ou desacato
RAIS: não entregar no prazo previsto, entregar com erro, omissão ou declaração falsaDec. nº 76.900/1975, art. 7º c/ Lei nº 7.998/1990, art. 24Lei nº 7.998/1990, art. 25400,0000 40.000,0000Dobrado na reincidência, oposição ou desacato
Gradação conforme Port. MTB nº 319 de 26.2.1993 (art. 6º) e 1.127 de 22.11.1996
Trabalho rural (ver IN Intersecretarial SEFIT/SSST/MTB nº 01, de 24.3.1994, que prevê mesmos critérios para o trabalho urbano e o rural, por força da CF)Lei nº 5.889/1973 art. 9ºLei nº 5.889/1973, art. 183,7828 378,2847Por empregado, limitado a 151,3140 quando o infrator primário
Dobrado na reincidência oposição ou desacato
RadialistaLei nº 6.615/1978Lei nº 6.615/1978, art. 27107,1738 1.071,738253,5869 por empregado. Valor máximo na reincidência, embaraçado, resistência, artifício ou simulação
JornalistaDecreto-Lei nº 972/1969Dec. Lei nº 972/196953,5869 535,8692
ArtistaLei nº 6.533/1978Lei nº 6.533/1978, art. 33107,1738 1.071,173853,5869 por empregado. Valor máximo na reincidência, embaraçado, resistência, artifício ou simulação
PublicitárioLei nº 4.680/1965Lei nº 4.680/1965, art. 163,7828 378,2847Valores sem expressão na moeda atual, por falta de base legal para atualização ou majoração até setembro de 1989
Repouso semanal remuneradoLei nº 605/1949Lei nº 605/1949, art.120,0000 0,0040Idem

 
O valor da unidade de UFIR equivale a R$ 1,0641.

Fundamentação: anexo II da Portaria MTE nº 290/1997; arts. 1º, , e 4º da Portaria MTE nº 112/2012.

IV.2.2 - Tabela das multas administrativas de valor fixo (em UFIR)

NaturezaBase legalMulta

(UFIR)

Observações
Falta de anotação na CTPSCLT, art. 54378,2847
Falta de registro de empregadoCLT, art. 47378,2847por empregado, dobrado na reincidência
Falta de atualização LRE/FRECLT, art. 47, parágrafo único189,1424dobrado na reincidência
Extravio ou inutilização CTPSCLT, art. 52189,1424
Retenção da CTPSCLT, art. 53189,1424
Cobrança CTPS pelo SindicatoCLT, art. 561.134,8541
Anotação indevida na CTPSCLT, art. 435378,2847
Contrato Individual de TrabalhoCLT, art. 510378,2847dobrado na reincidência
13º salárioLei nº 7.855/1989160,0000por empregado, dobrado na reincidência
Vale-transporteLei nº 7.855/1989, art. 3º 160,0000por empregado, dobrado na reincidência
Entrega do CAGED c/ atraso até 30 diasLei nº 4.923/1965, art. 10, parágrafo único 4,2000por empregado
Entrega do CAGED c/ atraso de 31 a 60 diasLei nº 4.923/1965, art. 10, parágrafo único6,3000por empregado
Entrega do CAGED c/ atraso acima de 60 diasLei nº 4.923/1965, art. 10, parágrafo único12,6000por empregado

 
O valor da unidade de UFIR equivale a R$ 1,0641.

Fundamentação: anexo I da Portaria MTE nº 290/1997; arts. 1º, , e 4º da Portaria MTE nº 112/2012.

IV.2.3 - Tabela em UFIR de gradação das multas de valor variável

CritériosValor a ser atribuído
I - Natureza da infração; Intenção do infrator de praticar a infração; Meios ao alcance do infrator para cumprir a lei20% do valor máximo previsto para a multa, equivalente ao conjunto dos três critérios. Obs.: Percentual fixo aplicável a todas as infrações, conforme tabela "IV.2.4" a seguir.
II - Porte Econômico do Infratorde 8% a 40% do valor máximo prevista para a multa, conforme tabela a seguir:
III - Extensão da infração a) 40% do valor máximo previsto para a multa, quando se tratar de infração a:
Capítulos II e III do Título II da CLT (Duração do Trabalho e Salário Mínimo)
Capítulos I e III do Título III da CLT (Disposições especiais sobre duração e condições de trabalho e do Trabalho da Mulher)
Capítulo I do Título VII da CLT (Fiscalização, Atuação e Imposição de Multas)

Art. 23 da Lei nº 8.036/90 (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço)

b) de 8% a 40% do valor máximo previsto para a multa aplicável às demais infrações, conforme tabela "IV.2.5" a seguir.
Obs: O valor da multa corresponderá à soma dos valores resultantes da aplicação dos percentuais relativos aos três níveis de critérios anteriores (I, II e III).

Fundamentação: anexo III, "A" da Portaria MTE nº 290/1997; arts. 1º, , e 4º da Portaria MTE nº 112/2012.

IV.2.4 - Tabela em UFIR do percentual fixo (20%) aplicável a todas as infrações

Fundamentação: anexo III da Portaria MTE nº 290/1997; arts. 1º, , e 4º da Portaria MTE nº 112/2012.

IV.2.5 - Tabela em UFIR de graduação de multas de valor variável aplicável aos critérios II e III, alínea "b", da tabela do subitem IV.2.4

Quantidade de empregados%Base legal
Art. 75 e 351 da CLTArt. 120 da CLTArts. 364 e 598 da CLTArt. 401 da CLTArt. 630, § 6º, da CLTArt. 16, Lei nº 4.680/65

Art. 18, Lei nº 5.889/73

Art. 13, Decreto-lei nº 972/69Art. 23, § 2º, "a", da Lei nº 8.036/90Art. 23, § 2º, da Lei nº 8.036/90
De 01 a 108302,6277121,0511605,255560,5255151,313830,262742,86950,40008,0000
De 11 a 3016605,2555242,10221.210,5111121,0511302,627760,525585,73900,800016,0000
De 31 a 6024907,8833363,15331.815,7666181,5766453,941690,7883128,60861,200024,0000
De 61 a 100321.210,5111484,20442.421,0221242,1022605,2555121,0511171,47811,600032,0000
Acima de 100401,513,1388605,25553.026,2777302,6277756,5694151,3138214,34762,000040,0000

Fundamentação: anexo III da Portaria MTE nº 290/1997; arts. 1º, , e 4º da Portaria MTE nº 112/2012.

