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Adriano Antonio Nuintin 
Professor

Artigo - Federal - 2005/0953

Estudo e Implementação de um Modelo de Sistema de Informações Contábeis para Empresas Agropecuárias de Pequeno e Médio Porte
Adriano Antonio Nuintin*

Introdução

O agronegócio não se restringe à atividade agrícola e a atividade pecuária, é a soma total de todas as operações envolvendo a produção e distribuição de suprimentos agrícolas, as operações de produção nas unidades agropecuárias, o armazenamento, o processamento e distribuição de produtos agrícolas e dos bens produzidos com eles. As empresas agropecuárias independente da forma de constituição jurídica e societária, são um elo do agronegócio como um todo, e são as empresas agropecuárias o objeto de estudo deste trabalho. O negócio agropecuário para ser bem gerenciado, é necessário um perfeito conhecimento do que ocorre dentro da empresa agropecuária e do ambiente na qual está inserida.

No Brasil onde as características agrícolas são marcantes, a atividade agropecuária tem um papel relevante. Apesar das deficiências das medidas governamentais sobre política de financiamento e de preços, o setor tem movimentado milhões de Reais em recursos, gerando empregos, desenvolvendo regiões, ajudando a sustentar superávits na balança comercial e crescimento do PIB.

Os maiores desafios dos gestores das empresas agropecuárias têm sido reduzir custos de produção, aumentar suas receitas, melhorar os índices de eficiência técnica e econômica, enfim, aumentar a lucratividade de seus negócios. Um dos instrumentos fundamentais para alcançar tais metas é o conhecimento do próprio negócio, que é conseguido através de informações e de técnicas e ferramentas para uso dessa informação.

Sendo assim, o objetivo principal deste trabalho é desenvolver um modelo de sistema de informações contábeis, principalmente para as empresas agropecuárias de pequeno médio porte, constituídas na forma de pessoa física, onde a deficiência de informações é mais acentuada.

Sistema de Informações Contábeis

O resultado de uma decisão tomada pelo gestor depende fundamentalmente da qualidade da informação utilizada como referência. A informação é a matéria-prima para os gestores. Porem, não só os gestores são contemplados com subsistemas informacionais. Todo o processo físico-operacional requer também informações que fazem parte do subsistema informacional (PADOVEZE, 2002, p. 42). Conforme Moscove (2002, p. 23) "Um sistema de informações é um conjunto de subsistemas inter-relacionados que funcionam em conjunto para coletar, processar, armazenar, transformar e distribuir informações para fins de planejamento, tomada de decisões e controle."

Conforme Iudícibus (2002, p. 53) "O objetivo da contabilidade pode ser estabelecido como sendo o de fornecer informação estruturada de natureza econômica, financeira e, subsidiariamente, física, de produtividade e social, aos usuários internos e externos à entidade objeto da contabilidade".

A contabilidade em si é um sistema de informação que gera informações para seus usuários para tomada de decisões. Para Moscove (2002, p. 25) "O SIC hoje é um sistema de informações que cobre a empresa toda, focalizando os processos de negócio. A visão do SIC como um sistema de informações para a empresa toda considera as ligações entre os sistemas de informações gerenciais e a contabilidade".

Entendemos por sistema de contabilidade o conjunto de atividades contábeis compatíveis que vai desde a compreensão da atividade empresarial (necessária para elaborar um plano de contas adequado), passando pela análise e interpretação de cada fato contábil isoladamente, sua contabilização, até a elaboração das demonstrações financeiras, sua análise, interpretação e recomendações para aperfeiçoar o desempenho da empresa. MARION (2003, p. 255).

Um sistema de informação deve apresentar diversas finalidades, entretanto, quando se tem em vista gerar informações com o propósito de auxiliar o processo de tomada de decisões dos negócios é fundamental que os registros contenham dados de valor e quantidade dos insumos, dos serviços e da produção.

Objetivos e Recursos do Sistema de Informações Contábeis

Os objetivos do sistema de informações contábeis devem ser aqueles que atendam as necessidades dos usuários, no sentido de ser um instrumento útil para a tomada de decisões. Em relação aos objetivos do sistema de informação contábil Riccio (1989, 57-58), resume :

"1- Prover informações monetárias e não monetárias, destinadas às atividades e decisões dos níveis Operacional, Tático e Estratégico da empresa, e também para os usuários externos a ela.

2- Constituir-se na peça fundamental do Sistema de Informação Gerencial da empresa".

Para Marion(2003, p. 256) "Seriam consideradas as necessidades administrativas em primeiro plano e, em segundo plano, de outros usuários da contabilidade : governo, instituições financeiras, funcionários, fornecedores etc.".

Os objetivos do sistema de informações contábeis propostos neste trabalho são de gerar informações para atender a legislação do imposto de renda pessoa física, no sentido de elaborar o livro caixa fiscal, prover de informações monetárias e não-monetárias e gerar relatórios como fluxo de caixa para tomada de decisões.

