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Adonilson Franco 
Advogado de empresas. Pós-graduado em Direito Tributário. Autor de temas tributários publicados na Revista Dialética, na Revista Tributária, Revista de Estudos Tributários e em diversos sites especializados. Titular do escritório Franco Advogados Associados, em São Paulo.

Artigo - Federal - 2004/0694

Direito Empresarial - Contrato Social - Reunião de Aprovação de Contas da Sociedade
Adonilson Franco*

Supomos, por sua escancarada evidência, nem ser necessário alertar sobre a importância de transmitir as instruções que se seguem aos contadores das empresas. E, não menos óbvio, também para os sócios, administradores e membros do Conselho Fiscal (quando houver).

O novo Código Civil estendeu às Sociedades Empresárias Ltda algumas obrigações antes reservadas apenas às S/A.

Considerando representar total novidade para os sócios de Ltda e considerando, sobretudo, que estamos às vésperas da obrigatoriedade de realização da Assembléia ou Reunião Anual para aprovação do Balanço Patrimonial e Demonstração do Resultado do Exercício - mais conhecido como Demonstrações Contábeis e que recebeu, no novo Código Civil, a denominação de balanço patrimonial e de resultado econômico, o que, verdadeiramente, ninguém sabe o que significa -, cujo prazo expira em 30.04.04, queremos esclarecer alguns aspectos importantes e, ao mesmo tempo, com o fim de bem orientar, encaminhar minuta de Ata de Reunião de Sócios que deverá ser utilizada para o fim de atendimento às exigências legais.

Tudo o que aqui exposto é aplicável também às Sociedades Simples - anteriormente designadas Sociedades Civis -, desde que tenham essas adotado o regime de Ltda, caso em que a Ata de Reunião de Sócios deverá ser levada a registro no Cartório de Registro das Pessoas Jurídicas, ao invés de na Junta Comercial.

 
As empresas que não tenham ainda ajustado seus contratos sociais estão compelidas ao cumprimento de todas as obrigações aqui expostas, observado que as regras, nesse caso, obedecerão obrigatoriamente as disposições legais previstas no Código Civil aplicáveis às Sociedades Simples. Lembramos, ainda, que a aplicação das regras de Sociedades Simples é extremamente danosa para as empresas e, sobretudo, para seus sócios, em especial para o controlador. Para saber mais sobre a nocividade das Sociedades Simples nas relações empresariais vide nosso trabalho intitulado "Sociedades, Contratos e Títulos Protestáveis no Novo Código Civil" à disposição em nosso site (www.francoadvogados.com.br), cuja leitura por sua relevância recomendamos.

Esclarecemos que, com o fim de reduzir sensivelmente os custos administrativos - inclusive o de publicação na imprensa oficial local e em jornal de grande circulação, por três vezes consecutivas, o que não é evidentemente nada barato -, em todos os contratos sociais por nós adaptados às regras do novo Código Civil, tomamos algumas providências elementares:

a)eliminamos a figura do Conselho Fiscal - órgão fiscalizador que aprova as contas da sociedade - e atribuímos as funções que lhe são próprias aos sócios administradores, conforme faculta o mesmo Código Civil (arts. 1066, 1072 e 1078);

b)eliminamos a exigência de Assembléia Geral para deliberações sociais, substituídas essas por reuniões de sócios (Código Civil, art. 1072 e §§);

c)dispensamos o anúncio convocatório de reuniões de sócios, em jornal, substituindo-o pelo cumprimento da exigência legal mediante simples comparecimento da totalidade dos sócios ou declaração escrita, de todos eles, demonstrando ciência do local, data, hora e ordem do dia (Código Civil, art. 1072 e §§);

d)dispensamos a própria reunião quando todos os sócios decidirem, por escrito, sobre a matéria que seria dela objeto (Código Civil, art. 1072 e §§).

 
Cada empresa deverá, entretanto, verificar como se encontra redigido seu contrato social e adotar as providências adequadas às previsões ali constantes. Se nada foi previsto sobre isto, deve-se seguir as regras do Código Civil aplicáveis às Sociedades Simples, salvo se o próprio contrato contiver previsão no sentido de que, no silêncio, aplicam-se subsidiariamente as regras das Sociedades Anônimas.

Para melhor compreensão, veja-se o que dispõe o art. 1078 do Código Civil:

"A assembléia dos sócios deve realizar-se ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes ao término do exercício social, com o objetivo de:

I - tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico;

II - designar administradores, quando for o caso;

III - tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia.

§ 1º - Até trinta dias antes da data marcada para a assembléia, os documentos referidos no inciso I deste artigo devem ser postos, por escrito, e, com a prova do respectivo recebimento, à disposição dos sócios que não exerçam a administração.