IV.3 - Prazos de entrega das obrigações acessórias

Obrigações acessóriasPrazos de entrega
GFIP/SEFIPaté o dia 7 (sete) do mês seguinte àquele em que a remuneração foi paga, creditada ou se tornou devida ao trabalhador e/ou tenha ocorrido outro fato gerador de contribuição ou informação à Previdência Social
GFIP/SEFIP competência 13 (destinado exclusivamente à Previdência Social)até o dia 31 de janeiro do ano seguinte ao da referida competência
CAGEDaté o dia 7 (sete) do mês subsequente ao das admissões e/ou demissões de empregados, ou nas datas de:

a) início das atividades do empregado, quando este estiver recebendo seguro-desemprego ou cujo requerimento esteja em tramitação;

b) registro do empregado, quando o mesmo decorrer de ação fiscal conduzida por Auditor Fiscal do Trabalho (AFT).

RAIS ano-base 201723 de janeiro de 2018 até o dia 23 de março de 2018

Fundamentação: arts. 5º e 6º da Portaria MTE nº 1.129/2014; item 6 do Capítulo do Manual da GFIP/SEFIP, versão 8.4, aprovado pela Instrução Normativa RFB nº 880/2008; art. 6º da Portaria MTb nº 31/2018.

V - Aspectos previdenciários

V.1 - Multas

A Portaria MF nº 15/2018 divulgou valores atualizados das multas administrativas previdenciárias a partir de janeiro de 2018:

a) a partir de R$ 2.331,32 (dois mil trezentos e trinta e um reais e dois centavos):

a.1) deixar a empresa de:

a.1.1) preparar folha de pagamento das remunerações pagas ou creditadas a todos os segurados a seus serviços, de acordo com o Regulamento da Previdência Social, aprovado pelo Decreto 3.048/1999 e com demais padrões e normas estabelecidas pelo Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);

a.1.2) se matricular no INSS, dentro de 30 (trinta) dias contados da data do início de suas atividades, quando não sujeitos a inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ);

a.1.3) descontar da remuneração paga aos segurados a seu serviço importância proveniente de dívida ou responsabilidade por eles contraída junto à seguridade social, relativa a benefícios pagos indevidamente;

a.1.4) efetuar os descontos das contribuições devidas pelos segurados a seu serviço;

a.1.5) se matricular no Instituto Nacional do Seguro Social obra de construção civil de sua propriedade ou executada sob sua responsabilidade no prazo de 30 (trinta) dias do início das respectivas atividades;

a.1.6) elaborar e manter atualizado Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) abrangendo as atividades desenvolvidas pelo trabalhador e de fornecer a este, quando da rescisão do contrato de trabalho, cópia autêntica deste documento.

a.1.7) deixar o titular de Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais que deixar de comunicar ao INSS, até o dia 10 (dez) de cada mês, a ocorrência ou a não ocorrência de óbitos, no mês imediatamente anterior, bem como enviar informações inexatas;

b) a partir de R$ 23.313,00 (vinte e três mil trezentos e treze reais) deixar a empresa de:

b.1) lançar mensalmente, em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

b.2) apresentar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à RFB os documentos que contenham as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, ou os esclarecimentos necessários à fiscalização;

b.3) exibir os documentos e livros relacionados com as contribuições previstas no Decreto 3.048/1999 ou apresentá-los sem atender às formalidades legais exigidas ou contendo informação diversa da realidade ou, ainda, com omissão de informação verdadeira;

b.4) manter laudo técnico atualizado com referência aos agentes nocivos existentes no ambiente de trabalho de seus trabalhadores ou emitir documento de comprovação de efetiva exposição em desacordo com o respectivo laudo.

c) de R$ 306,71 (trezentos e seis reais e setenta e um centavos) a R$ 30.632,81 (trinta mil seiscentos e setenta e dois reais e um centavo) a empresa que deixar de:

c.1) encaminhar ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados, até o dia 10 (dez) de cada mês, cópia da Guia da Previdência Social relativamente à competência anterior;

c.2) afixar cópia da Guia da Previdência Social, relativamente à competência anterior, durante o período de um mês, no quadro de horário de que trata o art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho.

Fundamentação: arts. 225, inciso V e VI, 283 e 287 do Decreto nº 3.048/1999; art. 8º, incisos III, IV e V da Portaria MF nº 15/2018.

V.1.1 - Redução das multas

O art. 6º da Lei nº 8.218/91 prevê que será concedida redução da multa de lançamento de ofício 50%, se for efetuado o pagamento ou a compensação no prazo de 30 dias, contado da data em que o sujeito passivo foi notificado do lançamento.

No caso de provimento a recurso de ofício interposto por autoridade julgadora de primeira instância, aplica-se a redução 30% (trinta por cento) para o caso de pagamento ou compensação, e 20% para o caso de parcelamento.

O art. 6º da Lei nº 8.218/91 se aplica ao INSS em decorrência da regra imposta pelo art. 35-A da Lei nº 8.212/91 e do § 3º do art. 44 da Lei nº Lei nº 9.430/1996.

Fundamentação: art. 35-A da Lei nº 8.212/1991, art. 6º da Lei nº 8.218/1991; "caput" e § 3º do art. 44 da Lei nº Lei nº 9.430/1996.

V.2 - Comunicação de Acidentes do Trabalho (CAT)

O art. 19 da Lei nº 8.213/1991 conceitua acidente do trabalho como sendo aquele que ocorre pelo exercício do trabalho a serviço da empresa ou de empregador doméstico ou pelo exercício do trabalho dos segurados especiais, provocando lesão corporal ou perturbação funcional que causa a morte ou a perda ou redução, permanente ou temporária, da capacidade para o trabalho.

A empresa ou empregador doméstico deverá comunicar o acidente do trabalho (CAT) à Previdência Social até o 1º (primeiro) dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato, à autoridade competente.

Da Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) receberão cópia fiel o acidentado ou seus dependentes, bem como o sindicato a que corresponda a sua categoria.

Na falta de comunicação por parte da empresa ou do empregador doméstico, podem formalizá-la o próprio acidentado, seus dependentes, a entidade sindical competente, o médico que o assistiu ou qualquer autoridade pública, não prevalecendo neste caso o prazo previsto anteriormente. Todavia, esta prática não exime a empresa ou o empregador doméstico da responsabilidade pela falta do cumprimento de emissão do CAT dentro do prazo legal.

O formulário do Comunicado de Acidente do Trabalho (CAT) deverá ser guardado pelo prazo de 5 (cinco) anos.

 
Desde 1º de janeiro de 2018, a empresa que deixar de emitir a CAT no prazo indicado, se sujeita ao pagamento de multa variável de R$ 954,00 (novecentos e cinquenta e quatro reais) a R$ 5.645,80 (cinco mil seiscentos e quarenta e cinco reais e oitenta centavos), sucessivamente aumentada nas reincidências, aplicada e cobrada pela Previdência Social.

Fundamentação: arts. 19 e 22 da Lei 8.213/1991,com redação dada pelo art. 37 da Lei Complementar nº 150/2015; art. 13 da Lei Complementar nº 128/2008; art. 286 do Decreto 3.048/1999; art. 2º da Portaria MF nº 15/2018; Súmula Vinculante STF nº 8.