O gestor das empresas agropecuárias deve conhecer as condições de mercado que atua, conhecer os recursos naturais e ter informações do seu negócio para tomar as seguintes decisões:

- decidir sobre o que produzir, baseando-se nas condições de mercado e dos recursos naturais de seu estabelecimento rural;

- decidir sobre o quanto produzir, levando em consideração fundamentalmente a quantidade de terra de que dispõe, e ainda o capital e a mão-de-obra que pode empregar;

- estabelecer o modo como vai produzir, a tecnologia que vai empregar, ou seja, se vai mecanizar ou não a lavoura, o tipo de adubo a ser aplicado, a forma de combater as pragas e doenças;

- controlar a ação desenvolvida, verificando se as praticas agrícolas recomendadas estão sendo aplicadas corretamente e no devido tempo;

- avaliar os resultados obtidos na safra medindo os lucros ou prejuízos e analisando quais as razões que fizeram com que o resultado alcançado fosse diferente daquele previsto no início do seu trabalho.

Para que o sistema de informações contábeis atenda os objetivos citados, processando dados e transformando em informações úteis para o processo decisório de toda a empresa, é necessário o emprego de recursos humanos e tecnológicos. Para Padoveze (2002, p. 131) os principais recursos são:

- recursos humanos (contadores) com capacitação adequada da ciência contábil, para o enfoque sistêmico da contabilidade e visão contábil gerencial completa, para atender às necessidades informacionais contábeis do sistema empresa;

- software de contabilidade que possibilite ao contador efetivar todo o potencial gerencial da informação contábil a ser gerada e utilizada.;

- equipamentos de informática; equipamentos de comunicação; energia; serviços de terceiros; materiais de expediente; espaço físico etc.

Para Marion (2003, p. 256) "...é desaconselhável a "importação" de sistema de outras empresas, mesmo que haja semelhança em seu tamanho e atividade operacional, pois, dificilmente, coincidiriam os interesses dos usuários da contabilidade".

A falta de informação é uma das principais características das empresas agropecuárias de pequeno e médio porte, justificando a necessidade e a importância de um sistema de informações contábeis e sendo necessário os seguintes recursos para a implementação do modelo: (a) recurso humano, treinamento do pessoal para coleta, registro e analise das informações, preparação do usuário para utilização do sistema como suporte para tomada de decisões; (b) recurso tecnológico para processamento e emissão de relatórios, como planilha eletrônica ou desenvolvimento de software especifico.

Atividade Agropecuária

Considera-se atividade rural conforme Lei 8.023/1990, art 2o, Lei 9.250/1995, art. 17, e lei 9.430/1996, art. 59:

I - a agricutlura

II - a pecuária

III - a extração e a exploração vegetal e animal;

IV - a exploração da apicultura, avicultura, cunicultura, suinocultura, sericicultura, piscicultura e outras culturas animais;

V - a transformação de produtos decorrentes da atividade rural, sem que sejam alteradas a composição e as características do produto in natura, feita pelo próprio agricultor ou criador, com equipamentos e utensílios usualmente empregados nas atividades rurais, utilizando exclusivamente matéria-prima produzida na área rural explorada, tais como a pasteurização e o acondicionamento do leite, assim como o mel e o suco de laranja, acondicionados em embalagem de apresentação;

VI - o cultivo de florestas que se destinem ao corte para comercialização, consumo ou industrialização.

No Brasil existem 4,8 milhões de propriedades rurais, sendo 88% com 10 a 100 hectares, considerado pequenas, e 99% são constituídas por pessoas físicas, conforme Censo Agropecuário (1996). A predominância da exploração da atividade na forma de pessoa física é por ser menos onerosa, e proporcionar mais vantagens de ordem fiscal.

O perfil contábil administrativo dos pequenos e médios produtores agropecuários pode ser demonstrado conforme pesquisa realizada por Procópio (1997) na região de Ribeirão Preto, onde 92,5% das propriedades possuem até 40 hectares; 100% constituídas na forma de pessoa física; 80% não possuem conta bancária individualizada; 67,5% não separam despesas particulares dos negócios agropecuários; 25% fazem anotações para fins contábeis; 22,5% utilizam-se de escritório de contabilidade; 9,3% conhecem o custo por unidade dos produtos.

A atividade agropecuária apresenta algumas características, que distingue dos demais setores da economia. Estas características condicionam a adequação dos princípios gerias de administração, utilizados no setor urbano, para o setor rural.

São características peculiares do setor:

Dependência do clima: é a característica mais citada pelos estudiosos e da qual, muitas outras depende. O clima determina época de plantio, tratos culturais, colheitas, escolha de variedades e espécies, vegetais e animais.

Tempo de produção maior que o tempo de trabalho: o processo produtivo agropecuário de desenvolve, em algumas de suas fases, independentemente da existência do trabalho. Nos outros setores da economia, somente o trabalho modifica a produção, e assim, pode-se dizer que o tempo de produção de um determinado bem é igual ao tempo de trabalho consumido na obtenção do produto fina.

