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Glauce Vianna 
Advogada especializada em Direito Tributário, Consultora Tributária em Curitiba e São Paulo

Artigo - Federal - 2009/1758

Sistema Público de Escrituração Digital - SPED
Glauce Vianna*

Elaborado em 01/2009

1. Contexto Histórico

Por força do princípio federativo, a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios são dotados de autonomia política, administrativa e financeira, cujas atribuições, competências e respectivas limitações estão previstas na Constituição Federal.

De acordo com as regras constitucionais cada ente tem competência para instituir e administrar os respectivos tributos. Dessa forma, cada um desses entes, com a finalidade de fiscalizar a atividade dos contribuintes, pode estabelecer a obrigação acessória que entender mais interessante, o que gera multiplicidades de rotinas de trabalho e muita burocracia, tornando dispendioso o custo para o cumprimento de obrigações tributárias.

Com o intuito de racionalizar os procedimentos a serem observados pelos contribuintes do ICMS e do IPI em 1970, o Ministro da Fazenda e os Secretários de Fazenda ou de Finanças dos Estados e do Distrito Federal, se reuniram e assinaram o Convênio sem número de 1970, criando o Sistema Nacional Integrado de lnformações Econômico Fiscais, determinando que os entes federados incorporassem às suas respectivas legislações tributárias as normas relativas aos documentos e livros fiscais consubstanciadas nos seus artigos.

Apesar dessas obrigações comuns instituídas em 1970, atualmente ainda restam diversas obrigações acessórias que são específicas para cada ente federativo, dificultando o exercício das atividades por empresas que se sujeitam às regras estabelecidas pela União, pelo Estado e pelo Município onde estão estabelecidas.

Sob a ótica da administração, também existe alto investimento para captar, tratar, armazenar e disponibilizar informações sobre as operações realizadas por seus contribuintes, administrando um volume de obrigações acessórias e que não impedem o surgimento de novas hipóteses de evasão.

Assim, a integração e o compartilhamento de informações têm o objetivo de racionalizar e modernizar a administração tributária brasileira, reduzindo custos e entraves burocráticos, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições, além de fortalecer o controle e a fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias.

Nesse sentido foi aprovada a Emenda Constitucional número 42/2003, que introduziu o Inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal, determinando às administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios que atuem de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais.

Para atender o disposto Constitucional, foi realizado, em julho de 2004, em Salvador, o I ENAT - Encontro Nacional de Administradores Tributários, reunindo o Secretário da Receita Federal, os Secretários de Fazenda dos Estados e Distrito Federal, e o representante das Secretarias de Finanças dos municípios das Capitais.

O Encontro teve como objetivo buscar soluções conjuntas nas três esferas de Governo que promovessem maior integração administrativa, padronização e melhor qualidade das informações; racionalização de custos e da carga de trabalho operacional no atendimento; maior eficácia da fiscalização; maior possibilidade de realização de ações fiscais coordenadas e integradas; maior possibilidade de intercâmbio de informações fiscais entre as diversas esferas governamentais; cruzamento de informações em larga escala com dados padronizados e uniformização de procedimentos.

No ENAT foram aprovados dois protocolos de cooperação técnica nas áreas de cadastramento (Projeto do Cadastro Sincronizado) e da Nota Fiscal Eletrônica. No segundo semestre de 2005, no evento do II ENAT - Encontro Nacional de Administradores Tributários, os Secretários de Fazenda dos Estados e DF, o Secretário da Receita Federal e os representantes das Secretarias de Finanças dos municípios das Capitais assinaram o Protocolo ENAT 02/2005, objetivando o desenvolvimento do Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED, que deveria atender aos interesses das Administrações Tributárias.

Conforme dispõe o Protocolo de Cooperação ENAT n 2/2005, no desenvolvimento do SPED seriam observados os seguintes pressupostos, entre outros a serem definidos de comum acordo pelos participes:

bases de dados compartilhadas entre as Administrações Tributárias;

reciprocidade na aceitação da legislação de cada ente signatário, relativa aos livros contábeis e fiscais;

validade jurídica dos livros contábeis e fiscais em meio digital, dispensando a emissão e guarda de documentos e livros em papel;

eliminação da redundância de informações através da padronização e racionalização das obrigações acessórias;

preservação do sigilo fiscal, nos termos do Código Tributário Nacional.

No atual cenário político, em relação aos acordos de integração tributária acima mencionados, dentre outras medidas anunciadas pelo Governo Federal, em 22 de janeiro de 2007, para o Programa de Aceleração do Crescimento 2007-2010 (PAC) - programa de desenvolvimento que tem por objetivo promover a aceleração do crescimento econômico no país, o aumento de emprego e a melhoria das condições de vida da população brasileira - consta, no tópico referente ao Aperfeiçoamento do Sistema Tributário, a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) no prazo de dois anos.

Na mesma linha das ações constantes do PAC que se destinam a remover obstáculos administrativos e burocráticos ao crescimento econômico, pretende-se que o Sped possa proporcionar melhor ambiente de negócios para o País e a redução do "custo Brasil", promovendo a modernização dos processos de interação entre a administração pública e as empresas em geral.

Assim o SPED não se trata arquivo recém instituído: Faz parte de um projeto cujas ações iniciaram-se a 40 anos atrás.

2. Instituição

Com base nos mencionados pressupostos, o Decreto n 6022, de 22.01.2007, instituiu o SPED, tendo sido definido no art. 1º como "instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações".

3. Objetivos

O Sped tem como objetivos, entre outros:

Promover a integração dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais;

Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores;

Tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica.

4. Benefícios

A completa implantação do SPED, pretendida para 2010 busca atingir os seguintes objetivos, conforme prevê seu portal na internet:

redução de custos com a dispensa de emissão e armazenamento de documentos em papel; eliminação do papel;

redução de custos com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias;

uniformização das informações que o contribuinte presta às diversas unidades federadas;

redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas; - redução do tempo despendido com a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte;

simplificação e agilização dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária (comércio exterior, regimes especiais e trânsito entre unidades da federação);

fortalecimento do controle e da fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias;

rapidez no acesso às informações;

aumento da produtividade do auditor através da eliminação dos passos para coleta dos arquivos; possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um leiaute padrão;

redução de custos administrativos; melhoria da qualidade da informação; possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis e os fiscais;

disponibilidade de cópias autênticas e válidas da escrituração para usos distintos e concomitantes;

redução do 'Custo Brasil"; aperfeiçoamento do combate à sonegação; - preservação do meio ambiente pela redução do consumo de papel;

5. Elementos que compõe o SPED

Tendo por fim modernizar a atual sistemática de cumprimento de obrigações acessórias, o SPED compreende três grandes subprojetos, a serem posteriormente analisados:

Escrituração Contábil Digital - ECD; realizada através do SPED Contábil

Escrituração Fiscal Digital - EFD; realizada através do SPED fiscal

Nota Fiscal Eletrônica - NF-e;

6. Inovação Tecnológica: Livros e documentos em forma eletrônica

O Decreto 6.022/2007, instituidor do SPED, prevê em seu art. 2º, que os livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias serão emitidos em forma eletrônica, observado o disposto na Medida Provisória 2.200-2, de 24.08.2001, que trata da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil.

O objetivo da norma contida na citada MP é garantir a "autenticidade, integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras",

Dessa forma, os livros e documentos abrangidos pelo SPED serão assinados digitalmente de acordo com as Normas da ICP-Brasil pelo contribuinte, por seu representante legal ou por quem a legislação indicar. Destaca-se que o ICP-Brasil "é um conjunto de técnicas, práticas e procedimentos, a ser implementado pelas organizações governamentais e privadas brasileiras com o objetivo de garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras (www.receita.fazenda.gov.br).

A assinatura digital, além de obrigatória, se faz necessária para conferir validade jurídica as informações e documentos enviados ao SPED.

Ressalta-se que essa nova sistemática não visa desobrigar o empresário e a sociedade empresária de manter sob sua guarda e responsabilidade os livros e documentos na forma e prazos previstos na legislação aplicável.

7. Usuários do SPED

Nos termos do art. 3º do Decreto 60.22/2007, são usuários do SPED:

Secretaria da Receita Federal do Brasil do Ministério da Fazenda;

Administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, mediante convênio celebrado com a Secretaria da Receita Federal do Brasil; e os órgãos e as entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das sociedades empresárias.

Os usuários, no âmbito de suas respectivas competências, deverão estabelecer a obrigatoriedade, periodicidade e prazos de apresentação dos livros e documentos, por eles exigidos, por intermédio do SPED.

Os atos administrativos expedidos deverão ser implementados no Sistema concomitantemente com a entrada em vigor desses atos. Cumpre mencionar que o fato de estar previsto que os usuários acima elencados editem atos administrativos, não exclui a competência destes para exigir, a qualquer tempo, informações adicionais necessárias ao desempenho de suas atribuições.

8. Acesso às informações

Nos termos do art. 4º do Decreto 6.022/2007 o acesso às informações armazenadas no SPED deverá ser compartilhado com seus usuários, no limite de suas respectivas competências e sem prejuízo da observância à legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário.

Portanto, seus usuários não terão acesso amplo e irrestrito às informações; elas serão disponibilizadas no limite da competência de cada, usuário. Os empresários e as sociedades empresárias também' poderão acessar as informações por eles transmitidas.

9. Administração do SPED

O Protocolo de Cooperação ENAT número 2/2005 prevê que cabe à Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB a coordenação do desenvolvimento e implantação do SPED, comprometendo-se o órgão federal a zelar pela harmonização das soluções propostas, preservando as particularidades e a autonomia de cada ente signatário.

Nesse contexto foi determinado que a administração do SPED será incumbida à RFB com a participação de representantes indicados pelas administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e pelos órgãos e entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das sociedades empresárias.

O SPED, no âmbito da Receita Federal, faz parte do Projeto de Modernização da Administração Tributária e Aduaneira (PMATA) que consiste na implantação de novos processos apoiados por sistemas de informação integrados, tecnologia da informação e infra-estrutura logística adequados.

Assim, o custo pelo desenvolvimento do SPED, inclusive em relação à infra-estrutura para o acesso à base de dados a ser disponibilizada até unidade da RFB nas capitais dos Estados e no Distrito Federal, está a cargo da Receita Federal.

Tendo em vista sua competência, o Decreto número 6.022 determinou que cabe à RFB:

Adotar as medidas necessárias para viabilizar a implantação e o funcionamento do SPED;

Coordenar as atividades relacionadas ao SPED;

Compatibilizar as necessidades dos usuários do SPED;

Estabelecer a política de segurança e de acesso às informações armazenadas no SPED.

Importa mencionar que a RFB, sempre que necessário, também poderá solicitar a participação de representantes dos empresários e das sociedades empresárias, bem assim de entidades de âmbito nacional representativas dos profissionais da área contábil, nas atividades relacionadas ao SPED.

As unidades federadas signatárias serão responsáveis pelo custo da sua própria infra-estrutura de tecnologia da 'informação e comunicação, inclusive as necessidades relativas às interações com unidade local da RFB e, via lnternet, com os contribuintes.

10. Autenticação de livros mercantis

O SPED, nos termos do art. 7º do Decreto 6.022/2007 manterá funcionalidades de uso exclusivo dos órgãos de registro para as atividades de autenticação de livros mercantis. Será possível, portanto, a autenticação eletrônica dos livros mercantis, que hoje segue a disciplina da Instrução Normativa DNRC número 102, de 25 de abril de 2006.

11. Edição de normas complementares

A Secretaria da Receita Federal do Brasil e os órgãos e as entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários das sociedades empresárias expedirão, em suas respectivas áreas de atuação, normas complementares ao cumprimento do disposto no Decreto 6.022/2007.

Passaremos agora a analisar cada um dos sistemas que compõe o SPED.

Nota Fiscal Eletrônica - NF-e
(ênfase na legislação paulista englobando as modificações apresentadas pela Portaria CAT 162/2008 e Protocolo 10/2007 e suas alterações)

1. Histórico

Para atender o disposto no inciso XXII, art. 37, da CF, incluído pela emenda constitucional 42, foi realizado, nos dias 15 a 17 de julho de 2004, em Salvador, o 1º Encontro Nacional de Administradores Tributários - ENAT, reunindo os titulares das administrações tributárias federal, estaduais, do Distrito Federal e dos municípios de capitais.

O encontro teve como objetivo buscar soluções conjuntas das três esferas de Governo que promovessem maior integração administrativa, padronização e melhor qualidade das informações; racionalização de custos e da carga de trabalho operacional no atendimento; maior eficácia da fiscalização; maior possibilidade de realização de ações fiscais coordenadas e integradas; maior possibilidade de intercâmbio de informações fiscais entre as diversas esferas governamentais; cruzamento de dados em larga escala com dados padronizados e uniformização de procedimentos.