V.3 - Entidades Beneficentes de Assistência Social (EBAS)

A entidade beneficente certificada pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) terá direito à isenção do pagamento da contribuição previdenciária patronal e das contribuições provenientes do faturamento e do lucro, destinadas à Seguridade Social, desde que atenda, cumulativamente, aos seguintes requisitos:

a) não percebam seus diretores, conselheiros, sócios, instituidores ou benfeitores remuneração, vantagens ou benefícios, direta ou indiretamente, por qualquer forma ou título, em razão das competências, funções ou atividades que lhes sejam atribuídas pelos respectivos atos constitutivos, exceto no caso de associações assistenciais ou fundações, sem fins lucrativos, cujos dirigentes poderão ser remunerados, desde que atuem efetivamente na gestão executiva, respeitados como limites máximos os valores praticados pelo mercado na região correspondente à sua área de atuação, devendo seu valor ser fixado pelo órgão de deliberação superior da entidade, registrado em ata, com comunicação ao Ministério Público, no caso das fundações;

b) aplique suas rendas, seus recursos e eventual superávit integralmente no território nacional, na manutenção e desenvolvimento de seus objetivos institucionais;

c) apresente certidão negativa ou certidão positiva com efeito de negativa de débitos relativos aos tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil e certificado de regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);

d) mantenha escrituração contábil regular que registre as receitas e despesas, bem como a aplicação em gratuidade de forma segregada, em consonância com as normas emanadas do Conselho Federal de Contabilidade;

e) não distribua resultados, dividendos, bonificações, participações ou parcelas do seu patrimônio, sob qualquer forma ou pretexto;

f) conserve em boa ordem, pelo prazo de 10 (dez) anos, contado da data da emissão, os documentos que comprovem a origem e a aplicação de seus recursos e os relativos a atos ou operações realizados que impliquem modificação da situação patrimonial;

g) cumpra as obrigações acessórias estabelecidas na legislação tributária;

h) mantenha em boa ordem e à disposição da Secretaria da Receita Federal do Brasil as demonstrações contábeis e financeiras devidamente auditadas por auditor independente legalmente habilitado nos Conselhos Regionais de Contabilidade, quando a receita bruta anual auferida for superior ao limite máximo estabelecido pelo inciso II do caput do art. 3º da Lei Complementar nº 123, de 2006.

 
O referido inciso fixa o limite máximo de R$ 3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais).

A exigência a que se refere a letra "a" não impede:

a) a remuneração aos diretores não estatutários que tenham vínculo empregatício;

b) a remuneração aos dirigentes estatutários, desde que recebam remuneração inferior, em seu valor bruto, a 70% (setenta por cento) do limite estabelecido para a remuneração de servidores do Poder Executivo Federal.

 
O citado limite é o valor do subsídio mensal pago aos Ministros do Supremo Tribunal Federal (STF). No ano de 2015, o subsídio foi fixado em R$ 33.763,00 (trinta e três mil, setecentos e sessenta e três reais).

Nessa hipótese, a remuneração dos dirigentes estatutários deverá obedecer às seguintes condições:

a) nenhum dirigente remunerado poderá ser cônjuge ou parente até 3º (terceiro) grau, inclusive afim, de instituidores, sócios, diretores, conselheiros, benfeitores ou equivalentes da instituição;

b) o total pago a título de remuneração para dirigentes, pelo exercício das atribuições estatutárias, deve ser inferior a 5 (cinco) vezes o valor correspondente ao limite individual.

O disposto não impede a remuneração da pessoa do dirigente estatutário ou diretor que, cumulativamente, tenha vínculo estatutário e empregatício, exceto se houver incompatibilidade de jornadas de trabalho.

A isenção ora tratada não se estende a entidade com personalidade jurídica própria constituída e mantida pela entidade à qual a isenção foi concedida.

A entidade interessada na certificação deverá apresentar, juntamente com o requerimento, todos os documentos necessários à comprovação dos requisitos de que trata a Lei nº 12.101/2009.

Fundamentação: arts. 21, 29 e 30 da Lei nº 12.101/2009, com redação dada pela Lei nº 12.868/2013; art. 46 do Decreto nº 8.242/2014; art. 3º, II da Lei Complementar nº 123, de 2006; art. 37, XI da Constituição Federal; art. 1º da Lei nº 13.091/2015.

V.4 - Contribuintes individuais

Contribuinte individual, dentre outros, é aquele que presta serviço de natureza urbana ou rural, em caráter eventual, a uma ou mais empresas, sem relação de emprego.

O segurado aposentado pelo Regime Geral de Previdência Social (RGPS) que estiver exercendo ou que voltar a exercer atividade abrangida este Regime é segurado obrigatório em relação a essa atividade, ficando sujeito ao pagamento das contribuições previdenciárias, para fins de custeio da Seguridade Social.

Para comprovar o exercício da atividade remunerada, com vistas à concessão de benefícios, será exigido do contribuinte, a qualquer tempo, os recolhimentos das correspondentes contribuições.

Sendo assim, entende-se que os comprovantes das contribuições previdenciárias devem ser guardados por tempo indeterminado pelo contribuinte individual.

Fundamentação: "caput", inciso V e § 4º do art. 12 da Lei nº 8.212/1991.

V.5 - Contratação de pessoas jurídicas - Retenção dos 11%

Estão sujeitos à retenção, se contratados mediante cessão de mão de obra ou empreitada, os serviços de:

- limpeza, conservação ou zeladoria, que se constituam em varrição, lavagem, enceramento ou em outros serviços destinados a manter a higiene, o asseio ou a conservação de praias, jardins, rodovias, monumentos, edificações, instalações, dependências, logradouros, vias públicas, pátios ou de áreas de uso comum;

- vigilância ou segurança, que tenham por finalidade a garantia da integridade física de pessoas ou a preservação de bens patrimoniais;

- construção civil, que envolvam a construção, a demolição, a reforma ou o acréscimo de edificações ou de qualquer benfeitoria agregada ao solo ou ao subsolo ou obras complementares que se integrem a esse conjunto, tais como a reparação de jardins ou de passeios, a colocação de grades ou de instrumentos de recreação, de urbanização ou de sinalização de rodovias ou de vias públicas;

- natureza rural, que se constituam em desmatamento, lenhamento, aração ou gradeamento, capina, colocação ou reparação de cercas, irrigação, adubação, controle de pragas ou de ervas daninhas, plantio, colheita, lavagem, limpeza, manejo de animais, tosquia, inseminação, castração, marcação, ordenhamento e embalagem ou extração de produtos de origem animal ou vegetal;

- digitação, que compreendam a inserção de dados em meio informatizado por operação de teclados ou de similares;

- preparação de dados para processamento, executados com vistas a viabilizar ou a facilitar o processamento de informações, tais como o escaneamento manual ou a leitura ótica.