Produtos perecíveis: diversos produtos agrícolas e pecuários são perecíveis, o que condiciona a utilização de técnicas especificas de conservação e de planejamento da produção e da distribuição.

Dependência de condições biológicas: o ciclo de produção da agropecuária está intimamente relacionado às condições biológicas. As condições biológicas determinam também a irreversibilidade do ciclo produtivo, ou seja, não se pode alterar a seqüência da produção. Limitam a adoção de medidas que normalmente são utilizados em outros setores da economia como recursos para acelerar a produção, como o estabelecimento de um terceiro turno de trabalho. A pesquisa agropecuária pode conseguir espécies animais e variedades vegetais mais precoces e produtivas, mas ainda assim, sujeitas às condições biológicas.

Terra como participante da produção: na agropecuária a terra não é apenas um suporte para o estabelecimento de atividades produtivas, ao contrário, na maioria das explorações agropecuárias, participa diretamente do ciclo produtivo. Assim, é importante conhecê-la e analisa-la em suas condições químicas, físicas, biológicas e topográficas.

Estacionalidade da produção: a dependência do clima e as condições biológicas determinam a estacionalidade da oferta, ou seja, épocas em que ocorre excesso ou falta de produtos. A maioria dos produtos agropecuários apresenta uma demanda constante para uma oferta irregular, fato, que implica na necessidade de armazenamento e ou processamento dos mesmos.

Trabalho disperso e ao ar livre: no setor agrícola, normalmente, não existe um fluxo contínuo de produção, como na industria e uma tarefa pode também não depender da outra. As atividades estão dispersas por toda a empresa, podendo ocorrer em locais distantes um do outro. Não há relação, por exemplo, entre o trabalho executado por uma equipe que reforma as cercas da propriedade com outra que faz a limpeza das pastagens. Estas situações exigem do gestor rigorosas ações de planejamento, organização, direção e controle. Uma outra característica que se constata no setor rural é o trabalho ao ar livre, positiva sob certos aspectos, esta característica se reveste de aspectos negativos, como a sujeição ao frio, ao calor e às chuvas. O trabalho disperso e ao ar livre induzem a uma menor produtividade do trabalhador rural.

Incidência de riscos: toda e qualquer atividade econômica está sujeita a riscos. Mas na agropecuária os riscos assumem maiores proporções, pois as explorações podem ser afetadas por problemas causados pelo clima (seca, geada, granizo), pelo ataque de pragas e moléstias e pelas flutuações dos preços de seus produtos.

Sistema de competição econômica: a agricultura está sujeita a um sistema de competição que tem as seguintes características: (a) a existência de um grande número de produtores e consumidores; (b) a quantidade produzida, em cada unidade de produção, é relativamente pequena, se confrontada com a oferta global; (c) os produtos apresentam, normalmente, pouca diferenciação entre si; (d) a entrada e saída, no negócio, pouco altera a oferta total. A conseqüência da conjunção destes fatores é que, isoladamente, o empresário rural não consegue controlar os preços de seus produtos, ditados pelo mercado, e que podem ser até inferiores aos custos de produção.

Produtos não uniformes: na agropecuária, ao contrario da industria, há dificuldade em se obter produtos uniformes quanto à forma, tamanho e qualidade. Este fato decorre das condições biológicas e climáticas e acarreta, para o empresário rural, custos adicionais com classificação e padronização, além de receitas mais baixas, devido ao menor valor dos produtos que apresentarem pior qualidade.

Alto custo de saída e ou entrada: no negócio agrícola algumas explorações exigem altos investimentos em benfeitorias e máquinas, e conseqüentemente, condições adversas de preço e mercado devem ser suportadas a curto prazo, pois o prejuízo, ao abandonar a exploração, poderá ser maior. A cultura do café e a pecuária leiteira podem ser consideradas como explorações de custo alto de entrada e saída, enquanto que, culturas anuais como milho e soja, por exemplo, são explorações de menor custo de entrada e saída.

Analisando-se essas características em conjunto, pode-se observar que o efeito das mesmas, na administração da empresa agrícola, é mais prejudicial do que benéfico. Isso indica que o empresário agrícola rural deve assumir ações administrativas eficazes, para atenuar e modificar os efeitos prejudiciais de cada características. Indica também, como dito, que as teorias da administração, ao serem transferidas ao setor rural, devem ser adaptadas a suas condições. (CREPALDI, 1998, p. 27)

Contabilidade na Agropecuária

Independente da atividade, do tipo de empresa, os responsáveis pela administração estão tomando decisões. Decisões tais como comprar ou alugar uma máquina, preço de um produto, contrair uma dívida a longo ou curto prazo, qual produto cultivar, quantos hectares explorar, que insumos comprar, reduzir custos e outras decisões para os sucesso do negócio.