§ 2º - Instalada a assembléia, proceder-se-á à leitura dos documentos referidos no parágrafo antecedente, os quais serão submetidos, pelo presidente, a discussão e votação, nesta não podendo tomar parte os membros da administração e, se houver, os do conselho fiscal.

§ 3º - A aprovação, sem reserva, do balanço patrimonial e do de resultado econômico, salvo erro, dolo ou simulação, exonera de responsabilidade os membros da administração e, se houver, os do conselho fiscal.

§ 4º - Extingue-se em dois anos o direito de anular a aprovação a que se refere o parágrafo antecedente."

E, também, o art. 1072:

"As deliberações dos sócios, obedecido o disposto no art. 1.010, serão tomadas em reunião ou em assembléia, conforme previsto no contrato social, devendo ser convocadas pelos administradores nos casos previstos em lei ou no contrato.

§ 1º - A deliberação em assembléia será obrigatória se o número dos sócios for superior a 10.

§ 2º - Dispensam-se as formalidades de convocação previstas no § 3º do art. 1.152, quando todos os sócios comparecerem ou se declararem, por escrito, cientes do local, data, hora e ordem do dia.

§ 3º - A reunião ou a assembléia tornam-se dispensáveis quando todos os sócios decidirem, por escrito, sobre a matéria que seria objeto delas.

§ 4º - No caso do inciso VIII do artigo antecedente, os administradores, se houver urgência e com autorização de titulares de mais da metade do capital social, podem requerer concordata preventiva.

§ 5º - As deliberações tomadas de conformidade com a lei e o contrato vinculam todos os sócios, ainda que ausentes ou dissidentes.

§ 6º - Aplica-se às reuniões dos sócios, nos casos omissos no contrato, o disposto na presente Seção sobre a assembléia."

Para ajudar a clarear os conceitos legais, Assembléias ou Reuniões podem ser anuais ou realizar-se a qualquer época. Aquelas a que se refere o art. 1078 do Código Civil, realizadas para aprovação de contas, são designadas Assembléias Anuais ou Reuniões Anuais e devem ocorrer até o final do 4º mês após o encerramento do exercício social, o que quer dizer, até 30 de abril para as empresas que encerram seus exercícios sociais em 31 de dezembro. Todas as demais são Assembléias sem Designação ou Reuniões sem Designação e podem ocorrer a qualquer tempo.

Estamos aqui tratando tanto das Reuniões Anuais de Sócios como das Reuniões sem Designação, porém nossa ênfase é para as Reuniões Anuais.

Com efeito, empresas com mais de 10 sócios são obrigadas a realizar Assembléia. Com menos de 10, podem substituir a Assembléia por Reunião de Sócios.

A Reunião deverá ocorrer, preferencialmente, no local da sede da empresa. O dia e horário para sua realização poderá ser qualquer um, lembrando que, em relação às Reuniões Anuais de Sócios, essas deverão ocorrer até 30 de abril de cada ano para as empresas que encerram seus exercícios sociais em 31 de dezembro.

Quanto à ordem do dia (a que se refere a alínea "c", supra), esta consiste na antecipação, por escrito, de forma clara e precisa, dos assuntos que serão objeto, em Reunião, de deliberação dos sócios. Alertamos que os assuntos não relacionados na ordem do dia não poderão ser objeto de deliberação na Reunião. E, se o forem, não terão validade jurídica alguma, não obrigando a quem imponha deveres e tampouco beneficiando a quem intitule direitos.

A assinatura de todos os sócios num documento que contenha as informações constantes da ordem do dia dispensará a convocação deles. E, se eles decidirem, por escrito, sobre a matéria que seria objeto de deliberação na Reunião, fica então dispensada sua realização.

Como a Junta Comercial e os Cartórios de Registro de Pessoas Jurídicas vão fiscalizar o registro dessas Assembléias/Reuniões, não deve ser dispensada a realização da Reunião Anual de Sócios para tomada das contas dos administradores e deliberação sobre as Demonstrações Contábeis (art. 1078, I) a qual, em nosso entender, é obrigatória.

Observadas todas as normas previstas na lei e no contrato social que disponham sobre a realização da Reunião Anual de Sócios, todas as deliberações tomadas aproveitam e ao mesmo tempo obrigam a todos os sócios, mesmo os ausentes e os dissidentes.

Repetindo, a Reunião Anual de Sócios terá por escopo principal deliberar sobre: a) gestão dos administradores e; b) balanço patrimonial e demonstração de resultados.

A gestão dos administradores - que na redação do Código visa "tomar as contas dos administradores" (art. 1078, I) - implica caber a eles relatar aos sócios, não administradores, como é que no exercício social anterior transcorreram os negócios sociais, os atos de gestão praticados, as soluções empreendidas e suas conseqüências, etc.