No ENAT foram aprovados dois protocolos de cooperação técnica nas áreas do cadastramento (Projeto do Cadastro Sincronizado) e Nota Fiscal Eletrônica.

Visando alinhar as diretrizes do projeto, iniciado pelo ENAT, com o fórum de discussão dos Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (ENCAT), foi realizada uma Reunião Técnica do ENAT/ENCAT, em São Paulo-SP, em 27 de abril de 2005, para a unificação dos diferentes projetos em andamento no âmbito das Administrações Tributárias.

No final de agosto/2005, no evento do II ENAT - Encontro Nacional de Administradores Tributários, em São Paulo, os Secretários de Fazenda dos Estados e DF, o Secretário da Receita Federal e os representantes das Secretarias de Finanças dos municípios das Capitais assinaram o Protocolo ENAT 03/2005.

Através desse Protocolo, nos termos do disposto em sua cláusula 3ª, os participes se comprometem, por intermédio do ENAT, a coordenar, desenvolver e implantar da NF-e.

Para tanto, neste ato, houve também o comprometimento de desígnio de servidores com aptidão técnica necessária desenvolvimento e implantação da NF-e bem como a anuência dos signatários na garantia de participação em projetos e eventos destinados a esse fim.

Importante salientar que nesse evento ficou estabelecida e divida a responsabilidade tanto da RFB como dos Estados em relação ao SPED:

A RFB ficou incumbida pelos custos de desenvolvimento do sistema, inclusive em relação a infra-estrutura para acesso à base de dados a ser disponibilizada até unidade da RFB nas capitais dos Estados e no Distrito Federal.

As unidades federadas signatárias assumiram as responsáveis pelos custos de sua própria infra-estrutua de tecnologia da informação e comunicação, inclusive as necessidades relativas às interações com a RFB e, via internet, com os contribuintes.

Seguindo o intuito desses encontros, em dezembro de 2005, foi assinado o Ajuste SINIEF 07/2005 instituindo a NF-e. Nos termos do Ajuste, foi assinado o protocolo ICMS 10/2007 (que sofreu diversas alterações) estabelecendo obrigatoriedade de utilização da NF-e sendo que atualmente a NF-e já é realidade em nosso país.

O Estado de São Paulo visando a possibilitar uma adaptação gradativa dos contribuintes e da sociedade a este novo modelo, optou por implantar a NF-e em três etapas

1ª Fase - Piloto (Fase Pré-operacional - Nacional)

A primeira fase de implantação do projeto ocorreu em abril de 2006 com 19 (dezenove) empresas voluntárias autorizadas por seis Secretarias de Fazenda (BA, SP, RS, SC, GO e MA).

As NF-e foram emitidas de forma simultânea às suas tradicionais notas fiscais em papel, modelo 1 e 1A.

Nesta fase, as NF-e e os respectivos DANFES não tinham ainda validade tributária.

2ª fase (Operacional)

Em 15/09/06 iniciou-se a fase operacional em que as NF-e passaram a ter validade jurídica. Desde dezembro/2006 a SEFAZ/SP credenciou 50 novas empresas voluntárias como emissoras de NF-e.

3ª fase (Massificação)

A partir da publicação da Portaria CAT 104/07, o credenciamento passou a ter caráter obrigatório a empresas criteriosamente intimadas pela SEFAZ, bem como possibilitou o acesso voluntário às empresas ao projeto NF-e.

Vale salientar ao contribuinte paulista que desde 01 de janeiro de 2009 a matéria pertinente a NF-e é regulada pela Portaria CAT 162/2008 que, inclusive, revogou a Portaria 104/2007.

2. Conceito

É o documento de existência digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes, e cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pela Administração Tributária, do documento eletrônico, antes da ocorrência do Fato Gerador.

Está na hora de rever o trabalho de apenas "lançar notas" e fazer a rotina, com a nova era digital, estamos diante de novas oportunidades de mercado. Escritórios de contabilidade podem pensar em prestar mais assessoria ao seu cliente, ajudar em mais situações, fazer mais planejamento tributário, pois haverá mais tempo, decorrente da diminuição de trabalho com a chegada da NF-e, bem como com a escrituração digital.

Também teremos um número muito menor de erros, na digitação notas fiscais, pois estas já constam no banco de dados do contribuinte, mesmo antes da chegada da mercadoria (aqui estamos tratando de remetente e destinatário aptos a usar NF-e).

3. Descrição Simplificada do Modelo Operacional

De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, que deverá ser assinado digitalmente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor.

Este arquivo eletrônico, que corresponde a Nota Fiscal Eletrônica - NF-e - será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá, em tempo real, um protocolo de recebimento (autorização de uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.

Após o recebimento da NF-e, a Secretaria da Fazenda disponibilizará consulta na Internet para que o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico possam verificar sua autorização e conteúdo.

Este mesmo arquivo (NF-e) será ainda transmitido pela Secretaria de Fazenda para a Receita Federal, que será o repositório nacional de todas as NF-e emitidas e, no caso de uma operação interestadual, também para a Secretaria de Fazenda de destino da operação.

Para acobertar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da NF-e), em papel comum e via única. Conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras unidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados.

O DANFE não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e no Ambiente Nacional (http://www.nfe.fazenda.gov.br) ou no site da SEFAZ.

O contribuinte destinatário, não emissor de NF-e, poderá utilizar os dados contidos no DANFE para a escrituração da NF-e, e o contribuinte emitente da NF-e realizará a escrituração a partir das NF-e emitidas e recebidas.

Em ambos os casos, a validade ficará vinculada à efetiva existência da NF-e nos arquivos das administrações tributárias envolvidas no processo, comprovada através da emissão da Autorização de Uso e consultada pelo destinatário da NF-e.

4. Benefícios da Nota Fiscal Eletrônica

O Projeto NF-e tem instituído mudanças significativas no processo de emissão e gestão das informações fiscais, trazendo grandes benefícios para os contribuintes e as administrações tributárias, conforme descrito a seguir:

Benefícios para o Contribuinte Vendedor (Emissor da NF-e)

Redução de custos de impressão;

Redução de custos de aquisição de papel;

Redução de custos de envio do documento fiscal;

Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais;

Simplificação de obrigações acessórias, como dispensa de AIDF;

Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;

Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B);

Benefícios para o Contribuinte Comprador (Receptor da NF-e)

Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;

Planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da informação da NF-e;

Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais;

Incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B);

Benefícios para a Sociedade

Redução do consumo de papel, com impacto positivo no meio ambiente;

Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;

Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;

Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à Nota Fiscal Eletrônica.

Benefícios para as Administrações Tributárias

Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;

Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;

Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;

Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação; Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da RFB (Sistema Público de Escrituração Digital - SPED).

5. Legislação em vigor

Embora haja pelas unidades federadas brasileiras várias espécies de documento fiscal eletrônico, vale salientar que a NF-e que compreende o programa SPED é aquela instituída pelo Ajuste SINIEF 07/2005 (e suas alterações), e visa a substituição da nota fiscal modelo 1 ou 1-A pelos contribuintes de ICMS e IPI.

O layout da NF-e está definido pelo Ato Cotepe sob nº 22/2008.

Junto ao Estado de SP a NF-e encontra previsão legal junto ao art. 212-O, I e parágrafo 3º devidamente regulamentado Portaria CAT 162/2008 que dispõe sobre sua emissão e utilização.

Importante salientar que essa última Portaria, qual seja, a de número 162/2008, entrou em vigor em 01/01/2009 revogando a Portaria 104/2007. Trouxe sutis alterações ao procedimento de emissão da NF-e. O presente trabalho já engloba essas mudanças.

6. Credenciamento e Descredenciamento para Emissão de NF-e.

Para a emissão da NF-e, o contribuinte deverá estar previamente credenciado pelo Secretaria de Fazenda de seu Estado.

No estado de São Paulo, seguindo os ditames do Ajuste SINIEF 07/2005, ficaram estabelecidas através do art. 2º da Portaria CAT 162/2008, duas formas de credenciamento do contribuinte, são elas:

Voluntário - quando credenciado pelo contribuinte junto ao sistema de credenciamento para emissão de NF-e no estado de São Paulo está disponível no site www.fazenda.sp.gov.br/nfe - opção Credenciamento;

De Ofício - quando efetuado pela Secretaria da Fazenda:

Considerar-se-á credenciado o contribuinte com a publicação do respectivo ato de credenciamento pela DEAT - Diretoria Executiva da Administração Tributária - DEAT. Entretanto, havendo homologação do credenciamento no ambiente de produção ou autorização de uso da nota fiscal eletrônica esses eventos marcam o credenciamento.

Aos contribuintes credenciados de ofício, a Diretoria Executiva da Administração Tributária expedirá ato de credenciamento e obrigatoriedade de Emissão de NF-e que conterá, além da relação de contribuintes, a data de início da obrigação bem como o critério utilizado para sua determinação nos termos o item 5 do parágrafo 3º do art. 212-O do RICMS/SP.

Todo contribuinte credenciado para emitir NF-e deverá obrigatoriamente emitir NF-e em substituição a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, a partir da ocorrência de uma das seguintes datas:

* início da obrigatoriedade de emissão de NF-e a que o estabelecimento esteja sujeito nos termos do art. 7º da Portaria CAT 162/2008;

* 1º (primeiro) dia do 3º (terceiro) mês subseqüente ao seu credenciamento.

Exceção a essa regra: ao estabelecimento voluntariamente credenciado à emissão de NF-e até o dia 31 de dezembro de 2008, a obrigatoriedade da emissão da NF-e aplica-se a partir de 30 de junho de 2009 ficando vetada, após essa data a emissão de nota fiscal modelo 1.

Uma vez credenciado, nos termos do art. 8º da Portaria CAT 162/2008, o contribuinte deverá inutilizar os formulários fiscais de Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, não utilizados até o 15º (décimo quinto) dia após o início da obrigatoriedade de emissão de NF-e.

Ainda deverá elaborar, em 2 (duas) vias, comunicação ao Posto Fiscal de sua vinculação, contendo:

nome e números de inscrição, estadual e no CNPJ;

a seguinte declaração: "Declaro que foram inutilizados os impressos de nota fiscal relacionados, conforme a Portaria CAT-162/08, estando ciente de que, na eventual utilização indevida desses impressos, poderei ser responsabilizado solidariamente nos termos do artigo 9º da Lei 6.374/89.";

séries dos impressos de documentos fiscais inutilizados;

primeiro e último número dos impressos de cada série;

data, nome e qualificação do signatário;

Procuração, dando poderem ao signatário, se for o caso.

Outro aspecto relevante é que sejam observadas, pelo contribuinte credenciado à emissão de NF-e as disposições relativas à emissão de documentos fiscais por sistema eletrônico de processamento de dados, nos termos da Portaria CAT-32, de 28 de março de 1996.

Desde que não obrigado à emissão da NF-e o contribuinte, uma vez credenciado, poderá solicitar o respectivo descredenciamento. Tal pedido poderá ser efetivado junto ao Sistema da NF-e e terá validade após publicação do ato do Diário Oficial de São Paulo ficando vedado o credenciamento voluntário pelo prazo de 180 dias (parágrafo 3º do art. 5º da Portaria CAT 162/2008.

6. Obrigatoriedade de Emissão

Através do Ajuste SINIEF 07/2005 ficaram autorizadas as unidades federadas a estabelecer a obrigatoriedade de utilização da NF por intermédio de Protocolos.

Nesse sentido foi firmado inicialmente o Protocolo ICMS sob nº 10 de 18 de abril de 2007, que sofreu diversas alterações sendo a última pelo Protocolo ICMS 87/2008.

Seguindo os ditames dos acordos acima mencionados a obrigatoriedade da emissão da NF-e para os contribuintes paulistas está prevista no Anexo Único da Portaria CAT 162/2008.