Além disso, estarão sujeitos à retenção, se contratados mediante cessão de mão de obra, os serviços de:

- acabamento, que envolvam a conclusão, o preparo final ou a incorporação das últimas partes ou dos componentes de produtos, para o fim de colocá-los em condição de uso;

- embalagem, relacionados com o preparo de produtos ou de mercadorias visando à preservação ou à conservação de suas características para transporte ou guarda;

- acondicionamento, compreendendo os serviços envolvidos no processo de colocação ordenada dos produtos quando do seu armazenamento ou transporte, a exemplo de sua colocação em paletes, empilhamento, amarração, dentre outros;

- cobrança, que objetivem o recebimento de quaisquer valores devidos à empresa contratante, ainda que executados periodicamente;

- coleta ou reciclagem de lixo ou de resíduos, que envolvam a busca, o transporte, a separação, o tratamento ou a transformação de materiais inservíveis ou resultantes de processos produtivos, exceto quando realizados com a utilização de equipamentos tipo contêineres ou caçambas estacionárias;

- copa, que envolvam a preparação, o manuseio e a distribuição de todo ou de qualquer produto alimentício;

- hotelaria, que concorram para o atendimento ao hóspede em hotel, pousada, paciente em hospital, clínica ou em outros estabelecimentos do gênero;

- corte ou ligação de serviços públicos, que tenham como objetivo a interrupção ou a conexão do fornecimento de água, de esgoto, de energia elétrica, de gás ou de telecomunicações;

- distribuição, que se constituam em entrega, em locais predeterminados, ainda que em via pública, de bebidas, de alimentos, de discos, de panfletos, de periódicos, de jornais, de revistas ou de amostras, dentre outros produtos, mesmo que distribuídos no mesmo período a vários contratantes;

- treinamento e ensino, assim considerados como o conjunto de serviços envolvidos na transmissão de conhecimentos para a instrução ou para a capacitação de pessoas;

- entrega de contas e de documentos, que tenham como finalidade fazer chegar ao destinatário documentos diversos tais como, conta de água, conta de energia elétrica, conta de telefone, boleto de cobrança, cartão de crédito, mala direta ou similares;

- ligação de medidores, que tenham por objeto a instalação de equipamentos destinados a aferir o consumo ou a utilização de determinado produto ou serviço;

- leitura de medidores, aqueles executados, periodicamente, para a coleta das informações aferidas por esses equipamentos, tais como a velocidade (radar), o consumo de água, de gás ou de energia elétrica;

- manutenção de instalações, de máquinas ou de equipamentos, quando indispensáveis ao seu funcionamento regular e permanente e desde que mantida equipe à disposição da contratante;

- montagem, que envolvam a reunião sistemática, conforme disposição predeterminada em processo industrial ou artesanal, das peças de um dispositivo, de um mecanismo ou de qualquer objeto, de modo que possa funcionar ou atingir o fim a que se destina;

- operação de máquinas, de equipamentos e de veículos relacionados com a sua movimentação ou funcionamento, envolvendo serviços do tipo manobra de veículo, operação de guindaste, painel eletroeletrônico, trator, colheitadeira, moenda, empilhadeira ou caminhão fora-de-estrada;

- operação de pedágio ou de terminal de transporte, que envolvam a manutenção, a conservação, a limpeza ou o aparelhamento de terminal de passageiros terrestre, aéreo ou aquático, de rodovia, de via pública, e que envolvam serviços prestados diretamente aos usuários;

- operação de transporte de passageiros, inclusive nos casos de concessão ou de subconcessão, envolvendo o deslocamento de pessoas por meio terrestre, aquático ou aéreo;

- portaria, recepção ou ascensorista, realizados com vistas ao ordenamento ou ao controle do trânsito de pessoas em locais de acesso público ou à distribuição de encomendas ou de documentos;

- recepção, triagem ou movimentação, relacionados ao recebimento, à contagem, à conferência, à seleção ou ao remanejamento de materiais;

- promoção de vendas ou de eventos, que tenham por finalidade colocar em evidência as qualidades de produtos ou a realização de shows, de feiras, de convenções, de rodeios, de festas ou de jogos;

- secretaria e expediente, quando relacionados com o desempenho de rotinas administrativas;

- saúde, quando prestados por empresas da área da saúde e direcionados ao atendimento de pacientes, tendo em vista avaliar, recuperar, manter ou melhorar o estado físico, mental ou emocional desses pacientes;

- telefonia ou de telemarketing, que envolvam a operação de centrais ou de aparelhos telefônicos ou de teleatendimento.

 
É exaustiva a relação dos serviços sujeitos à retenção, mas a pormenorização das tarefas compreendidas em cada um dos serviços, é exemplificativa.

 
A importância retida deverá ser recolhida pela empresa contratante até o dia 20 (vinte) do mês seguinte ao da emissão da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços, antecipando-se esse prazo para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário naquele dia, informando, no campo identificador do documento de arrecadação, o CNPJ do estabelecimento da empresa contratada ou a matrícula CEI da obra de construção civil, conforme o caso e, no campo nome ou denominação social, a denominação social desta, seguida da denominação social da empresa contratante.

As ME e EPP optantes pelo SIMPLES Nacional que prestarem serviços mediante cessão de mão de obra ou empreitada não estão sujeitas à retenção referida no art. 31 da Lei nº 8.212/1991, sobre o valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços emitidos, excetuada:

a) a ME ou a EPP tributada na forma dos anexos IV e V da Lei Complementar nº 123, de 2006, para os fatos geradores ocorridos até 31 de dezembro de 2008;

b) a ME ou a EPP tributada na forma do anexo IV da Lei Complementar nº 123, de 2006, para os fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009.

Fundamentação: anexos I, II, III, IV e V da Lei Complementar nº 123, de 2006, com alteração dada pela Lei Complementar nº 139/2009; arts. 117, 118, 119, "caput" do art. 129 e art. 191 da Instrução Normativa RFB nº 971/2009.

V.5.1 Empresas enquadradas no Plano Brasil Maior - Retenção de 3,5%

No caso de contratação de empresas para execução de serviços relacionados no anexo I da Instrução Normativa RFB nº 1.436/2013, com redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 1.607/2016, mediante cessão de mão de obra, que estejam sujeitas à Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB), a empresa contratante deverá reter 3,5% (três inteiros e cinco décimos por cento) do valor bruto da nota fiscal ou fatura de prestação de serviços.

 
A empresa prestadora de serviços deverá comprovar a opção pela tributação substitutiva fornecendo à empresa contratante declaração de que recolhe a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) de acordo com os arts. 7º ou 8º da Lei nº 12.546/2011.