Conforme Marion (2003, p. 23) "A contabilidade é o grande instrumento que auxilia a administração a tomar decisões. Na verdade, ela coleta todos os dados econômicos, mensurando-os monetariamente, registrando-os e sumarizando-os em forma de relatórios ou de comunicados, que contribuem sobremaneira para a tomada de decisões. A contabilidade é a linguagem dos negócios. Mede os resultados das empresas, avalia o desempenho dos negócios, dando diretrizes para tomada de decisões."

A contabilidade é uma ciência que tem como objetivo o estudo do patrimônio de uma entidade por meio da utilização de métodos para coletar, registrar, acumular, organizar, resumir, processar, comunicar e analisar todos os fatos que afetam a situação patrimonial. Para Crepaldi (1998, p. 77) "A Contabilidade Rural, dentro do sistema de informações da Empresa Rural, auxilia sobremaneira na geração de informações para o planejamento e o controle das atividades e por conseguinte, sua estrutura, quer seja apresentação das informações, que seja no registro e avaliação, deverá atender a essa finalidade".

A contabilidade utiliza dois regimes para atingir seus objetivos, o regime de competência que consiste em reconhecer as receitas no momento da venda, e as despesas, quando incorridas, independente de ter ocorrido a entrada ou saída de recurso financeiro. O regime de caixa consiste em reconhecer as vendas e as despesas somente na entrada e saída efetiva de dinheiro.

Conforme Marion (2003, p. 96) "O regime de caixa (ou Regime Financeiro) é comum nas empresas sem fins lucrativos (associações religiosas, filantrópicas etc.) e nas pequenas e microempresas dispensadas da obrigatoriedade do Regime de Competência".

A atividade agropecuária explorada na forma de pessoa física, não precisa, para fins de imposto de renda, fazer escrituração regular em livros contábeis e podem utilizar apenas um livro caixa e efetuar uma escrituração simplificada.

A escrituração é o registro dos fatos contábeis que ocorrem em uma empresa. Existem dois métodos fundamentais para se proceder a escrituração contábil : o método das partidas dobradas e o método das partidas simples ou contabilidade simplificada. Para o cumprimento do objetivo do estudo, utilizaremos o ultimo método de escrituração.

A contabilidade pelo método simplificado não é obrigatória por Lei, não exige pessoal especializado para sua execução, pois, é mais fácil de ser conduzida. Por esse motivo, ela é mais indicada para pequenas e médias empresas rurais. O método simplificado registra receitas e despesas pelo regime de caixa, gerando informações para apuração do resultado financeiro, alem de possibilitar o conhecimento de um conjunto de coeficientes técnicos úteis para o planejamento e controle das atividades produtivas.

A Secretaria da Receita Federal conceitua a escrituração da atividade rural da seguinte forma:

O resultado da exploração da atividade rural exercida pela pessoa física é apurado mediante a escrituração do livro Caixa, abrangendo as receitas, as despesas, os investimentos e demais valores que integram a atividade.

A escrituração e a apuração devem ser feitas em destaque, por contribuinte, pelo valor global das receitas auferidas das unidades rurais exploradas individualmente, em conjunto ou em comunhão em decorrência do regime de casamento. Quando a receita bruta total auferida no ano-calendário não exceder a R$ 56.000,00 é facultada a apuração mediante prova documental, dispensada a escrituração do livro Caixa, encontrando-se o resultado pela diferença entre o total das receitas e o das despesas/investimentos. Também é permitida a pessoa física apurar o resultado pela forma contábil. Nesse caso, deve efetuar os lançamentos em livros próprios de contabilidade, necessários para cada tipo de atividade (Diário, Caixa, Razão etc.), de acordo com as normas contábeis, comerciais e fiscais pertinentes a cada um dos livros de registro utilizados.Ressalte-se que somente deve ser escriturada a parte da receita, da despesa de custeio e dos investimentos, correspondente ao produtor rural na unidade rural explorada. A SRF disponibiliza o programa aplicativo livro Caixa da Atividade Rural para pessoa física que exerça a atividade rural no Brasil, o qual permite a escrituração pelo sistema de processamento eletrônico, no endereço <http://www.receita.fazenda.gov.br>. (Lei nº 9.250, de 1995, art. 18; IN SRF nº 83, de 2001, arts. 22 a 25)

A escrituração consiste em assentamentos das receitas, despesas de custeio, investimentos e demais valores que integram a atividade rural, em livro Caixa. As insuficiências de caixa apuradas devem estar inequivocamente justificadas pelos rendimentos das demais atividades, rendimentos tributados exclusivamente na fonte ou isentos e por adiantamentos ou empréstimos, subsídios e subvenções obtidos, coincidentes em datas e valores, comprovados por documentação idônea.

Livro Caixa de Atividade Rural

Para as pessoas físicas que obtiveram receita bruta com atividade rural superior a R$ 56.000,00 a Receita Federal disponibiliza para escrituração um livro caixa de atividade rural com as seguintes características:

Data

O programa ordenará automaticamente a escrituração em ordem cronológica.