Para facilitar a visualização apresentamos uma tabela prática dos obrigados a emissão da NF-e e das datas estabelecidas da obrigatoriedade:

ContribuinteData de início de obrigatoriedade de emissão de NF-e
I - fabricantes de cigarros1º de abril de 2008
II - distribuidores ou atacadistas de cigarros1º de abril de 2008
III - produtores, formuladores e importadores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente1º de abril de 2008
IV - distribuidores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente1º de abril de 2008
V - transportadores e revendedores retalhistas - TRR, assim definidos e autorizados por órgão federal competente1º de abril de 2008
VI - fabricantes de automóveis, camionetes, utilitários, caminhões, ônibus e motocicletas1º de dezembro de 2008
VII - fabricantes de cimento1º de dezembro de 2008
VIII - fabricantes, distribuidores e comerciantes atacadistas de medicamentos alopáticos para uso humano1º de dezembro de 2008
IX - frigoríficos e atacadistas que promoverem as saídas de carnes frescas, refrigeradas ou congeladas das espécies bovinas, suínas, bufalinas e avícola1º de dezembro de 2008
X - fabricantes de bebidas alcoólicas inclusive cervejas e chopes1º de dezembro de 2008
XI - fabricantes de refrigerantes1º de dezembro de 2008
XII - agentes que, no Ambiente de Contratação Livre (ACL), vendam energia elétrica a consumidor final1º de dezembro de 2008
XIII - fabricantes de semi-acabados, laminados planos ou longos, relaminados, trefilados e perfilados de aço1º de dezembro de 2008
XIV - fabricantes de ferro-gusa1º de dezembro de 2008
XV - importadores de automóveis, camionetes, utilitários, caminhões, ônibus e motocicletas1º de abril de 2009
XVI - fabricantes e importadores de baterias e acumuladores para veículos automotores1º de abril de 2009
XVII - fabricantes de pneumáticos e de câmaras-de-ar1º de abril de 2009
XVIII - fabricantes e importadores de autopeças1º de abril de 2009
XIX - produtores, formuladores, importadores e distribuidores de solventes derivados de petróleo, assim definidos e autorizados por órgão federal competente1º de abril de 2009
XX - comerciantes atacadistas a granel de solventes derivados de petróleo1º de abril de 2009
XXI - produtores, importadores e distribuidores de lubrificantes e graxas derivados de petróleo, assim definidos e autorizados por órgão federal competente1º de abril de 2009
XXII - comerciantes atacadistas a granel de lubrificantes e graxas derivados de petróleo1º de abril de 2009
XXIII - produtores, importadores, distribuidores a granel, engarrafadores e revendedores atacadistas a granel de álcool para outros fins1º de abril de 2009
XXIV - produtores, importadores e distribuidores de GLP - gás liquefeito de petróleo ou de GLGN - gás liquefeito de gás natural, assim definidos e autorizados por órgão federal competente1º de abril de 2009
XXV - produtores, importadores e distribuidores de GNV - gás natural veicular, assim definidos e autorizados por órgão federal competente1º de abril de 2009
XXVI - atacadistas de produtos siderúrgicos e ferro gusa1º de abril de 2009
XXVII - fabricantes de alumínio, laminados e ligas de alumínio1º de abril de 2009
XXVIII - fabricantes de vasilhames de vidro, garrafas PET e latas para bebidas alcoólicas e refrigerantes1º de abril de 2009
XXIX - fabricantes e importadores de tintas, vernizes, esmaltes e lacas1º de abril de 2009
XXX- fabricantes e importadores de resinas termoplásticas1º de abril de 2009
XXXI - distribuidores, atacadistas ou importadores de bebidas alcoólicas, inclusive cervejas e chopes1º de abril de 2009
XXXII - distribuidores, atacadistas ou importadores de refrigerantes1º de abril de 2009
XXXIII - fabricantes, distribuidores, atacadistas ou importadores de extrato e xarope utilizados na fabricação de refrigerantes1º de abril de 2009
XXXIV - atacadistas de bebidas com atividade de fracionamento e acondicionamento associada1º de abril de 2009
XXXV- atacadistas de fumo1º de abril de 2009
XXXVI - fabricantes de cigarrilhas e charutos1º de abril de 2009
XXXVII- fabricantes e importadores de filtros para cigarros1º de abril de 2009
XXXVIII - fabricantes e importadores de outros produtos do fumo, exceto cigarros, cigarrilhas e charutos1º de abril de 2009
XXXIX- processadores industriais do fumo1º de abril de 2009
XL - fabricantes de cosméticos, produtos de perfumaria e de higiene pessoal1º de setembro de 2009
XLI - fabricantes de produtos de limpeza e de polimento1º de setembro de 2009
XLII - fabricantes de sabões e detergentes sintéticos1º de setembro de 2009
XLIII - fabricantes de alimentos para animais1º de setembro de 2009
XLIV - fabricantes de papel1º de setembro de 2009
XLV - fabricantes de produtos de papel, cartolina, papel-cartão e papelão ondulado para uso comercial e de escritório1º de setembro de 2009
XLVI - fabricantes e importadores de componentes eletrônicos1º de setembro de 2009
XLVII - fabricantes e importadores de equipamentos de informática e de periféricos para equipamentos de informática1º de setembro de 2009
XLVIII - fabricantes e importadores de equipamentos transmissores de comunicação, pecas e acessórios1º de setembro de 2009
XLIX - fabricantes e importadores de aparelhos de recepção, reprodução, gravação e amplificação de áudio e vídeo1º de setembro de 2009
L - estabelecimentos que realizem reprodução de vídeo em qualquer suporte1º de setembro de 2009
LI - estabelecimentos que realizem reprodução de som em qualquer suporte1º de setembro de 2009
LII - fabricantes e importadores de mídias virgens, magnéticas e ópticas1º de setembro de 2009
LIII - fabricantes e importadores de aparelhos telefônicos e de outros equipamentos de comunicação, peças e acessórios1º de setembro de 2009
LIV - fabricantes de aparelhos eletromédicos e eletroterapeuticos e equipamentos de irradiação1º de setembro de 2009
LV - fabricantes e importadores de pilhas, baterias e acumuladores elétricos, exceto para veículos automotores1º de setembro de 2009
LVI - fabricantes e importadores de material elétrico para instalações em circuito de consumo1º de setembro de 2009
LVII - fabricantes e importadores de fios, cabos e condutores elétricos isolados1º de setembro de 2009
LVIII - fabricantes e importadores de material elétrico e eletrônico para veículos automotores, exceto baterias1º de setembro de 2009
LIX - fabricantes e importadores de fogões, refrigeradores e maquinas de lavar e secar para uso domestico, peças e acessórios1º de setembro de 2009
LX - estabelecimentos que realizem moagem de trigo e fabricação de derivados de trigo1º de setembro de 2009
LXI - atacadistas de café em grão1º de setembro de 2009
LXII - atacadistas de café torrado, moído e solúvel1º de setembro de 2009
LXIII - produtores de café torrado e moído, aromatizado1º de setembro de 2009
LXIV - fabricantes de óleos vegetais refinados, exceto óleo de milho1º de setembro de 2009
LXV - fabricantes de defensivos agrícolas1º de setembro de 2009
LXVI - fabricantes de adubos e fertilizantes1º de setembro de 2009
LXVII - fabricantes de medicamentos homeopáticos para uso humano1º de setembro de 2009
LXVIII - fabricantes de medicamentos fitoterápicos para uso humano1º de setembro de 2009
LXIX - fabricantes de medicamentos para uso veterinário1º de setembro de 2009
LXX - fabricantes de produtos farmoquímicos1º de setembro de 2009
LXXI - atacadistas e importadores de malte para fabricação de bebidas alcoólicas1º de setembro de 2009
LXXII - fabricantes e atacadistas de laticínios1º de setembro de 2009
LXXIII - fabricantes de artefatos de material plástico para usos industriais1º de setembro de 2009
LXXIV - fabricantes de tubos de aço sem costura1º de setembro de 2009
LXXV - fabricantes de tubos de aço com costura1º de setembro de 2009
LXXVI - fabricantes e atacadistas de tubos e conexões em PVC e cobre1º de setembro de 2009
LXXVII - fabricantes de artefatos estampados de metal1º de setembro de 2009
LXXVIII - fabricantes de produtos de trefilados de metal, exceto padronizados1º de setembro de 2009
LXXIX - fabricantes de cronômetros e relógios1º de setembro de 2009
LXXX - fabricantes de equipamentos e instrumentos ópticos, peças e acessórios1º de setembro de 2009
LXXXI - fabricantes de equipamentos de transmissão ou de rolamentos, para fins industriais1º de setembro de 2009
LXXXII - fabricantes de máquinas, equipamentos e aparelhos para transporte e elevação de cargas, peças e acessórios1º de setembro de 2009
LXXXIII - fabricantes de aparelhos e equipamentos de ar condicionado para uso não-industrial1º de setembro de 2009
LXXXIV - serrarias com desdobramento de madeira1º de setembro de 2009
LXXXV - fabricantes de artefatos de joalheria e ourivesaria1º de setembro de 2009
LXXXVI - fabricantes de tratores, peças e acessórios, exceto agrícolas1º de setembro de 2009
LXXXVII -fabricantes e atacadistas de pães, biscoitos e bolacha1º de setembro de 2009
LXXXVIII - fabricantes e atacadistas de vidros planos e de segurança1º de setembro de 2009
LXXXIX - atacadistas de mercadoria em geral, com predominância de produtos alimentícios1º de setembro de 2009
XC - concessionários de veículos novos1º de setembro de 2009
XCI - fabricantes e importadores de pisos e revestimentos cerâmicos1º de setembro de 2009
XCII - tecelagem de fios de fibras têxteis1º de setembro de 2009
XCIII - preparação e fiação de fibras têxteis1º de setembro de 2009

A obrigatoriedade constante na tabela acima se aplica a todas as operações efetuadas em todos os estabelecimentos dos contribuintes referidos acima, que estejam localizados no Estado de São Paulo, ficando vedada a emissão de Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A.

Importante: a obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, modelo 55, em substituição a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, nos termos do art. 7º, parágrafo 2º da Portaria CAT 162/2008, não se aplica:

Ao estabelecimento do contribuinte onde não se pratique e nem se tenha praticado as atividades listadas acima há pelo menos 12 (doze) meses, ainda que a atividade seja realizada em outros estabelecimentos do mesmo titular;

Às operações realizadas fora do estabelecimento (art. 434 do RICMS/SP), relativas às saídas de mercadorias remetidas sem destinatário certo, desde que;

1 - seja lavrado termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6, informando que as operações praticadas enquadram-se nesta hipótese de dispensa de emissão de NF-e e indicando a série ou as séries que serão utilizadas para as Notas Fiscais, emitidas por ocasião das entregas efetuadas;

2 - sejam emitidas NF-e por ocasião da remessa da mercadoria para venda fora do estabelecimento e por ocasião do retorno do veículo, relativamente às mercadorias não entregues, nos termos do Art. 434, §§ 1º, 2º, e 4º, do Regulamento do ICMS e

3 - quando emitida, no ato da entrega de mercadoria objeto de operação realizada fora do estabelecimento, Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, conste, entre os demais requisitos legais, no campo "Informações Complementares", a série e o número da NF-e emitida conforme o item 2;

Na hipótese dos fabricantes de aguardente (cachaça) ou vinho que aufira receita bruta anual inferior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil) reais.

Na entrada de sucata de metal, com peso inferior a 200 Kg (duzentos quilogramas), adquirida de particulares, inclusive catadores, desde que, ao final do dia, seja emitida NF-e englobando o total das entradas ocorridas.

Até o dia 31 de março de 2009 não estão obrigados à emissão da NF-e na forma prevista pela Portaria CAT 162/2007 , os estabelecimentos atacadistas que promovam operações com os seguintes produtos:

cigarros;

bebidas alcoólicas, inclusive cervejas e chopes, ou refrigerantes.

Tal dispensa não se aplica se o valor total das operações com as mercadorias acima indicadas superar o percentual de 5% (cinco por cento) do valor total das operações de saída do exercício anterior.

Os contribuintes dispensados da emissão da NF-e deverão apor, no campo informações da Nota Fiscal emitida a expressão "Dispensado de emissão de Nfe - PCAT 162/2008 - Art. 7º Hipótese TAL '".

Para os demais contribuintes, a estratégia de implantação nacional é que estes, voluntariamente e gradualmente, se interessem por tornarem-se emissores de Nota Fiscal Eletrônica.

7. Especificações Técnicas da NF-e.

A NF-e deverá ser emitida com base no leiaute estabelecido no Ato Cotepe/ICMS Nº 22, de 25/06/2008, por meio de "software" desenvolvido ou adquirido por ele ou, ainda, utilizar o "software" disponibilizado pela Secretaria da Fazenda, no endereço eletrônico www.fazenda.sp.gov.br/nfe.

No Estado de São Paulo, a emissão da Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, modelo 55, em substituição à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, bem como a emissão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE, ambos nos termos do § 3º do artigo 212-O do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto 45.490, de 30 de novembro de 2000, deverão obedecer às disposições da Portaria CAT 162/2008.

Com base na legislação citada, deverão ser observadas as seguintes formalidades:

o arquivo digital da NF-e deverá ser elaborado no padrão XML (Extended Markup Language);

   a numeração da NF-e será seqüencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido esse limite.