No caso de retenção para fins de elisão de responsabilidade solidária, a retenção será de 11% (onze por cento) até 19 de junho de 2014 e de 3,5% (três inteiros e cinco décimos por cento) a partir de 20 de junho de 2014, para as empresas sujeitas à CPRB.

Aplica-se o disposto apenas aos serviços listados nos artigos 117 e 118 da Instrução Normativa RFB nº 971/2009, que estiverem sujeitos à CPRB.

 

Fundamentação: art. 31 da Lei nº 8.212/1991; arts. 7º, "caput" e § 6º, art. 8º, §§ 3º e 5º da Lei nº 12.546/2011 com as alterações trazidas pela Medida Provisória nº 774/2017 com redação dada pela Lei nº 13.161/2015; art. 9º e anexo I da Instrução Normativa RFB nº 1.436/2013, com redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 1.607/2016.

V.5.2 - Obrigações acessórias da empresa contratada

A empresa contratada deverá elaborar:

a) folhas de pagamento distintas e o respectivo resumo geral, para cada estabelecimento ou obra de construção civil da empresa contratante, relacionando todos os segurados alocados na prestação de serviços;

b) GFIP com as informações relativas aos tomadores de serviços, para cada estabelecimento da empresa contratante ou cada obra de construção civil, utilizando o código de recolhimento próprio da atividade, conforme normas previstas no Manual da GFIP;

c) demonstrativo mensal por contratante e por contrato, assinado pelo seu representante legal, contendo:

- a denominação social e o CNPJ da contratante, ou a matrícula CEI da obra de construção civil, conforme o caso;

- o número e a data de emissão da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços;

- o valor bruto, o valor retido e o valor líquido recebido relativo à nota fiscal, à fatura ou ao recibo de prestação de serviços;

- a totalização dos valores e sua consolidação por obra de construção civil ou por estabelecimento da contratante, conforme o caso.

 
Aplica-se o disposto à empresa prestadora de serviços por intermédio de consórcio, em relação à sua participação no empreendimento, e ao consórcio, conforme o caso.

A empresa contratada fica dispensada de elaborar folha de pagamento e GFIP com informações distintas por estabelecimento ou obra de construção civil em que realizar tarefa ou prestar serviços, quando, comprovadamente, utilizar os mesmos segurados para atender a várias empresas contratantes, alternadamente, no mesmo período, inviabilizando a individualização da remuneração desses segurados por tarefa ou por serviço contratado.

São considerados serviços prestados alternadamente, aqueles em que a tarefa ou o serviço contratado seja executado por trabalhador ou equipe de trabalho em vários estabelecimentos ou várias obras de uma mesma contratante ou de vários contratantes, por etapas, numa mesma competência, e que envolvam os serviços que não compõem o Custo Unitário Básico - CUB (anexo VIII da Instrução Normativa RFB nº 971/2009).

A contratada, legalmente obrigada a manter escrituração contábil formalizada, está obrigada a registrar, mensalmente, em contas individualizadas, todos os fatos geradores de contribuições sociais, inclusive a retenção sobre o valor da prestação de serviços.

O lançamento da retenção na escrituração contábil deverá discriminar:

a) o valor bruto dos serviços;

b) o valor da retenção;

c) o valor líquido a receber.

Na contabilidade em que houver lançamento pela soma total das notas fiscais, das faturas ou dos recibos de prestação de serviços e pela soma total da retenção, por mês, por contratante, a empresa contratada deverá manter em registros auxiliares a discriminação desses valores, por contratante.

Fundamentação: arts. 134, 135, 136 e 137 da Instrução Normativa RFB nº 971/2009, com redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 1.238/2012.

V.5.3 - Obrigações acessórias da empresa contratante

A empresa contratante fica obrigada a manter em arquivo, por empresa contratada, em ordem cronológica, à disposição da RFB, até que ocorra a prescrição relativa aos créditos decorrentes das operações a que se refiram, as correspondentes notas fiscais, faturas ou recibos de prestação de serviços, cópia das GFIP e, se for o caso de subcontração com retenção, dos documentos relacionados a seguir:

a) cópias das notas fiscais, das faturas ou dos recibos de prestação de serviços das subcontratadas com o destaque da retenção;

b) cópias dos comprovantes de arrecadação dos valores retidos das subcontratadas;

c) cópias das GFIP, elaboradas pelas subcontratadas, onde conste no campo "CNPJ/CEI do tomador/obra", o CNPJ da contratada ou a matrícula CEI da obra e, no campo "Denominação social do tomador/ obra", a denominação social da empresa contratada.

A contratante, legalmente obrigada a manter escrituração contábil formalizada, está obrigada a registrar, mensalmente, em contas individualizadas, todos os fatos geradores de contribuições sociais, inclusive a retenção sobre o valor dos serviços contratados.

O lançamento da retenção na escrituração contábil, deverá discriminar:

a) o valor bruto dos serviços;

b) o valor da retenção;

c) o valor líquido a pagar.

Na contabilidade em que houver lançamento pela soma total das notas fiscais, das faturas ou dos recibos de prestação de serviços e pela soma total da retenção, por mês, por contratada, a empresa contratante deverá manter em registros auxiliares a discriminação desses valores, individualizados por contratada.

A empresa contratante, legalmente dispensada da apresentação da escrituração contábil, deverá elaborar demonstrativo mensal, assinado pelo seu representante legal, relativo a cada contrato, contendo as seguintes informações:

a) a denominação social e o CNPJ da contratada;

b) o número e a data da emissão da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços;

c) o valor bruto, a retenção e o valor líquido pago relativo à nota fiscal, à fatura ou ao recibo de prestação de serviços;

d) a totalização dos valores e sua consolidação por obra de construção civil e por estabelecimento da contratada, conforme o caso.

Fundamentação: arts. 138, 139, 140 e 141 da Instrução Normativa RFB nº 971/2009, com redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 1.071/2010.

V.6 - Salário-Educação

O art. 212 da Constituição Federal de 1988 declara que "a educação básica pública terá como fonte adicional de financiamento a contribuição social do salário-educação, recolhida pelas empresas na forma da lei."

A contribuição destinada ao salário-educação é de 2,5%, calculada sobre o total da remuneração paga, devida ou creditada a empregados e trabalhadores avulsos.

A empresa deverá manter sob sua guarda, durante 5 (cinco) anos, todos os documentos relacionados ao salário-educação.

Fundamentação: "caput" e § 5º do art. 212 da Constituição Federal de 1988, Lei nº 9.766/1998; art. 13 da Lei Complementar nº 128/2008; "caput", §§ 1º e 5º do art. 109, art. 109-A, art. 110-C e anexo II da Instrução Normativa RFB nº 971/2009, com redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 1.238/2012; Súmula Vinculante STF nº 8.