Contas

Código 1.00.000 Receita da Atividade Rural

As receitas da atividade rural devem ser comprovadas por documentos usualmente utilizados nessas atividades, tais como nota fiscal de produtor, nota fiscal de entrada, notas promissórias rurais vinculadas às notas fiscais de produtor e demais documentos reconhecidos pelas fiscalizações estaduais e do Distrito Federal.

Constitui receita da atividade rural a alienação dos bens utilizados na produção rural, tais como tratores, implementos agrícolas, equipamentos, máquinas, utilitários rurais e benfeitorias incorporadas ao imóvel rural.

Constitui também receita da atividade rural a diferença recebida por ocasião do fechamento da operação, em razão da variação de preços dos produtos.

O contribuinte que realizar a entrega de produto em 2004, cujo adiantamento tenha sido recebido em ano anterior, deverá escriturá-lo tanto no código 1.00.000 (Receita da Atividade Rural) como no 4.00.000 (Adiantamento de Recursos Financeiros).

Exemplo:

O produtor rural recebeu adiantamento de R$ 100.000,00 em 28/06/2003 por conta de venda para entrega futura de café em 30/04/2004.

Quando da entrega do produto em 30/04/2004, o contribuinte deverá emitir a Nota Fiscal de Produtor no valor de R$ 100.000,00, que será receita da atividade rural e escriturado no livro Caixa sob o código 1.01.002.

O valor de R$ 100.000,00 deverá também ser escriturado no livro Caixa sob o código 4.01.000 como produtos entregues em 2004 referentes a adiantamentos recebidos até 2003.

Código 2.00.000 Despesas de custeio/investimento

Podem ser considerados despesas de custeio e investimentos os gastos, realizados no ano-calendário de 2004, com computador, telefone, fax, combustíveis, lubrificantes, salários, aluguéis, arrendamentos, ferramentas, utensílios, corretivos e fertilizantes, defensivos agrícola e animal, rações, vacinas e medicamentos, impostos (exceto imposto de renda), taxas, contribuições para o INSS, benfeitorias realizadas no imóvel (currais, casas, galpões, açudes, pastagens, cercas, desmatamentos etc.), aquisição de tratores, equipamentos, implementos, utilitários rurais, reprodutores, matrizes, rebanho de cria e engorda, desde que necessários ao desenvolvimento da atividade para a expansão da produção ou melhoria da produtividade agrícola.

Nos contratos de compra e venda de produtos agrícolas que prevejam devolução de valor, em razão da variação de preço de produtos sujeitos à cotação em bolsas de mercadorias ou cotação internacional, após a entrega do produto, relativo ao adiantamento computado como receita, o valor devolvido constitui despesa no mês da devolução.

As despesas relativas às aquisições a prazo somente serão consideradas no mês do pagamento de cada parcela.

Os encargos financeiros efetivamente pagos em decorrência de empréstimos contraídos para o financiamento do custeio/investimentos da atividade rural poderão ser deduzidos na apuração do resultado.

O bem adquirido por meio de financiamento rural será considerado despesa no mês do pagamento do bem e não no mês do pagamento do empréstimo.

Os bens adquiridos por meio de consórcio ou leasing serão considerados despesas no momento do pagamento de cada parcela.

Tratando-se de consórcio não-contemplado, as parcelas pagas serão consideradas despesas somente quando do recebimento do bem.

Os bens adquiridos por meio de permuta com produtos rurais, que caracterizem pagamento parcelado, serão considerados despesas no mês do pagamento de cada parcela, sendo os valores correspondentes aos produtos rurais tributados como receita no mesmo mês.

Essas despesas devem ser comprovadas por meio de documentos, tais como guias de recolhimento de ICMS e INSS, notas fiscais, recibos emitidos por empregados ou prestadores de serviço etc.

Código 3.00.000 Despesas não dedutíveis

A escrituração de valores com este código não é obrigatória. Informe as despesas não dedutíveis da receita de atividade rural, como poupança para aquisição de bens por consórcio e as despesas gerais não vinculadas à atividade rural.

Código 4.00.000 Produtos entregues em 2004 referentes a adiantamentos recebidos até 2003

Informe neste grupo os adiantamentos de recursos financeiros recebidos até 2003, relativos a produtos entregues em 2004.

O contribuinte que realizar a entrega de produto em 2004, cujo adiantamento tenha sido recebido em ano anterior, deverá escriturá-lo tanto no código 1.00.000 (Receita da Atividade Rural) como no 4.00.000 (Adiantamento de Recursos Financeiros).

Exemplo:

O produtor rural recebeu adiantamento de R$ 100.000,00 em 28/06/2003 por conta de venda para entrega futura de café em 30/04/2004.

Quando da entrega do produto em 30/04/2004, o contribuinte deverá emitir a Nota Fiscal de Produtor no valor de R$ 100.000,00, que será receita da atividade rural e escriturado no livro Caixa sob o código 1.01.002.

O valor de R$ 100.000,00 deverá também ser escriturado no livro Caixa sob o código 4.01.000 como produtos entregues em 2004 referentes a adiantamentos recebidos até 2003.