Esclarecemos que a numeração utilizada pela NF-e será distinta e independente da numeração utilizada pela Nota Fiscal em papel. Ressalte-se que a NF-e é uma nova espécie de documento fiscal: o modelo da NF-e é "55" e os modelos das Notas Fiscais em papel correspondentes são "1 ou 1A".

Acerca da seriação, o contribuinte poderá adotar séries distintas para a emissão da NF-e, observado, no Estado de São Paulo, o disposto no artigo 196 do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto nº 45.490, de 30 de novembro de 2000, mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência - RUDFTO (modelo 6).

Uma NF-e aceita até 990 itens de produto. Há também um limite de tamanho do arquivo que deve ser transmitido à SEFAZ para se obter a autorização de uso: os arquivos XML não poderão exceder a 500 Kbytes.

Ainda, a NF-e deverá:

Conter um código numérico gerado pelo emitente, que comporá a chave de acesso de identificação da NF-e;

Ser assinada pelo emitente, com assinatura digital, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte afim de garatir a autenticidade do documento.

8. Autorização de Uso

Nos termos do Ajuste SINIEF 7/2005 e da Portaria CAT 162/2008, o arquivo digital da NF-e só poderá ser utilizado como documento fiscal, após:

Ser transmitido eletronicamente à administração tributária;

Ter seu uso autorizado por meio de Autorização de Uso da NF-e

Na recepção de cada NF-e pela Secretaria da Fazenda, para fins de autorização de uso, é feita uma validação de forma, sendo validados:

Situação Cadastral do Emitente

Assinatura digital - para garantir a autoria da NF-e e sua integridade;

Formato de campos - para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos da NF-e (por exemplo, um campo valor preenchido com letras);

Numeração da NF-e - para garantir que a mesma NF-e não seja recebida mais do que uma vez;

Credenciamento do Emitente - se a empresa emitente da NF-e está credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda;

Layout - se a empresa emitiu o documento fiscal observando os ditames do Ato Cotepe 22.

Dessa forma, uma NF-e estar com seu uso autorizado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) significa simplesmente que a SEFAZ recebeu uma declaração da realização de uma determinada operação comercial a partir de determinada data e que verificou previamente determinados aspectos formais (autoria, formato e autorização do emitente) daquela declaração, não se responsabilizando, em nenhuma hipótese, informações contidas no documento que é de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal.

A comunicação da Secretaria da Fazenda será efetuada pela Internet, mediante protocolo disponibilizado ao emitente ou a terceiro por ele autorizado, contendo, conforme o caso, o número do protocolo, a chave de acesso, o número da NF-e ou a data e a hora do recebimento da solicitação de Autorização de Uso da NF-e

   Afora a possibilidade de concessão da Autorização de Uso da NF pretendida pelo contribuinte podem ocorrer duas situações distintas: a denegação da Autorização e a rejeição do arquivo digital.

   Em relação à denegação de uso, essa comunicação é dada ao contribuinte devido a irregularidades cadastrais. Havendo a denegação da autorização o arquivo digital ficará arquivado junto à SEFAZ identificado como "Denegada autorização de Uso".

   Já a rejeição do arquivo digital da NF-e dar-se-á nos seguintes casos:

Falha na recepção ou no processamento do arquivo;

Falha no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital;

Não credenciamento do emitente para emissão de NF-e;

Duplicidade do número da NF-e;

Falha na leitura do número da NF-e;

Outras falhas no preenchimento ou no leiaute do arquivo digital da NF-e.

Diferentemente da denegação, o arquivo rejeitado não ficará arquivado junto à SEFAZ e, depois de sanadas as irregularidades, poderá ser reenviado.

Da mesma forma que ocorre com a Autorização, nos casos de denegação/rejeição a Sefaz disponibilizará protocolo com o motivo pelo qual aquela não foi concedida.

Importante salientar que a transmissão da NF-e pode ser efetivada em lotes de até 50 NFs-e (ou até 500 kbytes), mas a validade será sempre individual, nota a nota. Essa informação está disposta no Manual de Integração do Contribuinte.

Ainda, informamos que após a concessão da Autorização de Uso da NF-e está não poderá ser alterada, salvo por meio de Carta de Correção Eletrônica-CC, assunto que mencionaremos em tópico específico.

9. Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE

Conforme já mencionado a Nota Fiscal Eletrônica tem existência apenas digital, dessa forma, nos termos do Ajuste SINIEF 7/2005 e da Portaria CAT 162/2008, para documentar o trânsito da mercadoria e também para facilitar à consulta da NF-e foi instituído o Documento Auxiliar da NF-e - DANFE, conforme leiaute estabelecido em Ato Cotepe.

O DANFE é um documento impresso em papel com o objetivo de:

Acompanhar o trânsito de mercadorias;

Colher a firma do destinatário/tomador para comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços;

Auxiliar na escrituração da NF-e pelo destinatário não credenciado à NF-e, entretanto essa hipótese não foi contemplada pela Portaria CAT 162/2008. Assim, a escrituração da NF-e deverá ser efetivada pelo acesso do contribuinte ao arquivo eletrônico junto à página da SEFAZ.

Ainda, salienta-se que somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da Autorização de Uso da respectiva NF-e . A única exceção à regra é a emissão do DANFE nos casos de contingência assunto que veremos de forma pormenorizada no tópico 11.

Atentamos ao fato de que o DANFE não é uma nota fiscal, nem a substitui, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e, que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência da NF-e, por meio do site da Secretaria de Fazenda Estadual autorizadora ou da Receita Federal.

10. Emissão do DANFE

O DANFE, nos termos do Ajuste SINIEF 7/2005 e da Portaria CAT 162/2008 deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício (230 x 330), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário de segurança para impressão de Danfe (Ajuste SINIEF 11/2008), formulário contínuo ou formulário pré-impresso. Os títulos e as informações dos respectivos campos devem ser grafados de modo que seus dizeres e indicações estejam bem legíveis.

Quando a legislação tributária exigir a utilização específica de vias adicionais para as notas fiscais, o contribuinte que utilizar NF-e deverá imprimir o DANFE com o número de cópias necessárias para cumprir a respectiva norma.

Além disso, o DANFE deverá conter código de barras, conforme padrão estabelecido em Ato Cotepe, bem como poderá conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico.

O padrão de código de barras a ser impresso no DANFE é o CODE-1 28C, que se encontra em Anexo ao Manual de Integração do Contribuinte, O referido código de barras deverá representar apenas a chave única de acesso do arquivo da nota fiscal eletrônica, com 44 posições.

A impressão do código de barras no DANFE tem a finalidade de facilitar e tornar dinâmica a captura da chave de acesso da NF-e para consulta da sua veracidade nos portais estaduais e da Receita Federal.

Com a chave de acesso poderá ser realizada a consulta integral ou resumida de uma Nota Fiscal Eletrônica e da sua situação, bem como possibilita a visualização da autorização de uso do documento. O código facilitará também o registro do trânsito de mercadorias nos Postos Fiscais e, a critério de cada unidade federada, a disponibilização do arquivo da NF-e consultada.

A aposição de carimbos no DANFE, quando do trânsito da mercadoria, deve ser feita em seu verso, sendo permitida a indicação de informações complementares de interesse do emitente, também impressas no verso, hipótese em que sempre será reservado espaço, com a dimensão mínima de 10x15 cm, em qualquer sentido, para atendimento à aposição do carimbo. Observe-se ainda que o DANFE poderá ser emitido em tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias comercializadas.

Ressalte-se que o contribuinte, mediante autorização de cada unidade da Federação, poderá solicitar alteração do leiaute do DANFE, para adequá-lo às suas operações, desde que mantidos os campos obrigatórios da NF-e constantes do DANFE. Ainda, é permitido a utilização de outros elementos gráficos desde que não prejudiquem a leitura de seu conteúdo ou do código de barras do leitor óptico.

Junto ao Estado de São Paulo, a Portaria CAT 162/2008 determinou, de ofício e a critério da necessidade do contribuinte a possibilidade de alterações no layout de impressão do DANFE, desde que registrado termo no Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência. São elas:

exclusão de campos do DANFE, desde que não sejam obrigatórios no leiaute da NF-e, exceto os constantes no quadros "Transportador / Volumes transportados", "Dados do produto / serviços" e aos campos "Data de entrada" e "Data de saída";

inclusão de campos no DANFE, desde que o campo exista no leiaute da NF-e;

utilização de código de barras em tamanho maior do padrão definido em Ato COTEPE, até o limite de 13 cm de comprimento, desde que utilizado papel de tamanho maior do que o A4 (210 x 297 mm) e igual ou inferior do que o ofício 2 (230 x 330 mm).

Possibilidade de emissão do DANFE em tamanho igual ou inferior ao A4 (210 X 297 mm) nas operações de saída de mercadorias remetidas sem destinatário certo para a realização de operações fora do estabelecimento, de que trata o Art. 434 do Regulamento do ICMS, quando o contribuinte optar por emitir NF-e em cada venda ocorrida fora do estabelecimento.

Atentamos para o fato de que, na hipótese de operação interestadual, o disposto no § 1º aplica-se apenas se o Estado de destino autorizar as alterações no leiaute.

   Segue no tópico seguinte, modelo de DANFE para sua visualização:

10.1 Modelo do Danfe

11. Ocorrência de problemas técnicos. Contingência

A Portaria CAT 162/2008, em seu Capítulo IV prevê ações a serem tomadas pelos contribuintes em caso de ocorrência de problemas técnicos.

O Sistema NF-e foi concebido para dispor de alta disponibilidade, para que o contribuinte possa prosseguir tendo suas NF-e autorizadas mesmo diante da ocorrência de falhas.

Por consequência, a SEFAZ que autoriza NF-e (SEFAZ-Origem) deve dispor de uma infra-estrutura de suporte à operação funcionando em regime de 24x7. Esta infra-estrutura de suporte deve ter capacidade de detectar as falhas, avaliar sua gravidade e tomar as medidas cabíveis, de forma a manter a disponibilidade do serviço para os contribuintes.

A estratégia de contingência do Sistema NF-e consiste em 3 (três) três alternativas:

Operação com o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN);

Transmissão da Declaração Prévia de Emissão em Cotingência - DPEC (NF-e) para a Receita Federal e, após ciência de seu recebimento pela RFB, emitir o Danfe que seguirá o procedimento descrito em tópico específico desse trabalho, sob nº .;

Emissão de DANFE em Contingência, Impresso em Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico - (FS DA), com posterior transmissão das respectivas NF-e para a SEFAZ-Origem.

A disponibilização dessas três modalidades de contingência tem como objetivo o atendimento dos requisitos de alta disponibilidade e mínimo impacto no processo de faturamento dos contribuintes, cabendo a estes a opção pela adoção da alternativa que for mais conveniente, conforme o cenário da falha.

As modalidades de contingência são descritas detalhadamente a seguir.

11.1 Operação com o SCAN - Sistema de Contingência do Ambiente Nacional

Nesta modalidade o SCAN opera em substituição à SEFAZ-Origem, executando as seguintes funções para os Contribuintes:

Recepção e autorização de NF-e

Cancelamento de NF-e

Inutilizarão de numeração de NF-e

consulta à situação de uma NF-e

Consulta ao status operacional do seu serviço

O SCAN encaminha os documentos para o Ambiente Nacional, que executa as seguintes funções:

Envia para a SEFAZ-Origem os documentos recebidos em contingência;

Envia as NF-e de operações interestaduais para a SEFAZ-Destino e para a Suframa.

O SCAN somente tratará NF-e emitidas com numeração nas séries 900 a 999. Esta regra aplica-se a todos os serviços (autorizações, cancelamento, inutilizarão e consulta de situação da NF-e). Com esta restrição elimina-se a possibilidade de que, após a recuperação de uma

falha, uma mesma NF-e tenha sido autorizada pelo SCAN e pela SEFAZ-Origem.

Da mesma forma, a SEFAZ-Origem não autorizará, cancelará ou inutilizará numeração de NF-e nestas séries reservadas ao SCAN. A exceção a esta regra é o serviço de consulta à situação da NF-e, uma vez que a SEFAZ-Origem poderá responder à consulta de situação das NF-e das séries 900-999 que estejam em sua base de dados.

Para utilizar essa modalidade de contingência, a aplicação de emissão de NF-e do Contribuinte deve modificar sua forma de operação, conforme descrito a seguir:

Passar a gerar NF-e com numeração nas séries de contingência (900 a 999).

Alterar as chamadas de Web Services para invocar os Web Services providos pelo SCAN.