V.7 - Salário-Família

O valor da cota do salário-família por filho ou equiparado de qualquer condição, até 14 (quatorze) anos de idade, ou inválido de qualquer idade, desde 1º de janeiro de 2018, é de:

a) R$ 45,00 (quarenta e cinco reais) para o segurado com remuneração mensal não superior a R$ 877,67 (oitocentos e setenta e sete reais e sessenta e sete centavos);

b) R$ 31,71 (trinta e um reais e setenta e um centavos) para o segurado com remuneração mensal superior a R$ 877,67 (oitocentos e setenta e sete reais e sessenta e sete centavos) e igual ou inferior a R$ 1.319,18 (um mil trezentos e dezenove reais e dezoito centavos).

O salário-família será devido a partir do mês em que for apresentada à empresa ou ao órgão gestor mão de obra ou ao sindicato dos trabalhadores avulsos ou ao INSS, a documentação a seguir:

a) Carteira Profissional (CP) ou Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);

b) certidão de nascimento do filho;

c) caderneta de vacinação ou equivalente, quando dependente conte com até 6 (seis) anos de idade;

d) comprovação de invalidez, a cargo da Perícia Médica do INSS, quando dependente maior de 14 (quatorze) anos; e

e) comprovante de frequência à escola, quando dependente a partir de 7 (sete) anos.

A empresa deverá guardar todos os documentos referentes a concessão, manutenção e pagamento das cotas do salário-família pelo período de 10 (dez) anos, para fins de fiscalização.

Fundamentação: art. 13 da Lei Complementar nº 128/2008; art. 68, § 1º, da Lei nº 8.213/1991 com redação dada pelo art. 37 da Lei Complementar nº 150/2015; arts. 361 e 362 da Instrução Normativa INSS nº 77/2015; art. 4º da Portaria MF nº 15/2018; Súmula Vinculante STF nº 8.

VI - Aspectos trabalhistas

VI.1 - Multas

Compete ao Ministério do Trabalho e Emprego aplicar multas concernentes às infrações previstas na CLT, ao Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS), Seguro Desemprego, 13º salário, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), entre outras.

Neste contexto, a Portaria MTB nº 290/1997 apresenta valores mínimo e máximo das multas administrativas no âmbito trabalhista.

As multas administrativas variáveis, quando a lei não determinar sua imposição pelo valor máximo, serão graduadas observando-se os seguintes critérios:

- Natureza da infração (art. 75 e 351 da CLT);

- Intenção do infrator (art. 75 e 351 da CLT);

- Meios ao alcance do infrator para cumprir a lei (art. 5º da Lei nº 7.855/1989)

- Extensão da infração (art. 75 e 351 da CLT);

- Situação financeira do infrator (art. 5º da Lei nº 7.855/1989)

O valor final da multa administrativa variável será calculado aplicando-se o percentual fixo de 20% do valor máximo previsto na lei, acrescidos os percentuais de 8% a 40%, conforme o porte econômico do infrator e de 40%, conforme a extensão da infração, cumulativamente, nos termos das tabelas constantes no Anexo III da Portaria MTB nº 290/1997.

Fundamentação: Portaria MTB nº 290/1997; arts. 1º, , e 4º da Portaria MTE nº 112/2012.

VI.1.1 - Redução das multas

De toda decisão que impuser multa por infração das leis e disposições reguladoras do trabalho, e não havendo forma especial de processo, caberá recurso ao órgão competente do Ministério do Trabalho e Emprego.

Os recursos devem ser interpostos no prazo de 10 (dez) dias, contados do recebimento da notificação, perante a autoridade que houver imposto a muita, a qual, depois de os informar, encaminhá-los-á à autoridade de instância superior.

Ao infrator que renunciar à interposição de recursos, a multa será reduzida em 50% (cinquenta por cento), devendo a multa ser recolhida ao órgão competente, no prazo de 10 (dez) dias, contado do recebimento da notificação ou da publicação do edital.

Para expedir a guia de recolhimento, o infrator deverá juntar a notificação com a prova da data de seu recebimento, ou folha do órgão oficial que publicou o edital.

Fundamentação: arts. 635 e 636 da CLT; Portaria MTB nº 290/1997; arts. 1º, , e 4º da Portaria MTE nº 112/2012.

VI.2 - Trabalhador urbano e rural

O inciso XXIX do art. 7º da Constituição Federal de 1988 prevê que os créditos resultantes da relação de trabalho prescrevem em 5 (cinco) anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de 2 (dois) anos após a extinção do contrato.

O prazo prescricional não se aplica aos trabalhadores menores de 18 anos.

Assim, para efeitos trabalhistas, entende-se que a documentação relacionada ao contrato de trabalho deverá ser armazenada por 5 (cinco) anos. Seguem alguns exemplos:

a) acordo de compensação de horas;

b) acordo de prorrogação de horas;

c) comprovante de pagamento de adiantamento salarial;

d) autorização de descontos;

e) comunicado de aviso prévio;

f) carta com pedido de demissão;

g) documentos relacionados ao processo eleitoral da CIPA;

h) controle de ponto;

i) folha de pagamento;

j) recibo de entrega do vale-transporte;

k) recibo de pagamento de férias;

l) recibo de pagamento de salário;

m) recibo de pagamento do 13º salário;

n) recibo de pagamento de abono pecuniário.

Convém que seja mantida a documentação pelo prazo mencionado, visto que durante a fluência dos mesmos, havendo fiscalização e/ou reclamação trabalhista ajuizada, a empresa terá que apresentar provas documentais em sua defesa.

Fundamentação: "caput" e inciso XXIX do art. 7º da Constituição Federal; arts. 11 e 440 da CLT, com as alterações trazidas pela Lei nº 13.467/2017.

VI.3 - Livros ou fichas de registro de empregados

Quanto aos livros ou fichas de registro de empregados recomenda-se que sejam conservados por prazo indeterminado, pois esses documentos são de incontestável valor para efeito de comprovação do tempo de vínculo empregatício dos empregados e ex-empregados.

VI.4 - Contrato de trabalho

O contrato de trabalho também é considerado de incontestável valor para efeito de comprovação do tempo de vínculo empregatício dos trabalhadores, assim como os livros ou fichas de registro de empregados, devendo ser conservado por prazo indeterminado.

VI.5 - Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS

Todos os documentos relacionados ao FGTS devem permanecer guardados pelo período de 30 (trinta) anos.

Tal orientação tem como base o § 5º do art. 23 da Lei 8.036/1990, que estabelece que o processo de fiscalização, de autuação e de imposição de multas respeitará à prescrição trintenária em relação o FGTS.

 
O Supremo Tribunal Federal (STF) declarou a inconstitucionalidade das normas que preveem prazo prescricional de 30 (trinta) anos para ações relativas a valores não depositados no Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).
O STF entendeu que o FGTS é direito dos trabalhadores urbanos e rurais definido na Constituição Federal (art. 7º, inciso III)e, portanto, deve se sujeitar à prescrição trabalhista, de 5 (cinco) anos.
A decisão foi tomada na sessão plenária do STF em 13.11.2014, no julgamento do recurso extraordinário com agravo (ARE) 709212, mas até o presente momento não houve alteração na legislação do FGTS.