Código 5.00.000 Adiantamento recebido por conta de venda para entrega futura

Informe neste grupo o valor dos adiantamentos recebidos em 2004, relativos a produtos para entrega futura.

Histórico

Informe o histórico relativo à conta selecionada, como, por exemplo, o número e o tipo da nota fiscal, nos casos de compra ou venda, e os dados constantes do recibo, no caso de realização de despesas.

Fluxo de Caixa como Ferramenta de Gestão

A atividade rural como já exposto utiliza-se do regime de caixa para fins fiscais e também para gerenciamento da empresa agropecuária. O fluxo de caixa apresenta-se como uma ferramenta imprescindível para a gestão financeira e conseqüentemente ao processo decisório das empresas. Através do fluxo de caixa realizado o gestor pode conhecer e avaliar o comportamento de entrada e saída de recursos e através do fluxo de caixa projetado o gestor pode planejar a necessidade e aplicação de sobra de recursos financeiros da empresa agropecuária.

Para Assaf (1997, p. 35) "Conceitualmente, o fluxo de caixa é um instrumento que relaciona os ingressos e saídas (desembolsos) de recursos monetários no âmbito de uma empresa em determinado intervalo de tempo. A partir da elaboração do fluxo de caixa é possível prognosticar eventuais excedentes de ou escassez de caixa, determinando-se medidas saneadoras a serem tomadas.

Conforme Crepaldi (1998, p. 261) "A capacidade de caixa da Empresa Rural é dada pela soma das reservas financeiras presentes (recursos próprios e de terceiros), mais o poder de captação não utilizado (possíveis linhas de crédito e aumentos de capital)."

Pode-se destacar as entradas de recursos como vendas de produtos agrícolas; vendas de animais; empréstimos; e destacar como saídas de recursos como desembolso com custeio; despesas; investimentos e pagamento de empréstimo e financiamento como informações necessárias para o sistema de informação contábil para geração do fluxo de caixa realizado e projetado.

Mas só pelo conhecimento do passado (o que ocorreu) se poderá fazer uma boa projeção do Fluxo de Caixa para o futuro (próxima semana, próximo mês, próximo trimestre etc.). A comparação do Fluxo Projetado com o real vem indicar as variações que, quase sempre, demonstram as deficiências nas projeções. Essas variações são excelentes subsídios para aperfeiçoamento de novas projeções de Fluxo de Caixa. MARION (2003, p. 427)

Devido as características do setor em estudo o sistema de informação deve ser projetado e implementado de forma a coletar as informações, processar e gerar outras informações que atenda o gestor para as exigências fiscais e decisoriais, ou seja, o livro caixa fiscal e o fluxo de caixa real e projetado.

Plano de Contas

O plano de contas é um agrupamento ordenado de todas as contas que serão utilizadas pela contabilidade.

O plano de contas padroniza o registro dos fatos contábeis de uma empresa agropecuária. Para Padoveze (2002, p. 181) "As contas contábeis são criadas como forma de acumulação, sintetização e classificação de elementos patrimoniais, sejam eles de balanço ou de resultados, por meio de lançamentos contábeis."

As contas podem ser consideradas sintéticas ou analíticas. As contas analíticas são a base do sistema de acumulação contábil, pois, recebem os lançamentos dos fatos ocorridos. As contas sintéticas são o resultado do somatório das contas analíticas iguais ou semelhantes.

Tendo em vista as necessidades gerenciais de informações, bem como utilizando as possibilidades da tecnologia da informação, a conta contábil pode abarcar uma estrutura bastante diferente, alargando sua potencialidade como elemento acumulador de informação contábil.PADOVEZE (2002, p. 183)

As contas contábeis podem ser classificadas em contas patrimoniais e contas de resultado, as contas patrimoniais representam os bens, direitos e obrigações de uma entidade, as contas de resultado representam as receitas, custos e despesas. Sendo este ultimo grupo de contas utilizado pelo método simplificado de contabilização.

Receita representa o valor das vendas a vista e a prazo de mercadorias e/ou produtos resultantes das atividades agropecuárias.

Custo é o gasto relativo a bem ou serviço utilizado na produção rural; são todos os gastos relativos à atividade de produção, como: salário do pessoal da propriedade rural; insumos utilizados no processo produtivo; combustíveis, lubrificantes e gastos com manutenção das máquinas agrícolas.

Despesa é o gasto com bens e serviços não utilizados nas atividades produtivas e consumidos com a finalidade de obtenção de receitas. Em termos práticos, nem sempre é fácil distinguir custos e despesas. Pode-se, entretanto, propor uma regra simples: todos os gastos realizados com os produtos agrícolas, até que estes estejam prontos, são custos; a partir daí, são despesas, como por exemplo : salários e encargos sociais do pessoal do escritório de administração; energia elétrica consumida no escritório; gasto com combustíveis e refeições do pessoal de administração.