Transmitir NF-e e imprimir DANFE normalmente, conforme as autorizações obtidas no SCAN.

Monitorar a disponibilidade da SEFAZ-Origem (através do Web Service NfeStatusServico do SCAN), para determinar o momento de voltar a operar com a SEFAZ-Origem.

Ocorrendo a indisponibilidade, a SEFAZ-Origem acionará o SCAN para que ative o serviço de recepção e autorização de NF-e em seu lugar. Finda a indisponibilidade, a SEFAZ-Origem acionará novamente o SCAN, agora para desativar o serviço. A desativação do serviço de recepção e autorização de NF-e pelo SCAN será precedida por um período de 15 minutos, em que ambos os ambientes estarão simultaneamente disponíveis, de forma a minimizar o impacto da mudança para o Contribuinte.

Inicialmente, o acionamento para ativação/desativação será baseado em interação humana, entre a operação da SEFAZ-Origem e a operação do SCAN. Desta forma, o Suporte da SEFAZ-Origem deve ter condições de detectar a falha, avaliar se é generalizada, decidir pela ativação do SCAN e comandar esta ativação, em qualquer hora e em qualquer dia.

Apenas o serviço de recepção e autorização de NF-e pelo SCAN seguirá a sistemática de ativação/desativação. Os demais serviços (cancelamento, inutilização, consulta situação de NF-e e consulta status do serviço) ficarão permanentemente ativos. Com isso o Contribuinte poderá, a qualquer momento, executar os cancelamentos, inutilizações e consultas necessárias à manutenção da integridade da seqüência de numeração das emissões de NF-e nas séries reservadas ao SCAN.

As NF-e autorizadas pelo SCAN (séries 900 a 999) serão disponibilizadas para a SEFAZ-Origem e Ambiente Nacional, permitindo a consulta nos dois ambientes. Os números de Protocolo autorizados pelo SCAN devem ser seqüenciais para uma mesma SEFAZ permitindo o controle de forma natural, pela SEFAZ-Origem, das autorizações realizadas em contingência pelo SCAN.

11.2 Cotingência Eletrônica - Declaração Prévia de Emissão em Cotingência - DPEC (NF-e)

O modelo de Contingência Eletrônica foi idealizado como alternativa que permita a dispensa do uso do formulário de segurança para impressão do DANFE e a não alteração da série e numeração da NF-e emitida em contingência.

Esta modalidade de contingência é baseada no conceito de Declaração Prévia de Emissão em Contingência - DPEC, que contem as principais informações da NF-e que serão emitidas em contingência, que será prestada pelo emissor para SEFAZ.

A Contingência Eletrônica poderá ser adotada por qualquer emissor que esteja impossibilitado de transmissão e/ou recepção das autorizações de uso de suas NF-e, adotando os seguintes passos:

a) alterar o tp_Emis das NF-e que deseja emitir para "4";

b) regerar as notas fiscais e os lotes de NF-e;

c) gerar o arquivo XML de Declaração Prévia de Emissão em Contingência - DPEC, com as seguintes informações das NF-e que compõe um lote de NF-e:

· chave de acesso;

· CNPJ ou CPF do destinatário;

· UF de localização do destinatário;

· Valor Total da NF-e;

· Valor Total do ICMS;

· Valor Total do ICMS ST.

d) o arquivo gerado deve ser complementado com outras informações de controle como o CNPJ, a IE e UF de localização do contribuinte e será assinado digitalmente com o certificado digital do emissor dos documentos contidos no arquivo;

e) o arquivo XML de Declaração Prévia de Emissão em Contingência - DPEC deve ser enviado para o Sistema de Contingência Eletrônica - SCE via Web Service ou via upload através de página WEB;

f) impressão dos DANFE das NF-e que constam do DPEC enviado ao SCE em papel comum; duas vias com a expressão "DANFE impresso em contingência - DEPC regularmente recebido pela Receita Federal do Brasil"

g) após a cessação dos problemas técnicos que impediam a transmissão da NF-e para UF de origem:

transmitir as NF-e emitidas em Contingência Eletônica para a SEFAZ/SP no prazo limite de 168 horas.

o emissor deve tratar as NF-e transmitidas por ocasião da ocorrência dos problemas técnicos que estão pendentes de retorno;

A título de esclarecimento, o contribuinte que fizer uso do Emissor de NF-e da SEFAZ SP poderá gerar e transmitir a DEPEC junto ao próprio programa.

11.3 Emissão de DANFe em contingência, impresso em formulário de segurança para impressão de Danfe (FSDA)

Essa hipóteses de contingência está caracterizada pela utilização do Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), instituído pelo Convênio ICMS 110/2008.

Nesta modalidade o Contribuinte gera NF-e e emite o DANFE em formulário de segurança próprio para esse fim, qual seja, Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico - (FS DA), em duas vias.

Uma das vias acompanha a mercadoria e a outra é arquivada na empresa emitente para posterior apresentação ao Fisco. Sanada a contingência, o Contribuinte deve transmitir as NF-e correspondentes para a SEFAZ-Origem.

Para utilizar essa modalidade de contingência a aplicação de emissão de NF-e do Contribuinte deve modificar sua forma de operação, conforme a seguir;

Passar a gerar NF-e atribuindo ao campo "tpEmis" o valor 2 (identifica a NF-e emitida em contingência);

Imprimir DANFE em formulário de segurança, estampando a informação "DANFE em contingência, impresso em decorrência de problemas técnicos";

Transmitir para a SEFAZ-Origem as NF-e geradas cujos DANFE foram emitidos em contingência, após a recuperação da falha.

As NF-e emitidas em contingência seguem a numeração e séries normais utilizadas pelo Contribuinte. Estas NF-e não utilizam as séries reservadas ao SCAN. Estas NF-e deverão ser transmitidas para a SEFAZ-Origem imediatamente após a recuperação da falha. Ocorrendo erro que implique em rejeição de alguma destas NF-e, ela deve ser corrigida e retransmitida com a mesma numeração e série, sanando a irregularidade identificada.

Caso o DANFE original já tenha sido enviado para o destinatário e a alteração processada implique em alteração de conteúdo do mesmo, o novo DANFE impresso com a correção deve ser enviado para o destinatário juntamente com a nova NF-e autorizada.

O destinatário deverá manter em arquivo as duas cópias do DANFE recebidos. O contribuinte emissor deverá lavrar termo no Livro de Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, informando o motivo da entrada em contingência, número dos formulários de segurança utilizados, data e hora do início e término, bem como a numeração e série das NF-e geradas neste período.

Durante o processamento destas NF-e a SEFAZ-Origem não fará a verificação das hipóteses que podem resultar na Denegação.

Nas hipóteses de utilização de formulário de segurança para a impressão de DANFE, este deverá atender ao disposto no Convênio ICMS nº 58/95, tanto no que se refere às suas características quanto aos procedimentos para sua aquisição, sendo dispensada a exigência da Autorização de Impressão de Documentos Fiscais - AIDF e a exigência de Regime Especial. No referido formulário também não poderá ser impressa a expressão "Nota Fiscal", devendo, em seu lugar, constar a expressão "DANFE".

É vedada ainda a utilização de formulário de segurança adquirido para impressão do DANFE para outra destinação.

Uma vez que foi criado o Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), foi também estabelecido um prazo para utilização do Formulário de Segurança comum.

Nesse sentido, a partir de 1º de março de 2009, fica vedada à Administração Tributária das Unidades Federadas autorizar Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança - PAFS, quando os formulários se destinarem à impressão de DANFE, sendo permitido aos contribuintes utilizarem os formulários autorizados até o final do estoque.

A partir dessa data será permitido o uso e a aquisição do Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), cujas especificações técnicas estão previstas no Ato Cotepe ICMS nº 35/2008. Os procedimentos a serem observados para aquisição e credenciamento de fabricantes desses formulários estão previstos no Convênio ICMS nº 110/2008.

12. Nfe´s pendentes de retorno

Quando ocorrer uma falha, seja ela no ambiente do Contribuinte, no ambiente da SEFAZ-Origem ou do SCAN, há a probabilidade de existirem NF-e transmitidas pelo Contribuinte e para as quais ele ainda não obteve o resultado do processamento. Estas NF-e são denominadas de "NF-e pendentes de retorno".

As NF-e Pendentes de Retorno podem não ter sido recebidas pela SEFAZ-Origem, podem estar na fila aguardando para serem processadas, podem estar em processamento ou o processamento pode já ter sido concluído.

Caso a falha tenha ocorrido na SEFAZ-Origem, ao retornar à operação normal, é possível que as NF-e que estavam em processamento sejam perdidas, e que as que estavam na fila tenham o seu processamento concluído normalmente.

Cabe à aplicação do Contribuinte tratar adequadamente a situação das NF-e Pendentes de Retorno e executar, imediatamente após o retorno à operação normal, as ações necessárias à regularização da situação destas NF-e, a saber:

Cancelar as NF-e Pendentes de Retorno que tenham sido autorizadas pela SEFAZ-Origem, mas que tiveram as operações comerciais correspondentes registradas em NF-e emitidas em contingência.

Inutilizar a numeração das NF-e Pendentes de Retorno que não foram autorizadas ou denegadas.

13. Cancelamento da NF-e

Nos termos do Ajuste SNIEF 7/2005 e do art. 18 da Portaria CAT 162/2008, após a concessão de Autorização de Uso da NF-e, o emitente poderá solicitar o cancelamento da NF-e, desde que não tenha havido a circulação da respectiva mercadoria e dentro de 168 horas após autorizado o uso da NFe, observadas as demais normas da legislação pertinente.

Ressalte-se que, as NF-e que retornaram com Autorização de Uso, cujas operações foram acobertadas por NF-e emitidas em contingência, mesmo havendo a circulação da mercadoria, deverão ser canceladas.

O cancelamento da NF-e já autorizada somente poderá ser efetuado mediante Pedido de Cancelamento de NF-e, transmitido pelo emitente à administração tributária que a autorizou, via Internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia, atendendo ao leiaute estabelecido em Ato Cotepe.

A transmissão do Pedido de Cancelamento da NF-e poderá ser realizada por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária.

Assim como a NF-e, o correspondente Pedido de Cancelamento deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o CNPJ do estabelecimento emitente ou da matriz, a fim de garantir a autoria do documento digital.

O processo relativo ao pedido de cancelamento da NF-e é síncrono, ou seja, o contribuinte envia o pedido e obtém a resposta de imediato, não havendo a necessidade de consulta posterior ao seu requerimento. A cientificação do resultado do Pedido de Cancelamento de NF-e será feita mediante protocolo disponibilizado ao emitente, via Internet, contendo, conforme o caso, a "chave de acesso", o número da NF-e, a data e a hora do recebimento da solicitação pela administração tributária e o número do protocolo, podendo ser autenticado mediante assinatura digital gerada com certificação digital da administração tributária ou outro mecanismo de confirmação de recebimento.

Ao contribuinte que faz uso do Sistema disponibilizado pela SEFAZ-SP o cancelamento poderá ser solicitado junto ao próprio sistema, conforme adiante se vê:

O cancelamento somente poderá ser realizado nota a nota e para cada cancelamento homologado é criado um novo protocolo de status para NF-e, com a atribuição de um número de protocolo único.

Observe-se ainda que a administração tributária da unidade federada do emitente deverá transmitir para as administrações tributárias e demais entidades interessadas, conforme o caso, os cancelamentos de NF-e.

14. Inutilização de Número da NF-e

Nos termos do Ajuste SNIEF 7/2005 e do art. 18 da Portaria CAT 162/2008, ocorrendo a quebra na seqüência da numeração da NF-e, o contribuinte deverá solicitar, mediante Pedido de Inutilização de Número da NF-e, até o 10º dia do mês subseqüente, a inutilização dos números de NF-e não utilizados.

A transmissão do Pedido de Inutilização de Número da NF-e poderá ser realizada por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária.

O Pedido de Inutilização de Número da NF-e também deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o CNPJ do estabelecimento emitente ou da matriz, a fim de garantir a autoria do documento digital.

O processo relativo ao Pedido de Inutilização de Número da NF-e também é síncrono, ou seja, o contribuinte envia o pedido e obtém a resposta de imediato, não havendo a necessidade de consulta posterior ao seu requerimento. A cientificação do resultado do Pedido de Inutilização de Número da NF-e será feita mediante protocolo disponibilizado ao emitente, via Internet, contendo, conforme o caso, os números das NF-e, a data e a hora do recebimento da solicitação pela administração tributária da unidade federada do emitente e o número do protocolo, podendo ser autenticado mediante assinatura digital gerada com certificação digital da administração tributária ou outro mecanismo de confirmação de recebimento.