Fundamentação: art. 7º, inciso III, da Constituição Federal de 1988; "caput" e § 5º do art. 23 da Lei nº 8.036/1990.

VI.6 - Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP)

GFIP significa Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social.

SEFIP é o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social.

A empresa deverá guardar pelo prazo de 30 (trinta) anos toda documentação relacionada à GFIP/SEFIP relacionada ao FGTS. O SEFIP gera o arquivo NRA.SFP (onde o NRA é o número do respectivo arquivo), que contém as informações destinadas ao FGTS e à Previdência Social.

Os registros constantes do arquivo magnético (NRA.SFP) não necessitam ser reproduzidos em meio papel, salvo para permitir a comprovação do cumprimento desta obrigação ou por exigência legal.

O arquivo NRA.SFP, referente ao recolhimento/declaração, deve ser transmitido pelo Conectividade Social até o dia 7 (sete) do mês seguinte àquele em que a remuneração foi paga, creditada ou se tornou devida ao trabalhador e/ou tenha ocorrido outro fato gerador de contribuição ou informação à Previdência Social. Caso não haja expediente bancário, a transmissão deve ser antecipada para o dia de expediente bancário imediatamente anterior. O arquivo referente à competência 13, destinado exclusivamente à Previdência Social, deve ser transmitido até o dia 31 (trinta e um) de janeiro do ano seguinte ao da referida competência.

O contribuinte que deixar de apresentar a GFIP/SEFIP no prazo fixado ou que a apresentar com incorreções ou omissões será intimado a apresentá-la ou a prestar esclarecimentos e sujeitar-se-á às seguintes multas:

a) de R$ 20,00 (vinte reais) para cada grupo de 10 (dez) informações incorretas ou omitidas; e

b) de 2% (dois por cento) ao mês-calendário ou fração, incidentes sobre o montante das contribuições informadas, ainda que integralmente pagas, no caso de falta de entrega da declaração ou entrega após o prazo, limitada a 20% (vinte por cento).

Será considerado como termo inicial o dia seguinte ao término do prazo fixado para entrega da declaração e como termo final a data da efetiva entrega ou, no caso de não apresentação, a data da lavratura do auto de infração ou da notificação de lançamento.

As multas serão reduzidas:

a) à metade, quando a declaração for apresentada após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício; ou

b) a 75% (setenta e cinco por cento), se houver apresentação da declaração no prazo fixado em intimação.

A multa mínima a ser aplicada será de:

a) R$ 200,00 (duzentos reais), tratando-se de omissão de declaração sem ocorrência de fatos geradores de contribuição previdenciária; e

b) R$ 500,00 (quinhentos reais), nos demais casos.

 
O Supremo Tribunal Federal (STF) declarou a inconstitucionalidade das normas que preveem prazo prescricional de 30 (trinta) anos para ações relativas a valores não depositados no Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).
O STF entendeu que o FGTS é direito dos trabalhadores urbanos e rurais definido na Constituição Federal (art. 7º, inciso III)e, portanto, deve se sujeitar à prescrição trabalhista, de 5 (cinco) anos.
A decisão foi tomada na sessão plenária do STF em 13.11.2014, no julgamento do recurso extraordinário com agravo (ARE) 709212, mas até o presente momento não houve alteração na legislação do FGTS.

Fundamentação: art. 7º, inciso III, da Constituição Federal de 1988; "caput" e § 5º do art. 23 da Lei nº 8.036/1990; art. 32-A da Lei nº 8.212/1991; Capítulo I do Manual da GFIP/SEFIP para usuários do SEFIP 8.4, aprovado pela Instrução Normativa RFB nº 880/2008.

VI.7 - Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF)

O aplicativo da Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) é o instrumento criado para que os empregadores façam o recolhimento rescisório do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.

A documentação relacionada à GRRF deverá ser mantida em arquivo pelo prazo de 30 (trinta) anos.

 
O Supremo Tribunal Federal (STF) declarou a inconstitucionalidade das normas que preveem prazo prescricional de 30 (trinta) anos para ações relativas a valores não depositados no Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).
O STF entendeu que o FGTS é direito dos trabalhadores urbanos e rurais definido na Constituição Federal (art. 7º, inciso III)e, portanto, deve se sujeitar à prescrição trabalhista, de 5 (cinco) anos.
A decisão foi tomada na sessão plenária do STF em 13.11.2014, no julgamento do recurso extraordinário com agravo (ARE) 709212, mas até o presente momento não houve alteração na legislação do FGTS.

Fundamentação: art. 7º, inciso III, da Constituição Federal de 1988; "caput" e § 5º do art. 23 da Lei 8.036/1990.

VI.8 - Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

Todo estabelecimento deve fornecer ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), por meio da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), as informações relacionadas as empregados, de acordo com o Decreto nº 76.900/1975.

O responsável pelo fornecimento das informações deve observar, rigorosamente, as orientações para o correto preenchimento dos campos da RAIS, evitando prejuízos ao(a) estabelecimento/entidade e, em especial, aos empregados/servidores, no que se refere ao recebimento do abono salarial pago pelas agências da Caixa Econômica Federal (PIS) ou Banco do Brasil (PASEP) .

As declarações deverão ser fornecidas por meio da Internet, observado que os estabelecimentos ou entidades que não tiveram vínculos laborais no ano-base poderão fazer a declaração acessando a opção - RAIS NEGATIVA - on-line.

É obrigatória a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão da declaração da RAIS por todos os estabelecimentos que possuem a partir de 11 vínculos, exceto para a transmissão da RAIS Negativa e para os estabelecimentos que possuem menos de 11 vínculos.

O empregador que não entregar a RAIS no prazo legal fica sujeito à multa administrativa, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos) , acrescidos de R$ 106,40 (cento e seis reais e quarenta centavos) por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.

 
Em 2017 o prazo para a entrega da declaração da RAIS, ano-base 2016, terminou em 17 de março.

O valor da multa resultante, quando decorrente da lavratura de Auto de Infração (AI), deverá ser acrescido de percentuais, em relação ao valor máximo da multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a critério da autoridade julgadora, na seguinte proporção:

- de 0% a 4% - para empresas com 0 a 25 empregados;

- de 5% a 8,0% - para empresas com 26 a 50 empregados;

- de 9% a 12%- para empresas com 51 a 100 empregados;

- de 13% a 16,0% - para empresas com 101 a 500 empregados;

- de 17% a 20,0% - para empresas com mais de 500 empregados.

 
É de responsabilidade do empregador corrigir as informações da RAIS antes de efetuar a entrega, para não prejudicar o empregado no recebimento do abono salarial.