A conta investimento mesmo não sendo uma conta de resultado, o seu conceito é necessário para a tomada de decisão. Investimento é o gasto com bem ou serviço a ser empregado na atividade agropecuária para obtenção de benefícios como: aquisição de móveis e utensílios; aquisição de imóveis rurais; aquisição de maquinas e implementos.

Os fatos contábeis devem ser classificados dentro de um sistema metódico e organizado para que a contabilização dos mesmos seja feita de uma maneira uniforme. Assim, é necessário que se tenha em qualquer empresa um PLANO DE CONTAS razoável, que constitui princípio elementar de organização de qualquer sistema contábil eficiente. CREPALDI(1998, p. 174)

Para Padoveze (2002, p. 186) "O sistema de informação contábil gerencial abre-se para planos contábeis alternativos, para quaisquer necessidades dos usuários e não restritos aos conceitos de valor. Deve estar coordenado com o conceito de lançamento ampliado ou multidimensional."

Lançamento Contábil Multidimensional

O lançamento é a forma utilizada pela contabilidade para registrar todos os fatos contábeis ocorridos, é a fonte do sistema de informação contábil. O lançamento contábil tradicional é composto de cinco elementos:

- data;

- conta a ser debitada;

- conta a ser creditada;

- histórico; e

- valor.

O lançamento deve ter todas as informações que mostrem o fato ocorrido, para Padoveze (2002, p. 165) "O lançamento deve possibilitar a ação. Tanto quanto ou até mais que as informações acumuladas nas contas contábeis. O lançamento evidencia, em seu maior grau de detalhe, tudo o que aconteceu, e, seguramente, possibilitará uma ação para o futuro".

A utilização do elemento quantitativo ou outras medidas de atividade no lançamento contábil, para refletir o fato contábil, é denominado de lançamento contábil multidimensional ou ampliado.

Do ponto de vista do lançamento, um incremento e um decremento são registrados colocando a mesma importância no lado do débito e do lado do crédito, respectivamente. Do ponto de vista da mensuração, as importâncias são as mesmas porque o valor do incremento é imputado de um valor do decremento...em cada registro o incremento(débito) e o decremento (crédito) são unidos e registrados em suas medidas quantitativas... é conveniente classificar esses registros pelas atividades que causaram as mudanças nos recursos, isto é, atividades de compra de materiais, atividades de contratação de mão-de-obra, atividades de produção, atividades de vendas...(IJIRI, 1989, 110 apud PADOVEZE, 2002, 157)

O lançamento multidimensional conceituado por Ijiri pode ser implementado através do histórico padrão, o qual pode conter todas as informações quantitativas representando as atividades envolvidas no fato contábil. Para Riccio (1989, p. 97) " O campo histórico do lançamento é o que permite a inserção de um grande número de informações adicionais sobre a transação que está sendo registrada tais como códigos, outras unidades de medida além da monetária, números de documentos, etc."

O avanço da tecnologia da informação possibilita a absorção do conceito de lançamento contábil ampliado. Para Padoveze (2002, p. 177) "Dentro dessa linha de raciocínio, criam-se quantos segmentos da conta forem necessários, objetivando ampliar ao máximo a capacidade de armazenamento dos dados contábeis, para fins legais, e ao mesmo tempo, gerenciais."

Implementação do Modelo de Sistema de Informações Contábeis

Após o desenvolvimento do trabalho, o modelo será implementado em uma propriedade agropecuária, localizada no Sul de Minas Gerias, tendo como atividade principal o cultivo do café, explorada na forma de pessoa física. O modelo irá registrar todos os fatos monetários e não-monetários, ocorridos na empresa agropecuária, através de lançamento multidimensional pelo regime de caixa, alimentando o fluxo de caixa para tomada de decisões e emitindo relatórios também para fins fiscais. Como exemplo da implementação do modelo será demonstrado um fato do grupo de receita, de custo e de despesa.

São aconselháveis para um maior sucesso na utilização deste modelo, as seguintes recomendações:

- individualizar as contas bancárias, para gastos pessoais e para a atividade agropecuária;

- registrar todas as operações do negócio agropecuário;

- depositar as origens de recursos em conta bancárias;

- realizar os pagamento através de cheque;

- efetuar conciliação dos registros contábeis com os extratos bancários;

Modelo de estrutura de plano de contas para registro de informações gerenciais e fiscais:

CódigoConta Conta 
AcessoContábilDescriçãoFiscalDescrição
0013.00.000Receitas1.00.000Receita Atividade Rural
0023.01.000Receitas de Vendas Agrícolas1.01.000Produtos da Agricultura
0033.01.001Venda de Café1.01.002Venda de Café
0044.00.000Custos2.00.000Despesas Custeio
0054.01.000Insumos Agrícolas2.01.000Produtos da Agricultura
0064.01.001Fertilizantes2.01.002Cultura Café
0075.00.000Despesas2.00.000Despesas Custeio
0085.01.000Despesas Administrativas2.01.000Produtos da Agricultura
0095.01.001Telefone2.01.002Cultura Café

Modelo de lançamento multidimensional

DataCódigoDescriçãoFornecedorDocto.ItemQtdeUnidadeValorTotal
 Acesso Cliente    Unitário 

Exemplo de fatos contábeis ocorridos:

08/07/2004 venda de 100 sacas de café por R$ 210,00 para uma Cooperativa;

12/07/2004 pagamento de 500 kg de Fertilizante no valor de R$ conforme extrato bancário, para o fornecedor Alfa, nota fiscal 1234, valor R$ 6.400,00;

15/07/2004 pagamento de conta de telefone no valor de R$ 150,00, conforme extrato bancário.