Ao contribuinte que faz uso do Sistema disponibilizado pela SEFAZ-SP a inutilização poderá ser solicitada junto ao próprio sistema, conforme adiante se vê:

A administração tributária da unidade federada do emitente deverá transmitir para a Receita Federal do Brasil as inutilizações de número de NF-e.

15. Carta de Correção Eletrônica - CC-e

Nos termos do Ajuste SNIEF 7/2005 e do art. 19 da Portaria CAT 162/2008, após a concessão da Autorização de Uso da NF-e, o emitente poderá sanar erros em campos específicos da NF-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e, transmitida à administração tributária da unidade federada do emitente.

Observe-se, no entanto, que somente será permitida a utilização de Carta de Correção Eletrônica - CC-e, para regularização de erro, desde que não esteja relacionado com:

As variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;

A correção de dados cadastrais que impliquem mudança do remetente ou do destinatário;

A data de emissão ou de saída.

Assim como ocorre com os demais documentos digitais a Carta de Correção Eletrônica - CCe deverá ser transmitida via Internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia e deverá atender ao leiaute estabelecido em Ato Cotepe e ser assinada pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o CNPJ do estabelecimento emitente ou da matriz, a fim de garantir a autoria do documento digital.

A cientificação da recepção da CC-e será feita mediante protocolo disponibilizado ao emitente, via Internet, contendo, conforme o caso, a "chave de acesso", o número da NF-e, a data e a hora do recebimento da solicitação pela administração tributária da unidade federada do contribuinte e o número do protocolo, podendo ser autenticado mediante assinatura digital gerada com certificação digital da administração tributária ou outro mecanismo de confirmação de recebimento. Cabe ressaltar que referido protocolo não implica validação das informações contidas na CC-e.

Havendo mais de uma CC-e para a mesma NF-e, o emitente deverá consolidar na última todas as informações anteriormente retificadas.

A administração tributária que recebeu a CC-e deverá transmiti-la às administrações tributárias e às demais entidades interessadas.

Em que pese às informações acima, ainda não há leiaute específico para a CC-e.

16. Obrigações do destinatário da nota fiscal

Ao receber uma NF-e, nos termos do art. 30 a 32 da Portaria CAT 162/2008 o destinatário deverá verificar:

a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e;

a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda.

Em que pese as obrigações acima especificadas, na hipótese do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e alternativamente ao arquivo digital da NF-e, poderá ser conservado o DANFE relativo à NF-e e ainda a escrituração da NF-e poderá ser efetuada com base nas informações contidas no DANFE, observado o disposto no "caput'.

Ainda, nas hipóteses em que for obrigatória a emissão de NF-e em substituição a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, o destinatário deverá verificar o correto cumprimento da obrigação, sendo vedado o recebimento de mercadoria acobertada por outro tipo de documento fiscal, excetuados os casos de contingência.

Em relação aos documentos recebidos em contingência, resta a obrigação do destinatário na verificação da existência do respectivo documento fiscal eletrônico no prazo de 168 dias.

17. Consulta à NF-e

Seguindo as regras estipuladas no Ajuste SINIEF 7/2005, o art. 17 da Portaria CAT 162/2008, após a concessão de Autorização de Uso da NF-e, a administração tributária da unidade federada do emitente disponibilizará consulta relativa à NF-e, no endereço eletrônico www.fazenda.sp.gov.br pelo prazo mínimo de 180 dias.

Após esse prazo, a consulta à NF-e poderá ser substituída pela prestação de informações parciais que identifiquem a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação), que ficarão disponíveis pelo prazo decadencial.

A consulta à NF-e, poderá ser efetuada pelo interessado, mediante informação da "chave de acesso" da NF-e. Além da Sefaz do contribuinte, a consulta poderá ser efetuada subsidiariamente no ambiente nacional disponibilizado pela RFB.

17. Guarda e verificação da nf-e

O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e's pelo prazo previsto no art. 202 do RICMS/SP, qual seja, 5 (cinco) anos para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente à guarda do documento em arquivo digital, deverá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e. Essa verificação é possível tanto em consulta manual aos portais públicos como por operação automatizada, conferindo-se a situação, integridade e validade do arquivo digital da NF-e em consultas por Web Services à SEFAZ.

18. Obrigações Acessórias

A emissão da NF-e não dispensa o cumprimento de outras obrigações acessórias a que os contribuintes estão sujeitos, com exceção da AIDF para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Dessa forma, mesmo que os dados de determinadas obrigações já estejam incluídos nos arquivos digitais transmitidos à administração tributária, os contribuintes continuam obrigados ao cumprimento normal dessas obrigações acessórias, salvo se houver alguma disposição expressa relativa à dispensa.

Pressupõe-se que, futuramente, as demais obrigações acessórias sejam suprimidas, conforme sejam implantados os demais projetos relacionados ao SPED.

Ainda, é mister esclarecer que, nos termos do art. 39 da Portaria CAT 162/2008, deverão ser escrituradas em livros fiscais próprios, sem valores monetários e de acordo com a legislação pertinente, as informações relativas:

Às NF-e emitidas e posteriormente canceladas;

Aos números de NF-e que tiverem sido inutilizados;

Aos números de NF-e utilizados em arquivos digitais

Que tiveram a Autorização de Uso de NF-e denegada.

19. Legislação de aplicação subsidiária

   Nos temos da Portaria CAT 162/2008 aplicam-se à NFe as normas relativas as Notas Fiscais modelo 1 e 1-A, contidas no RICMS/SP

20. Nota Fiscal Conjugada

O leiaute da NF-e prevê campos relativos à prestação de serviços sujeitas ao ISS, todavia, para que possa ser utilizada também com essa finalidade é necessário que haja convênio firmado entre o Estado e o Município, específico para esse fim.

21. Esquematização

SPED CONTÁBIL - Escrituração Contábil Digital - ECD

1. Instituição e aplicação

A Escrituração Contábil Digital (ECD), integrante do SPED, foi instituída pela Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB, por meio da Instrução Normativa número 787, de 19.11.2007, e será utilizada para fins fiscais e previdenciários, devendo futuramente também atender às exigências do DNRC, do CFC, do Banco Central, da SUSEP, da CVM e de outros órgãos interessados.

A ECD compreenderá a versão digital dos seguintes livros:

Livro Diário e seus auxiliares se houver;

Livro Razão e seus auxiliares se houver;

Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

1.1 Efeitos negativos da atual sistemática

Conforme também informa o Portal do SPED, a atual sistemática determinada para cumprimentos das obrigações acessórias contábeis é deficitária apresentando diversos efeitos negativos, tais como:

Baixa produtividade na execução da auditoria;

Informações declaratórias não confiáveis;

Facilidade de simulação de transações comerciais;

Dificuldade na execução dos controles;

Falta de compatibilidade entre os dados econômico-fiscais dos contribuintes;

lndisponibilidade de informação das transações comerciais em tempo hábil;

Dificuldade de disponibilizar, compartilhar e trocar de informações;

Alto custo de impressão, manipulação e armazenamento de livros da escrituração comercial;

Dificuldade no cumprimento de obrigações acessórias;

Falta de padronização de obrigações acessórias entre os Estados/RFB;

Extravio de livros fiscais como instrumento para obstruir o desenvolvimento da ação fiscal;

Dificuldades em rastrear operações dissimuladas.

1.2 Membros do SPED Contábil

Banco Central do Brasil

Comissão de Valores Mobiliários - CVM

Conselho Federal de Contabilidade - CFC*

Departamento Nacional de Registro do Comércio - DNRC*

Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB

Superintendência de Seguros Privados - Susep

Secretarias de Estado da Fazenda**

Secretarias de Finanças das Capitais**

(*) Estes membros não têm acesso aos livros digitais por intermédio do Sped.

(**) Dependem da assinatura de convênio para acesso aos livros digitais

2. Pessoas jurídicas obrigadas

Nos termos do art. 3º da Instrução Normativa IN RFB 757/2007, estão obrigadas a ECD:

Em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as pessoas jurídicas sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 11.211, de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do imposto de renda com base no lucro real; (GRANDES EMPRESAS)***

Em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.

***A título informativo, cabe observar que as pessoas jurídicas sujeitas ao regime diferenciado são aquelas reguladas na Portaria nº 11.211, de 7 de novembro de 2007, da SRFB, que verifica, periodicamente, os níveis de arrecadação de tributos federais em função do potencial econômico-tributário das empresas e das variáveis macroeconômicas de influência na contabilidade social do país. Entretanto, em que pese enquadrar-se nessa categoria, deverão ser intimadas acerca do acompanhamento diferenciado não havendo enquadramento de "oficio".

3. Transmissão, validação e prazo de entrega.

Nos termos do Artigo 1º, parágrafo único, 4º e 5º, da IN RFB nº 787/007 e do Manual de Orientação do LECD, a ECD deverá ser transmitida ao SPED, sendo considerada válida após a confirmação de recebimento do arquivo que a contém e, quando for o caso, após a autenticação pelos órgãos de registro.

O arquivo contendo a ECD deverá ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), especificamente desenvolvido para tal fim, a ser disponibilizado na página da RFB na Internet, contendo, no mínimo, as seguintes funcionalidades:

Validação do arquivo digital da escrituração;

Assinatura digital;

Visualização da escrituração;

Transmissão para o SPED;

Consulta à situação da escrituração.

A ECD será transmitida anualmente ao SPED o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira à escrituração. Ou seja, a primeira transmissão, a ser efetua pelas pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Real e sujeitas ao acompanhamento econômico-tributário diferenciado, deverá ocorrer no ano de 2009.

Salienta-se que o serviço de recepção da ECD será encerrado às 20 horas - horário de Brasília - da data final fixada para a entrega. Destaca-se que nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subseqüente ao do evento.

   Em relação aos fatos contábeis ocorridos em 2008, o prazo acima será até o último dia útil do mês de junho de 2009. Esse prazo excepcional foi trazido pela lN RFB número 825/2008.

O arquivo contendo a ECD deverá conter a escrituração referente a no mínimo, um mês, sendo facultado ao empresário ou sociedade empresária apresentar arquivo contendo mais de um mês da escrituração, desde que o tamanho inferior a um gigabyte. O arquivo não deverá conter fração de mês, exceto nos casos de abertura, extinção, cisão, fusão ou incorporação.

3.1 Regras de validação.

Como já mencionado, a ECD deverá ser submetida ao PVA, que fará a validação do arquivo digital da escrituração.

Objetivo da "Especificação de Regras de Validação" é documentar as regras que serão aplicáveis às rotinas de consistência do arquivo da escrituração contábil digital implementadas no Programa Validador e Assinador- PVA e estão especificadas no Ato Declaratório Cofis sob nº 36/2007.

Ou seja, com base nessas informações, a pessoa jurídica terá conhecimento das regras que serão aplicáveis no arquivo a ser transmitido. Isso evitará o surgimento de inconsistências no arquivo, ou caso elas surjam, facilitará a sua correção.

Observação: Os desenvolvedores de softwares devem ficar atentos a essas regras no desenvolvimento de programas a serem utilizados para a Escrituração Contábil Digital, devendo fazer as devidas adaptações para evitar inconsistências no momento de validação do arquivo a ser transmitido.

Fundamentação: ADE COFIS Número 36/2007.

4. Rotina de funcionamento do SPED contábil.

A partir do seu sistema de contabilidade utilizado pelo contribuinte, o contribuinte gera um arquivo digital no formato especificado no anexo único à Instrução Normativa RFB nº 787/07. Devido às peculiaridades das diversas legislações que tratam da matéria, este arquivo pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Digital - EDC ou Escrituração Contábil em forma eletrônica.

Devidamente assinado pelo contabilista legalmente habilitado e pelo empresário ou sociedade empresária (art. 1.184 - CC/2002 c/c IN DRC 7/2008) este arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador - PVA fornecido pelo Sped. Para a utilização desses programas há necessidade de que seja efetivado download do PVA e do Receitanet e que os mesmos sejam instalados no computador do contribuinte. Os programas citados devem ser utilizados em conjunto.

Através do PVA, deverão ser executados os seguintes passos:

Validação do arquivo contendo a escrituração;

Assinatura digital do livro pela(s) pessoa(s) que têm poderes para assinar, de acordo com os registros da Junta Comercial e pelo Contabilista;

Geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta Comercial de sua jurisdição. (para geração desse requerimento, deve-se verificar a identificação do documento de arrecadação do preço da autenticação. Essa informação deverá ser obtida junto a Junta Comercial de sua Circunscrição)

Assinados a escrituração e o requerimento, o contribuinte deve fazer transmissão para o Sped. Concluída a transmissão, será fornecido um recibo que deve ser impresso para a prática de atos posteriores.