A lavratura do auto de infração, com a aplicação ou não da multa correspondente ao atraso, não entrega da RAIS ou entrega com erros ou omissões, não isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério do Trabalho e Previdência Social.

Fundamentação: art. 239 da Constituição Federal de 1988; art. 25 da Lei nº 7.998/1990; art. 1º do Decreto nº 76.900/1975; art. 2º da Portaria MTE nº 14/2006, alterada pela Portaria MTE nº 688/2009; arts. 2º, § 2º, 4º, 5º e item 12 da Parte I da Portaria MTE nº 269/2015.

VI.9 - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)

As empresas que dispensarem ou admitirem empregados ficam obrigadas a fazer a respectiva comunicação ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), por meio do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).

Em regra, o CAGED deve ser enviado até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao da movimentação. No entanto, as informações relativas a admissões deverão ser prestadas:

a) nas datas de início das atividades do empregado, quando estiver recebendo seguro-desemprego ou cujo requerimento esteja em tramitação;

 
Para consultar se o trabalhador está requerendo ou recebendo o seguro-desemprego, poderá ser acessado o link "http://granulito.mte.gov.br/sdweb/consulta.jsf".

b) no prazo estipulado em notificação para comprovação do registro do empregado lavrada em ação fiscal conduzida por Auditor-Fiscal do Trabalho (AFT).

O arquivo gerado deverá ser enviado ao MTE via internet.

É obrigatória a utilização de certificado digital válido, padrão ICP Brasil, para a transmissão da declaração do CAGED por todos os estabelecimentos que possuam a partir de 20 (vinte) trabalhadores no 1º dia do mês de movimentação, exceto para os estabelecimentos que possuam menos de 20 (vinte) trabalhadores.

As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo este o e-CPF ou o e-CNPJ.

A cópia do arquivo, o recibo de entrega e o Extrato da Movimentação Processada, deverão ser mantidos no estabelecimento a que se referem, pelo prazo de 5 (cinco) anos a contar da data do envio, para fins de comprovação perante a fiscalização trabalhista.

O envio ou entrega do CAGED fora do prazo sujeitará a empresa ao pagamento de multa administrativa. A referida multa é calculada de acordo com o tempo de atraso e a quantidade de empregados omitidos, conforme segue:

EntregaMultaAplicação
Entrega de CAGED c/ atraso até 30 dias4,2000 UFIRsPor empregado
Entrega de CAGED c/ atraso de 31 até 60 dias6,3000 UFIRsPor empregado
Entrega de CAGED c/ atraso acima de 60 dias12,6000 UFIRsPor empregado

 
O valor da unidade de UFIR equivale a R$ 1,0641.

Fundamentação: art. 1º da Lei 4.923/1965; Portaria MTB nº 290/1997; arts. 1º, , e 4º da Portaria MTE nº 112/2012; art. 2º, § 1º, art. 3º, art. 5º, art. 6º, art. 7º e art. 8º da Portaria MTE nº 1.129/2014, com redação alterada pela Portaria MTE nº 509/2015; art. 25 da Lei nº 7.998/1990.

VI.10 - Contribuição sindical

A contribuição sindical devida por empregados, trabalhadores autônomos, profissionais liberais e empresas/empregadores não recebeu pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), ou ato complementar, tratamento diferenciado no tocante à decadência e prescrição. Desse modo, entende-se que as regras contidas no CTN em relação à decadência e prescrição devem ser aplicadas para as contribuições sindicais.

O CTN estabelece que o direito da Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos. O referido prazo é contado do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento do crédito tributário poderia ser procedido ou da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado.

Fundamentação: art. 173; "caput" e § 4º do art. 150 do Código Tributário Nacional.

VI.11 - Seguro-Desemprego

O comprovantes de entrega da Comunicação de Dispensa (CD) e do Requerimento do Seguro-Desemprego (SD) deverão ser conservados pelo empregador, juntamente com a ficha de registro do trabalhador dispensado, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados a partir da data de dispensa.

Fundamentação: "caput" e parágrafo único do art. 5º da Resolução do CODEFAT nº 393/2004.

VI.12 - Segurança e Saúde em Medicina do Trabalho (SSMT)

As Normas Regulamentadoras (NR), tratam das regras de Segurança Saúde e Medicina do Trabalho (SSMT), e são de observância obrigatória pelas empresas privadas e públicas e pelos órgãos públicos da administração direta e indireta, bem como pelos órgãos dos Poderes Legislativo e Judiciário, que possuam empregados regidos pela Consolidação das Leis do Trabalho.

A seguir alguns documentos e os respectivos prazos de guarda:

a) exames médicos, incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas registrados em prontuário clínico individual, de responsabilidade do médico-coordenador do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) devem ser armazenados pelo período mínimo de 20 (vinte) anos após o desligamento do trabalhador;

b) Mapa de Avaliação Anual do Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho (SESMT) - comprovante deve ser arquivado por 5 (cinco) anos;

c) histórico técnico administrativo do desempenho do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) - deve ser mantido pelo prazo de 20 (vinte) anos.

Fundamentação: item 1.1 da NR -1; subitem 5.40 da NR 5; subitem 4.12 da NR 4; subitem 9.3.8 da NR 9,; subitem 7.4.5.1 da NR 7.

VII - Empregador doméstico

O empregador doméstico deverá arquivar os documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, enquanto essas não prescreverem.

Importante acrescentar que o direito de ação quanto a créditos resultantes das relações de trabalho prescreve em 5 (cinco) anos até o limite de 2 (dois) anos após a extinção do contrato de trabalho.

Fundamentação: art. 168 da CLT; art. 7º do Decreto nº 95.247/1987; arts. 42 e 43 da Lei Complementar nº 150/2015.

VIII - Consultoria Thomson Reuters

1 - Qual o prazo para a Previdência Social apurar, constituir e cobrar seus créditos?

O direito da Previdência Social de apurar, constituir e cobrar seus créditos extingue-se após 5 (cinco) anos, prazo esse estabelecido aos tributos federais, conforme art. 173 do CTN.

Fundamentação: arts. 45 e 46 da Lei nº 8.212/1991; Súmula Vinculante STF nº 8; arts. 173 e 174 do Código Tributário Nacional.

2 - Qual o prazo de guarda dos documentos referentes ao FGTS?

O prazo de guarda dos documentos referentes ao FGTS é de 30 (trinta) anos.

Fundamentação: art. 23, § 5º, da Lei nº 8.036/1990.

3 - Os exames médicos dos empregados devem ser armazenados pelo empregador?

Sim. Os exames médicos, incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas registrados em prontuário clínico individual, de responsabilidade do médico coordenador do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) devem ser armazenados pelo período mínimo de 20 (vinte) anos após o desligamento do trabalhador;

Fundamentação: subitem 7.4.5.1 da NR 7.



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