Nessa Reunião Anual de Sócios deverá se proceder à leitura dos documentos que serão objeto de deliberação dos mesmos - a leitura é obrigatória, sob pena de invalidação da deliberação que sobre os documentos for tomada -, discussão e votação do balanço patrimonial e o de resultado econômico. Na seqüência, devem os sócios tomar as resoluções julgadas convenientes e, sendo o caso, deliberar sobre a distribuição de lucros, observadas as disposições contratuais. Finalmente, deliberar sobre outras matérias, desde que expressamente previstas na ordem do dia.

Os documentos a serem apresentados na Reunião Anual de Sócios devem ser antecipadamente divulgados para os sócios não administradores. Para isso, esses sócios não administradores deverão receber comunicação escrita - via postal ou mediante protocolo, comprovando o recebimento com data de até 30 dias anteriores à de realização da Reunião - na qual deverão estar relacionados os documentos que se encontram à sua disposição para consulta.

Os documentos lidos em Reunião deverão ser submetidos, pelo Presidente da Reunião Anual de Sócios, à discussão e votação, devendo participar todos os sócios presentes, não podendo votar aqueles que sejam membros da administração da sociedade e do Conselho Fiscal (nos casos em que houver).

Como a lei não dispõe sobre a forma de votação, qualquer uma poderá ser adotada, inclusive voto secreto.

Os quoruns para aprovação das matérias deliberadas em Reunião serão aqueles previstos no Contrato Social. No caso de omissão, deverão ser obrigatoriamente adotados aqueles previstos no Código Civil, variáveis conforme a matéria votada (vide "Sociedades, Contratos e Títulos Protestáveis no Novo Código Civil" em www.francoadvogados.com.br). Nas hipóteses admitidas pelo Código Civil poderão ser adotados os quoruns preconizados na Lei das S/A, desde que prevista no Contrato Social a aplicação subsidiária dessa Lei.

Sendo aprovadas as Demonstrações Contábeis sem restrições dos sócios participantes da Reunião, a responsabilidade passa a ser de todos eles, inclusive ausentes e dissidentes, exonerada a responsabilidade dos administradores e do Conselho Fiscal (se houver).

Entretanto, a responsabilidade dos administradores e do Conselho Fiscal permanecem no caso da aprovação resultar de erro, dolo ou simulação. Prescreve em 2 anos, a contar da data da Reunião Anual de Sócios, o prazo para ajuizar ação visando anular a aprovação, com erro, dolo ou simulação, das Demonstrações Contábeis.

No caso de aprovadas as Demonstrações Contábeis na Reunião Anual de Sócios, mas com modificações, especialmente em relação à distribuição dos lucros, os administradores deverão promover as alterações deliberadas e remeter os novos documentos no prazo de 30 dias da realização da Reunião para todos os sócios.

Explicados esses aspectos, todos eles importantes, segue-se Minuta de Ata de Reunião Anual de Sócios:

(Nome da Sociedade)

CNPJ (...)

NIRE (...)

ATA DE REUNIÃO ANUAL DE SÓCIOS

1.Hora, Dia, Mês, Ano e Local: Às (...) horas, do dia/mês/ano (...), na sede social da empresa, sito na Rua (...).

2.Presença: Presente a totalidade dos sócios.

3.Composição da Mesa: Presidente, Sr. (...); Secretário, Sr. (...).

4.Quorum de Instalação: 2/3 do capital social em primeira convocação e qualquer número em segunda.

5.Convocação: Os sócios foram convocados obedecidas as disposições do art. 1072, § 2º do Código Civil.

6.Ordem do Dia: O Sr. Presidente, informou que a Reunião tem por objetivo, dando cumprimento à Ordem do Dia consoante convocação, deliberar sobre as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico.

 
Se houver outros assuntos a serem deliberados, deverão ser indicados expressamente, além de terem já constado da convocação, sob pena de invalidade jurídica. Se houver mais de um item a ser deliberado, deverão ser numerados os assuntos a serem deliberados.

7.Deliberações: Os sócios, reunidos na presente, deliberaram, por unanimidade: (descrever o que foi decidido).

8.Encerramento: Nada mais foi deliberado. Esta ata, lavrada no Livro de Atas de Reunião/Assembléia de Sócios, foi lida e achada conforme, assinada por todos os sócios presentes.

 
A sociedade deve ter um Livro de Atas de Reunião/Assembléia de Sócios, no qual serão lavradas as atas de reunião anual e de reuniões sem designação.

________________________________________

nomes e assinaturas dos membros da Mesa de Reunião

________________________________________

nomes e assinaturas dos sócios participantes da Reunião

 
O sócio pode ser representado na Reunião por outro sócio ou por advogado, mediante procuração com especificação dos atos autorizados, devendo ser levada a registro na Junta Comercial/Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas, juntamente com a Ata de Reunião dos Sócios autenticada pelos administradores ou, pela mesa, nos 20 dias subseqüentes à realização da reunião.

 
Adonilson Franco*
franco@francoadvogados.com.br

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- Publicado em 22/04/2004



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