Ao receber a ECD, o Sped extrai um resumo (requerimento, Termo de Abertura e Termo de Encerramento) e o envia para a Junta Comercial competente. Para autenticação do documento deve ser recolhido o valor correspondente para sua autenticação.

Após, a Junta Comercial analisará o requerimento e o Livro Digital. A análise poderá gerar três situações, todas elas com o termo próprio:

   Autenticação do livro;

   Indeferimento;

   Sob exigência.

O PVA tem ainda as funcionalidades de visualização da escrituração e de geração recuperação de backup.

Autenticada a escrituração, o contribuinte deve adotar as medidas necessárias para evitar a deterioração, extravio ou destruição do livro digital.

5. Autenticação.

Para atualizar as regras sobre autenticação dos instrumentos de escrituração à Escrituração Contábil Digital, o Departamento Nacional do Registro do Comércio publicou a Instrução Normativa nº 107.

Destaques da IN DNRC 107/2008:

O Termo de Autenticação do arquivo contendo a ECD deverá ser assinado por servidor devidamente habilitado, com certificado digital de segurança mínima A3, emitido por entidade credenciada pela ICP Brasil;

Será indeferida a autenticação na falta de assinatura com certificado digital pelo empresário ou sociedade empresária e contabilista;

Possibilidade de download do Termo de Autenticação do livro pelo PVA;

O livro digital será disponibilizado para ser visualizado pelo servidor da Junta Comercial, por tempo suficiente para autenticação, sendo vedado o acesso a visualização após a sua autenticação.

A validade do livro digital dependerá da sua existência e do respectivo Termo de Autenticação, mantida a inviolabilidade de seus conteúdos;

Para efeito de prova em juízo ou fora dele, o empresário ou a sociedade deverá utilizar-se do PVA para demonstração visual do conteúdo do livro digital e de seu Termo de Autenticação, assim como para geração e emissão de documentos probantes.

6. Retificação

Conforme prevê a Instrução Normativa DNRC número 107/2008, a retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro; de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada (artigo 5º).

Inclusive, salienta-se que o leiaute do arquivo não prevê a possibilidade de envio de arquivo substituto.

O contribuinte, portanto, deve ficar muito atento quando da entrega da ECD, tendo em vista que logo após a sua remessa o arquivo é submetido à autenticação pela Junta Comercial, ficando impedida a sua retificação.

7. Declarações

Nos termos do art. 3º, § 2, da IN RFB número 787/2007 as declarações relativas a tributos administrados pela RFB exigidas das pessoas jurídicas que tenham apresentado a ECD, em relação ao mesmo período, serão simplificadas, com vistas a eliminar eventuais redundâncias de informação.

Com exceção dos arquivos digitais previstos no próximo tópico, ainda não há, por enquanto, dispensa da entrega de outras declarações pela pessoa jurídica obrigada à ECD.

8. Dispensa de arquivos digitais

Prevê o art. 6º da IN 787/2007 que a apresentação dos livros digitais, nos termos desta Instrução Normativa, supre, em relação aos arquivos correspondentes, a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de 2006, quais sejam os arquivos digitais gerados pelos usuários de sistemas de processamento de dados.

9. Compartilhamento de informações

Nos termos do art. 7º da IN 787/2007, as informações relativas à ECD, disponíveis no ambiente nacional do SPED, serão compartilhadas com as administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e ainda com os órgãos e as entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das sociedades empresárias.

Tal compartilhamento restringe-se ao limite de competência dos entes acima mencionados, observada ainda a legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário, nas seguintes modalidades de acesso:

integral, para cópia do arquivo da escrituração (no caso de iniciado procedimento fiscal ou equivalente, junto à pessoa jurídica titular da ECD);

parcial, para cópia e consulta à base de dados agregados, que consiste na consolidação mensal de informações de saldos contábeis.

10. Acesso ao SPED

O acesso ao ambiente nacional do SPED fica condicionado a autenticação mediante certificado digital credenciado pela ICP-Brasil, emitido em nome do órgão ou entidade. É o que determina o art. 8º da IN 787/2007.

O acesso também será possível às pessoas jurídicas em relação às informações por elas transmitidas ao SPED. Apesar dessa previsão de acesso às informações, é de responsabilidade da pessoa jurídica a guarda das informações relativas ao arquivo transmitido ao SPED, que deverão ser mantidas na forma e prazos previstos na legislação aplicável.

12. Prazo e registros de acessos

Nos termos do art. 8º da IN RFB nº 787/2007, o ambiente nacional do SPED manterá o registro dos eventos de acesso, pelo prazo de 6 anos, contendo, no mínimo:

identificação do usuário;

autoridade certificadora emissora do certificado digital;

número de série do certificado digital;

data e a hora da operação;

tipo da operação realizada (acesso integral ou parcial).

13. Penalidades

A não apresentação da ECD até o último dia-útil de junho do ano seguinte acarretará a aplicação de multa no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) por mês-calendário ou fração nos termos do art. 10º da IN RFB/2007.

O contribuinte, portanto, deve ficar atento ao prazo de entrega da ECD, sob pena de ter que arcar com a elevada multa prevista na legislação.

13. Esquematização

SPED FISCAL - Escrituração Fiscal Digital - EFD

1. Conceito e Instituição

Podemos definir o SPED fiscal como um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte.

O programa foi instituído pelo Convênio firmado em Macapá-AP, na 124ª reunião ordinária entre a SRFB, representando a União Federal, e o Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ), Convênio ICMS 143/2006, com as alterações do Convênio ICMS 123/2007, que institui e define o programa, bem como pelo Ato COTEPE 09/2008 e suas alterações que dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da EFD, e se presta, sobretudo, à fiscalização do ICMS e do IPI

O Convênio ICMS nº 143/2006, acima mencionado, teve como objetivo a implantação de uma sistemática nacional de escrituração fiscal digital para substituir a forma atual, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando o cumprimento dessa obrigação acessória e permitindo, ao mesmo tempo, o melhor acompanhamento dessas informações pelo Fisco.

A atual forma de escrituração de livros fiscais, portanto, será substituída por um arquivo digital que conterá a EFD, onde estarão englobadas todas as informações que hoje são prestadas por meio dos livros fiscais.

2. Livros abrangidos

Nos termos da clausula 7ª do Convênio ICMS nº 143/2006, a EFD substitui a escrituração e impressão dos seguintes livros:

Registro de Entradas;

Registro de Saídas;

Registro de Inventário;

Registro de Apuração do lPl;

Registro de Apuração do ICMS.

A substituição desses livros pela EFD não significa que os mesmos serão escriturados de forma digital. A EFD consiste em um conjunto de informações e contemplará o que atualmente consta dos livros fiscais, ou seja, estes livros serão suprimidos pela Escrituração Fiscal Digital.

3. Obrigações que poderão ser incorporadas

Abaixo estão listadas algumas das obrigações acessórias que os contribuintes são atualmente obrigados pelos fiscos a entregar e que poderão ser incorporados pelo Sped:

Informações do ICMS

Guias informativas anuais

Livros de Escrita Fiscal

Arquivos do Convênio ICMS 57/95

Informações do IPI na DIPJ

Detalhamento da origem do crédito no PER/DCOMP (Pedido Eletrônico de Ressarcimento ou Restituição / Declaração de Compensação), no caso de Ressarcimento de IPI.

Coleta de dados em arquivos digitais pelo sistema SINQO (Sistema Integrado de Coleta). DNF - Demonstrativo de Notas Fiscais

DCP - Declaração do Crédito Presumido do lPl

DE - Demonstrativo de Exportação

DIF (Bebidas, Cigarros e Papel Imune)

Arquivos digitais dos produtos do capítulo 33 da TIPI (Obrigação acessória específica para os estabelecimentos industriais de produtos de higiene pessoal, cosméticos e perfumaria cuja receita bruta com a venda desses produtos seja igual ou superior a 100 milhões)

Arquivo com balancetes mensais das instituições financeiras obrigado pelo BACEN e denominado arquivo 4010;

Arquivo de demonstrações trimestrais entregue à CVM denominado ITR;

Arquivo com balancetes mensais das seguradoras obrigadas pela Susep;

Fonte: Secretada da Receita Federal do Brasil - Portal do SPED

4. Recepção e validação

Seguindo os ditamos do Convênio 143/2006, a EFD somente terá validade para efeitos fiscais após a confirmação de recebimento do arquivo que a contenha. Portanto, não basta a escrituração, é necessário o envio e a confirmação do seu recebimento para que a EFD se torne válida.

Para tanto, será disponibilizado pelos fiscos das unidades federadas e fisco federal programa para validação do conteúdo, assinatura digital e transmissão do arquivo. Antes de ser recebido, o arquivo digital passará, portanto, por validações que analisarão o conteúdo dos registros.

Ressalta-se que a EFD poderá ser impostada de Sistema de Processamento de Dados de uso do contribuinte ou ser digitada no próprio programa validador, que oferta essa possibilidade.

O contribuinte poderá efetuar a remessa de arquivo em substituição ao arquivo anteriormente remetido, observando-se a permissão, as regras e prazos estabelecidos pela legislação de cada unidade federada e da RFB, em suas respectivas áreas de competência.

A substituição dos arquivos entregues deverá ser feita na sua íntegra, não se aceitando arquivos complementares para o mesmo período informado.

Destaca-se que a recepção e validação dos dados relativos à EFD serão realizadas em ambiente nacional do Sistema Público de Escrituração Digital - SPED, com imediata retransmissão à respectiva unidade federada.

Observados os padrões fixados para o ambiente nacional SPED, em especial quanto à validação, disponibilidade permanente, segurança e redundância, faculta-se às Secretarias Estaduais de Fazenda, Finanças, Receita ou Tributação dos Estados e do Distrito Federal recepcionar os dados relativos à EFD diretamente em suas bases de dados, com imediata retransmissão ao ambiente nacional SPED.

5. Certificação digital

Nos termos da cláusula 2ª do Convênio ICMS nº 143/2006 o arquivo que contenha a EFD deverá ser assinado digitalmente de acordo com as Normas da Infra- estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP- Brasil pelo contribuinte, por seu representante legal ou por quem a legislação indicar.

A assinatura digital será verificada quanto a sua existência, prazo e validade para o contribuinte identificado na EFD, no início do processo de transmissão do arquivo para os fiscos.

6. Obrigatoriedade

Conforme preceitua a cláusula terceira, parágrafo 1º do Convênio 143/2006, a EFD é de uso obrigatório para todos os contribuintes do ICMS ou do IPI podendo os mesmos ser dispensados dessa obrigação, desde que a dispensa seja autorizada pelo fisco da unidade federada do contribuinte e pela Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Constata-se, portanto, que a obrigação da EFD é para todos os contribuintes, com exceção daqueles expressamente dispensados pela respectiva unidade federada e pela RFB. Faz-se importante ressaltar que essa dispensa deve ser prevista tanto pela unidade federada, quanto pela RFB. Não basta um ato unilateral por parte do Estado ou do Distrito Federal, a Receita Federal também deverá se pronunciar nesse sentido.

Essa obrigação da EFD, que atingiria inicialmente todos os contribuintes, foi restringida pelo Protocolo ICMS nº 77, de 18.09.2008, publicado no Diário Oficial da União de 19.09.2008.

Conforme passou a ser previsto, a obrigatoriedade da EFD, a partir de 1º.01.2009, aplica-se somente aos contribuintes especificados nos anexos do Protocolo ICMS 77/2008. Os demais contribuintes, que não estão especificados no mencionado Protocolo dispensados da EFD.

Ainda, houve alteração no prazo de entrega. A entrega referente aos meses de janeiro a abril do ano de 2009 dar-se-á em 31/05/2009 nos termos do Ato Cotepe 45/2008.

Interessante salientar que o Protocolo ICMS 76/2008 faculta ao contribuinte não especificado o direito de optar pela Escrituração Fiscal Digital, de forma irretratável, devendo requerer à Secretaria de Fazenda, Receita, Finanças ou Tributação o seu credenciamento, de acordo com a forma estabelecida por cada Unidade Federativa.

Entretanto, o contribuinte não obrigado deve ter muito cuidado ao optar pela apresentação da EFD, tendo em vista que ela é irretratável.

7. Autonomia dos estabelecimentos e compartilhamento de informações

Seguindo a regra das clausulas 5ª e 8ª do Convênio ICMS 143/2006, o contribuinte deverá manter EFD distinta para cada estabelecimento. Será preservada, portanto, as regras atuais em relação à autonomia dos estabelecimentos perante a escrituração fiscal. As informações da EFD, após o seu envio, serão compartilhadas com as unidades federadas de localização dos estabelecimentos da empresa, em ambiente nacional, como já dito, por meio do SPED.