Escrituração utilizando o conceito de lançamento multidimensional:

DataCódigoDescriçãoFornecedorDocto.ItemQtde UnidadeValorTotal
 Acesso Cliente    Unitário 
08/07/04003Venda CaféCoop.12Café100scs 210,00 21.000,00
12/07/04006FertilizanteAlfa1234Baysiston500Kg 12,80 6.400,00
15/07/04009TelefoneEmbratel234Telefone1  150,00 150,00

Fluxo de Caixa para tomada de decisão:

 01/07/0408/07/0412/07/0415/07/04
SALDO ANTERIOR 1.500,00 1.500,00 22.500,00 16.100,00
ENTRADAS    
Venda de Café  21.000,00   
     
TOTAL ENTRADAS - 21.000,00   
     
SAÍDAS    
CUSTOS    
Fertilizantes   6.400,00  
     
DESPESAS    
Telefone    150,00
     
TOTAL SAÍDAS - - 6.400,00 150,00
     
SALDO ATUAL 1.500,00 22.500,00 16.100,00 15.950,00

Conclusão

O trabalho propôs o estudo de conceitos contábeis, sistemas de informações, modelos e ferramentas de gestão, para implementação em empresas agropecuárias, principalmente as constituídas societariamente por pessoa física, que devido as características apontadas necessitam de modelos para o auxilio em sua gestão.

A maioria das pequenas propriedades constituídas e geridas de forma familiar não possui controle adequado das suas atividades, vivem à mercê dos fenômenos econômicos e naturais, muitos gestores utilizam-se dos serviços de terceiros como agrônomos, veterinários, ou outros serviços técnicos prestados por cooperativas quando são cooperados. Mas, nota-se neste setor a deficiência de auxilio de gestão econômico financeira, como ocorrem em outros setores da economia.

Apesar de alguns gestores manter alguma forma de anotação, são poucos os que mantêm registros mais apurados. A sua utilização está relacionada ao atendimento à legislação fiscal e para cadastro junto a instituições financeiras para obtenção de crédito. Os termos lançamento multidimensional, sistema de informações contábeis, fluxo de caixa, são encarados pelos produtores como complexos e que dispende tempo. Destaca-se, então, a necessidade de desenvolver trabalhos, levando em consideração as particularidades das empresas agropecuárias, para auxiliar o gestor rural a organizar seus controles econômico-financeiro, demonstrando as vantagens de ter informações de suas atividades.

Referências Bibliográficas

ASSAF, Alexandre Neto; SILVA, César Augusto Tibúrcio. Administração do capital de giro. São Paulo: Atlas, 1997.

BRASIL. IN SRF no. 383, de 09 de Janeiro de 2004. Dispõe sobre o Livro Caixa da Atividade Rural.

CREPALDI, Silvio Aparecido. Contabilidade rural. São Paulo: Atlas, 1998.

IJIRI, Yuji. Momentun accounting and triple-entry bookeeping: exploring the dynamic structure of accounting measurements. Florida: American Accounting Association, 1989.

IUDÍCIBUS, Sérgio de; MARION, José Carlos. Introdução à teoria da contabilidade. São Paulo: Atlas, 2002.

MARION, José Carlos. Contabilidade e controladoria em agribusiness. São Paulo: Atlas, 1996.

MARION, José Carlos. Contabilidade rural. São Paulo: Atlas, 2002.

MARION, José Carlos. Contabilidade empresarial. São Paulo: Atlas, 2003.

MOSCOVE, Stephen A ; SINKIM, Mark G. e BRAGANOFF, Nancy A . Sistema de informações contábeis. São Paulo: Atlas, 2002.

PADOVEZE, Clóvis Luís. Sistemas de informações contábeis. São Paulo: Atlas, 2002.

PROCÓPIO, A.M. A utilização de modelos decisórios contábeis pelo pequeno e médio produtor rural - Um estudo na região de Ribeirão Preto. São Paulo:

FEA, 1997, 155p. (Dissertação - Mestrado em Contabilidade e Controladoria)

RICCIO, Edson Luiz. Uma contribuição ao estudo da contabilidade como sistema de informação. (Tese de Doutorado). São Paulo: FEA/USP, 1989.

 
Adriano Antonio Nuintin*

  Leia o curriculum do(a) autor(a): Adriano Antonio Nuintin.



- Publicado em 10/03/2005



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