8. Estrutura da Escrita Fiscal Digital

A estrutura da EFC é composta de blocos de informações.Os blocos devem ser organizados e dispostos na seqüência estabelecida no item 2.5 do Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril de 2008, ou seja, inicia-se com o bloco 0 e seus registros, na seqüência o bloco C e registros correspondentes, depois o bloco D e os outros, e, ao final, o bloco 9, que encerra o arquivo da EFD. São eles:

Tabela de Blocos

BlocoDescrição

0Abertura, Identificação e Referências
CDocumentos Fiscais I - Mercadorias (ICMS/IPI)

DDocumentos Fiscais II - Serviços (ICMS)

EApuração do ICMS e do IPI

HInventário Físico

1Outras Informações

9Controle e Encerramento do Arquivo Digital

Correlação entre o Layout e o programa SPED fiscal:

*A imagem foi adequada ao texto. Extraída do SPED fiscal versão 4.3

Organização dos Registros dentro dos Blocos

Os registros são compostos de campos que devem ser apresentados de forma seqüencial e conforme estabelecida no leiaute do respectivo registro, com todos os campos, independentemente de haver informação a ser prestada naquele campo (a exclusão de campos ocasiona erro na estrutura do registro).

Dentro da hierarquia, a ordem de apresentação dos registros é seqüencial e ascendente. Todos os registros com a observação de "Registro obrigatório" devem constar do arquivo.

*A imagem foi adequada ao texto. Extraída do SPED fiscal versão 4.3

Registros apresentados

Os fiscos estaduais irão determinar o enquadramento dos estabelecimentos nos perfis de apresentação dos arquivos.

De acordo com o perfil de enquadramento, as pessoas jurídicas e/ou produtores rurais estão obrigados a apresentar determinados registros, ficando dispensados de apresentação de outros, bem como, determinados registros somente deverão ser apresentados em operações de entradas ou de saídas ou em ambas as situações.

As tabelas de obrigatoriedade de registros de acordo com o perfil constam do item 2.6.1 e seguintes do Ato Cotepe 09/08 e alterações.

Embora a estrutura do arquivo da Escrituração Fiscal Digital contenha um número expressivo de registros, fica evidente que nem todos os registros devem ser apresentados. Os registros dependem do perfil do contribuinte e dos modelos de documentos fiscais utilizados no período.

A título de exemplo: Uma empresa comercial que emite ou que recebe Nota Fiscal modelo 1, vende produtos com utilização de ECF, adquire energia elétrica e serviços de comunicação e telecomunicação deve apresentar:

Bloco 0 e seus registros;

registros C100 e registros filhos para informar as NF modelo 1 (emitidas/recebidas);

registros C400 e seus registros filhos para informar os documentos emitidos por ECF;

registro C500 e seus registros filhos para informar a aquisição de energia elétrica;

registros D500 e seus registros filhos para informar a aquisição dos serviços de comunicação e telecomunicação;

Informações do bloco E;

Demais registros dos outros blocos.

9. Periodicidade do arquivo

Prevê a cláusula 6º do Convênio ICMS 143/2006 que o arquivo digital conterá as informações dos períodos de apuração do imposto e será gerado dentro do prazo estabelecido pela legislação de cada unidade federada e RFB.

Será necessário, portanto, consultar a legislação do respectivo ente federado para saber a periodicidade em que o arquivo será gerado. Sabendo-se que a periodicidade do ICMS é mensal, infere-se que o arquivo gerado não poderá ser inferior a um mês.

   Para os contribuintes já obrigados à entrega no ano de 2009, foi fixada a data de 31 de maio para a entrega da EFD referente aos meses de janeiro a abril de 2009.

Observação: Destaca-se que o projeto de desenvolvimento da EFD, inicialmente, está baseado no fornecimento mensal de arquivos contente a escrituração digital.

10. Guarda do arquivo digital

Em sua clausula 6ª parágrafo único do Convênio 143/2006, o contribuinte deverá manter o arquivo digital da EFD, bem como os documentos fiscais que deram origem à escrituração, na forma e prazos estabelecidos para a guarda de documentos fiscais na legislação tributária, observados os requisitos de autenticidade e segurança nela previstos.

   No Estado de São Paulo o prazo especificado pelo art. 202 do RICMS/SP é de 05 anos.

11. Sintegra

O contribuinte obrigado à EFD, a critério da unidade federada poderá ser dispensado das obrigações de entrega dos arquivos estabelecidos pelo Convênio ICMS 57/95, o conhecido Sintegra. Essa dispensa expressa está consubstanciada na Clausula 3ª do parágrafo 2º do Convênio ICMS 143/2006.

Nada dispondo a unidade federada, será necessária, além da entrega do arquivo da EFD, a transmissão do arquivo magnético pelo Sintegra.

11. Especificações técnicas do layout e orientações gerais

Conforme prevê o Convênio ICMS número 143/2006, ato Cotepe específico definirá os documentos fiscais, as especificações técnicas do leiaute do arquivo digital da EFD, bem como quaisquer outras informações que venham a repercutir na apuração, pagamento ou cobrança de tributos de competência dos entes conveniados.

Atualmente as especificações técnicas para geração de arquivos estão especificadas no Ato Cotepe 09/2008 e suas alterações.

12. Esquematização

Outros projetos do SPED

1. Nota Fiscal Eletrônica de Serviços - NFS-e

O Projeto Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) está sendo desenvolvido de forma integrada, pela Receita Federal do Brasil (RFB) e Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf), atendendo o Protocolo de Cooperação ENAT nº 02, de 7 de dezembro de 2007, que atribuiu a coordenação e a responsabilidade pelo desenvolvimento e implantação do Projeto da NFS-e.

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela RFB, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar as operações de prestação de serviços.

Esse projeto visa o benefício das administrações tributárias padronizando e melhorando a qualidade das informações, racionalizando os custos e gerando maior eficácia, bem como o aumento da competitividade das empresas brasileiras pela racionalização das obrigações acessórias (redução do custo-Brasil), em especial a dispensa da emissão e guarda de documentos em papel.

A geração da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica - NFS-e é feita, automaticamente, por meio de serviços informatizados, disponibilizados aos contribuintes. Para que sua geração seja efetuada, dados que a compõem serão informados, analisados, processados, validados e, se corretos, gerarão o documento. A responsabilidade pelo cumprimento da obrigação acessória de emissão da NFS-e e pelo correto fornecimento dos dados à secretaria, para a geração da mesma, é do contribuinte.

O Valor do ISS é definido de acordo com a Natureza da Operação, a Opção pelo Simples Nacional, o Regime Especial de Tributação e o ISS Retido, e será sempre calculado, exceto nos seguintes casos:

A Natureza da Operação for Tributação no Município; Exigibilidade suspensa por decisão judicial ou Exigibilidade suspensa por procedimento administrativo e o Regime Especial de Tributação for Microempresa Municipal; Estimativa ou Sociedade de profissionais.

A Natureza da Operação for Tributação fora do Município, nesse caso os campos Alíquota de Serviço e Valor do ISS ficarão abertos para o prestador indicar os valores.

A Natureza da Operação for Imune ou Isenta, nesses casos o ISS será calculado com alíquota zero.

O contribuinte for Optante pelo Simples Nacional e não tiver o ISS retido na fonte.

A alíquota do ISS é definida pela legislação municipal. Quando a NFS-e é tributada fora do município em que está sendo emitida, a alíquota será informada pelo ontribuinte.

1.1 Ausência de obrigatoriedade.

Em que pese as informações acima, ainda não há legislação específica estabelecendo a obrigatoriedade de utilização da NFSe.

Há, no entanto, junto ao sítio do SEPD e também junto ao endereço que coloquei a vossa disposição modelo conceitual nacional.

2. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-E)

O Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) é o novo modelo de documento fiscal eletrônico, instituído pelo AJUSTE SINIEF 09/07, de 25/10/2007, que poderá ser utilizado para substituir um dos seguintes documentos fiscais:

Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;

Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;

Conhecimento Aéreo, modelo 10;

Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;

Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;

Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

O CT-e também poderá ser utilizado como documento fiscal eletrônico no transporte dutoviário e, futuramente, nos transportes Multimodais.

Podemos conceituar o CT-e como um documento de existência exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma prestação de serviços de transportes, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e a Autorização de Uso fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte.

O Projeto Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) está sendo desenvolvido, de forma integrada, pelas Secretarias de Fazenda dos Estados e Receita Federal do Brasil, a partir da assinatura do Protocolo ENAT 03/2006, de 10/11/2006, que atribui ao Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (ENCAT) a coordenação e a responsabilidade pelo desenvolvimento e implantação do Projeto CT-e.

2.1 Legislação em vigor

- Ajuste SINIEF 09/07: Institui o Conhecimento de Transporte Eletrônico e o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico.

- Ato COTEPE 08/08 : Dispõe sobre as especificações técnicas do Conhecimento de Transporte Eletrônico - CT-e, do Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico - DACTE e dos Pedidos de Concessão de Uso, Cancelamento, Inutilização e Consulta a Cadastro, via WebServices, conforme disposto no Ajuste SINIEF 09/07.

2.2 Ausência de Obrigatoriedade

Em que pese as informações acima, ainda não há legislação específica estabelecendo a obrigatoriedade de utilização da CTe

Há, no entanto, junto ao sítio do SEPD e também junto ao endereço que coloquei a vossa disposição modelo conceitual nacional.

Conclusão

As modificações trazidas pela Nota Fiscal Eletrônica e pela digitalização da escrituração fiscal e contábil das empresas apresentam harmonia com os projetos de reforma tributária, empreendidos tanto no âmbito do Congresso Nacional como do Poder Executivo Federal.

Sua efetiva implantação, já iniciada, prevista para ser concluída nos próximos anos, substituirá a Nota Fiscal Paulista e a Nota Municipal Eletrônica de Serviços, automatizando a atividade fiscal com o auxílio do Conhecimento de Transporte Eletrônico, já regulado pelo Ajuste SINIEF nº 9/07.

Administradores públicos e privados, contabilistas, consultores e advogados precisarão conhecer os novos mecanismos e adaptar, sobretudo nos três primeiros casos, a sua rotina profissional.

Tendo em vista a rapidez e a eficiência com que a Administração Pública trabalha na implantação do sistema digital, conjugada à mentalidade do ambiente comercial brasileiro, sobretudo aquele das micro e pequenas empresas, acostumadas, em muitos casos, a práticas de informalidade e mesmo de omissão de receitas, bem como à atual desinformação dos profissionais do ramo sobre o assunto, necessário que a obrigatoriedade do credenciamento seja paulatina, por setores econômicos, acompanhada de uma intenção pedagógica, e não desapegada à realidade econômico-social brasileira.

Isto porque a intenção do Estado, com vistas ao efetivo cumprimento dos dispositivos constitucionais, conforme desenvolvido, deve ser a de, a um só tempo, estimular a livre iniciativa, regulada por critérios e limites institucionais, e distribuir riquezas, rumo à isonomia econômica e à justiça social. Assim, não é possível que se imponha um novo sistema e exija, ato contínuo, de pequenos empresários, sobretudo aqueles localizados nas periferias das metrópoles e no interior do país, uma brusca mudança de mentalidade.

O resultado inevitável seria o acúmulo de riquezas nas empresas maiores, providas de orientação técnica, e o fechamento das menores. A ação pública deve ser, portanto, uma atitude de ensino que implique em uma mudança lenta e contínua com objetivo de criar novos hábitos, e não uma imposição enérgica.

Em relação às empresas maiores, é necessário o acompanhamento técnico das mudanças, pois destas se exigirá uma adaptação mais rápida e profunda. O aumento de gastos, preventivamente, com a atividade de consultoria remodeladora, resultará mais adiante como uma estratégia eficiente de gestão, uma vez que evitará prováveis autuações de elevada monta.

Este é, portanto, o momento para empresários regularizarem suas atividades mediante a elaboração de planejamentos fiscais e, tendo em vista as complexidades do sistema que se reforma, o recurso a profissionais e técnicos especializados se revelará muito mais imprescindível do que é hoje. Caberá aos escritórios de advocacia, contabilidade ou consultoria alertarem seus clientes sobre este panorama, momento de crise e de oportunidades.

 
Glauce Vianna*
Texto publicado originalmente no Jus Navigandi (www.jus.com.br), reproduzido mediante permissão expressa do site e de seu autor.

  Leia o curriculum do(a) autor(a): Glauce Vianna.



- Publicado em 07/04/2009



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